人事檔案信息化管理建設現狀及對策

張紅微

【摘要】經濟全球化的實現，科技的不斷發展，對于不同信息的需求已日益迫切，當今檔案信息化的建設已被檔案界最為重視，成為近幾年重點探討課題，尤其是在人事的檔案信息化建設方面，為企業的發展以及走向國際化都提供了全面的信息保障。這些年來，各界都在重視對檔案進行信息化的管理，而信息化最主要的途徑是將信息資源進行關聯，這樣一來可以為企業的人力資源提供準確的信息支持。電子文件憑借著其使用方便、保存完整等優點逐漸取代了傳統的“實體檔案”的管理方式。

【關鍵詞】人事檔案；管理；信息化；建設

一、人事檔案信息化建設的重要性

人事檔案作為當前最首要的任務，是如何檔案資源的有效管理及利用率，如何更好地為企業服務。個人信息的中至關重要的載體是人事檔案，它記錄著一個人的學習經歷、思想言行和社會關系等等方面的文字，較為合理、科學的利用人事檔案對相關工作的開發起著舉足輕重的作用。人力資源是企業是重要資源，在企業事業中的發展占極其重要的地位，其檔案信息化的建設是勢不可擋的，判斷一個人事檔案管理水平的好壞，主要是根據其檔案信息化的程度。這要求企業不斷進行科技的創新，不要放棄任何的發展機會，盡快處理好企業的人事檔案管理工作，從而使企業的發展可以符合現在企業發展的要求，保證人事經濟的快速發展。與此同時，管理人員還要認識到檔案的信息化管理對于企業發展的影響，不斷完善自己的工作，此外，還要加大管理的力度，培養員工的責任意識和專業能力，利用科學的技術和方法來管理企業的人事信息化檔案，逐漸形成一個符合企業發展需求的人事檔案信息化檔案管理平臺。

二、人事信息化建設的現狀

在大多數的企業之中，許多領導人員沒有徹底認清人事檔案管理的重要性，仍傳統的認為它只是文字工作，并沒有真正意識到人事檔案管理工作的重要意義，更加不會把這項工作歸結到企業的信息化發展的規劃內容當中，這樣一來，使得企業對于這項管理工作的重視程度不夠，財力投資不足，造成了企業人力資源管理信息化的落后。一些負責人事管理的相關人員對于自己工作的認識還不健全，沒有明白建設人事檔案信息化給企業所帶來的巨大利益，沒能夠真正認識到建設檔案信息化對邁向現代化企業的重要意義，因此，相關人員不健全的檔案信息化，逐漸成為影響人事檔案信息化建設的重要因素。

三、人事檔案信息化管理對策

1.加大檔案信息化建設投入

企業有時候為了發展，需要和國際進行接軌，因此，對于企業的人力資源而言也是一樣的。為了使企業更好地發展，需要盡快完善人事檔案信息化的相關工作，加大對其的資金投入，使企業的相關管理配置能夠滿足管理的需要，建設本企業的檔案管理查詢、存儲和檢索模式。此外，還要盡量的保證檔案信息平臺與企業數據平臺是保持聯網的，減少甚至是完全取代紙質檔案，使得檔案的管理不再出現紙質檔案的所帶來的問題，真正實現電子化管理模式，使企業的人事檔案管理逐漸發展為企業的內部財富。對于企業的人事檔案信息化的建設需要成立專門的管理部門對其進行管理，同時，還要嚴格要求管理人員，不僅要定期進行技術培訓，還要使他們具有責任意識，使檔案的管理工作可以真正得到落實，真正做到專業化、信息化的管理，實現信息資源之間的共享。

2.建立檔案管理制度

為了使檔案的管理符合企業發展的需求，企業管理人員必須提高對檔案管理工作的重視，并制定相關的檔案管理制度。對于一個企業而言，若能夠妥善的利用企業的人事檔案信息化的內部資料，對于企業的發展而言是至關重要的。因此，企業的領導者必須重視信息化檔案管理的相關工作，不僅要加大這方面管理的資金投入，還要完善相關的管理設施，通過獎勵的制度來吸引管理人員努力工作，同時還要定時對管理人員進行相關的專業培訓，從而保證管理人員可以科學地進行管理工作。此外，相關的部門還要進行制定相關的制度，在這個過程中一定要依據我國的相關法律規定來進行制定，同時還要考慮到企業本身的情況，從而制定最為適合企業發展的管理制度。

3.健全優化檔案管理制度

信息化程度的深度不斷增加，從本質上改變了收集信息的方式、保存信息的方式以及檔案管理的模式。這就要求人事檔案管理制度需要隨著時代的變化而進行革新和完善。所謂無規矩不成方圓，加強人事檔案管理的制度建設，才能使管理目標更加明確，使管理的流程更加高效、科學，從而使檔案管理的信息化水平更上一層樓。人事檔案管理人員要根據國家的法律法規，更新檔案管理制度，創新檔案管理體系，推進檔案管理的目標與提高信息化水平的連接程度。其次，對人事檔案管理人員的思想教育也是非常重要的，要加強檔案管理人員的培訓工作，使提高人事檔案管理工作的信息化水平的思想深深印在每個人的腦海里，與此同時，對管理人員進行有效的監督，也是促進檔案管理工作高效運行的必備措施。

4.樹立檔案信息意識

相關的檔案管理人員是對檔案進行科學管理的主要力量，他們的主觀能動性在信息化的建設中起著關鍵性的作用。因此，對于檔案的管理人員而言，不需具備很強的責任意識，必須意識到企業人力資源檔案信管理息化的重要意義，這樣一來，他們才能夠盡心盡力完成自己的工作任務。在工作的同時，還需要主動思考，而不是死板的進行管理，不斷學習，補充自己的專業知識，這樣一來，才可以用更加專業的技術來管理檔案信息，是企業人事檔案信息化管理更加科學，從而促進企業的快速發展。