簡析當下電子文件在“雙套制”中位置之變化

洪佳惠

摘 要：隨著數據庫管理技術、信息傳輸技術的發展，電子文件逐漸呈現出取代紙質文件的趨勢。在這種發展態勢下，將“雙套制”歸檔的工作重心從紙質文件轉移到電子文件，不僅順應了數字時代信息發展的趨勢，也為將來實現單套制作了思想觀念上的鋪墊和緩沖，更是對電子文件作為檔案所具有的原始性的保護。

關鍵詞：檔案；電子文件；雙套制

Abstract： With the development of database management techniques and information transmission techniques， electric document tend to replace the paper documents. In this situation， transferring the work focus of dual filing system from paper documents to electric documents， will conform to the tendency of digital time， and pave the way for single filing system. It will also keep the electric documents in protection with its primitiveness.

Keywords： Archives； electric documents； dual filing system

在檔案工作中，“雙套制”一直是保證實體安全、方便查找利用的有效途徑。在紙質檔案歸檔工作中，“雙套”意指文件的正副本，“雙套制”即原件作為檔案館館藏，復制件用于查閱利用的方式。隨著計算機技術應用的普及、電子文件的產生，“雙套制”的含義發生了轉變，與之相關的一個概念是“雙軌制”，在國內當前文件流轉環境下，紙質文件和電子文件按照業務流程“雙軌制”流轉，而在歸檔時，須將同一文件流轉中產生的紙質文件和電子文件“雙套制”歸檔，是為“雙軌制”和“雙套制”在當下的含義。但計算機技術仍舊在不斷發展中，數據庫管理技術、信息傳輸技術層出不窮，電子文件逐漸呈現出取代紙質文件的趨勢，在這種發展態勢下，辦公和文件流轉也顯現出眾多新的特征。

1 電子文件流轉在當下的特征

特征之一：OA系統的應用。為了提高工作效率，縮短辦公流程周期，目前大部分企事業單位及高校都開始使用OA系統。OA全稱為Official Automation System，即辦公自動化系統，一般面向組織內部的日常運作和管理。1985年，第一次辦公自動化規劃會議召開，會上給辦公自動化所下的定義為：辦公自動化是指辦公人員利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公室人員構成服務于某種目標的人機信息處理系統，以達到提高工作質量、工作效率的目的。這個定義顯示，辦公自動化的主體操作者為辦公人員，運行的硬件手段為基于先進科學技術的、人以外的各種設備，軟件手段為服務于某種目的的人機信息處理系統，而主要目的是提高工作質量和工作效率。在當前技術手段的支持下，辦公自動化打破了現實工作和網絡工作之間的壁壘，將文件流轉從現實環境移置入了網絡環境。借力辦公自動化技術綜合性的不斷加強，電子文件以其強大的信息處理可能和流轉速度逐步取代了紙質文件。

特征之二：電子政務的推行。電子政務的推行是近十年來文件計算機管理的產物之一。聯合國經濟社會理事會將電子政務定義為：政府通過信息通信技術手段的密集性和戰略性應用組織公共管理的方式。這個定義的前提是信息通信技術，也就是說，通過信息通信技術，政務活動的主體工作從現實環境置入了網絡環境之中。如果說OA系統面對的是機構內部文件流轉，電子政務則將這個范圍推廣到了面向社會的、更大的范圍。根據新華網的報道[1]，上海于2007年就搭建起了“電子政務受理大廳”，目前，在該網站上可以進行生育收養、戶籍辦理、教育科研等177項個人事務辦理和設立變更、準營準辦、稅收財務等813項法人事務辦理。

OA系統和電子政務的推行不僅大大縮短了事務辦理周期，且在無紙化辦公的實行上邁出了一大步，新華網在2007年記錄的數據就顯示[2]：“從8月1日起，（上海）市政府開始以紙質和電子雙軌方式下發公文，從10月1日起普遍下發電子公文，紙質公文各部門原則上只下發1至2份，簡報、會議通知只發電子版本。而且，各區縣政府、各部門向市政府報送材料，也要以電子版本為主。僅此一項每年可節紙10萬張，而且，以往要三天才能送達的文件，現在只要5秒鐘。”

特征之三：數據庫管理。隨著電子文件數量的增長，紙質打印文件數量的減少，必須采取一種批量的方式來進行管理，于是就產生了“數據庫”的管理模式，數據庫即是按照數據結構來組織、存儲和管理數據的建立在計算機存儲設備上的倉庫。經過了近半個世紀的發展，數據庫系統已經從第一、第二代，發展到了第三代以面向對象模型為主要特征的數據庫系統。目前在數據管理上使用較多的是MySQL數據庫管理系統。數據庫可被看作電子化的文件庫，也就是說，各個業務部門在向檔案館歸檔之前，已經各自形成了專門的、數量巨大的電子文件庫。這是文件流轉從紙質文件向電子文件轉變的主要特征之一。

特征之四：元數據大量產生。對于電子文件的數據庫管理產生了大量需歸檔的元數據。《電子文件歸檔與管理規范》中對元數據有如下定義：“元數據 metadata指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。”[3]簡而言之，元數據就是數據的數據。元數據對于檔案來說有著極為重要的意義，因為元數據中記錄著某一文件產生的極為豐富的背景和還原信息，對重現事件原貌有著文件本身所不具備的更為真實和龐大的事實內容。實際上，在傳統的文件歸檔工作中，對“元數據”也有著相類似的要求，如照片檔案的底片管理，其目錄登記簿須包括分類號、底片號、簡要內容、拍攝者、拍攝地點、拍攝時間等項目，這些內容同“元數據”的性質相同，以記錄內容相同的電子照片為例，這些元數據則已經由文件自帶，記錄在文件屬性中。再以文檔文件為例，屬性中還記錄著紙質文件一般不特意標寫的除重要批示意見以外的歷次修改、打印時間和總編輯時間。文件屬性只是元數據中的冰山一角，對于“數據”的數據可能如同浩如煙海的實體案卷一樣，成為今后檔案工作者每日所必須面對和處理的對象。

2 電子文件符合檔案本質

一般認為，“檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息”。[4]這個檔案的經典定義中有五個要點，即社會組織或個人、社會實踐活動、直接形成、原始記錄和清晰確定的固化信息。其中，前三項是紙質文件和電子文件所共有的特性，而后兩項則是檔案本質中，電子文件相較于紙質文件頗具爭議的兩點。

原始記錄性是檔案的本質特性，“是檔案區別于其他事物的根本所在”[5]，如果電子文件不能滿足檔案的這個特性，那么對于電子文件歸檔的任何論述都成了無源之水、無本之木。電子文件無疑是具有這種原始記錄性的。首先，從時間上來看，在當下的文件流轉過程中，電子文件的形成是早于紙質文件的，一般來說，日常工作中，人們總是借助計算機編輯文檔，確定無誤后才能打印輸出為紙質文件，這種時間上的“先在”，使得電子文件比紙質文件在形成上取得了更為在先的位置。其次，大量在OA系統和電子政務平臺上流轉的文件，本身并不具備紙質文件的形式，以某獎項申報為例，在電子政務平臺上提交的申報書一般都只是以系統為保障，基本不再需要打印蓋章，而2003年國務院辦公廳頒布的《電子公文傳輸管理辦法》（國辦函〔2003〕65號）規定：“國務院辦公廳統一配置的電子公文傳輸系統處理后形成的具有規范格式的公文的電子數據與相同內容的紙質公文具有同等法定效力。”[6]在獎項確認發文時，可能才會以紙質文件形式輸出。最后，如前文所言，元數據保存了大量的文件背景信息，進一步加強了電子文件的原始性，這是紙質文件所不具備的。

對于“電子文件是不是一種確定清晰的固化信息”這個問題，則需要改換思考路徑來看待和考量。電子文件有時被稱為虛擬檔案，如：“虛擬檔案是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，虛擬檔案將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動……”[7]但本文認為這種描述是不恰當的，根據《現代漢語詞典》釋義，“虛擬”有兩層含義，“一是虛構，二是不符合或不一定符合事實的，假設的”[8]，而“虛擬世界”的含義是“通過虛擬現實的技術構成的網絡世界”[9]，也就是說這借助的是一種由高科技實現的仿實物或偽實物的技術，“虛擬檔案”是在“虛擬世界”的意義上使用了“虛擬”這個詞。這是典型的、以紙質檔案為參照系形成的、對電子文件的看法，但在目前的文件形成條件下，電子文件顯然已經不是單純對紙質文件的仿真，如前文所言，電子文件甚至已經具備了比紙質文件更為徹底的原始性。如果將電子文件歸檔的參照系改換為聲像檔案，問題可能就會迎刃而解。電子文件在載體形式方面同聲像檔案相似，它們的原生載體都并非紙張，雖然兩者都有可能被輸出為紙質文件（電子文件可逐份打印、影像可按幀輸出等），但這種做法既無必要，又破壞了原生檔案載體的原始性，輸出的紙質文件也僅僅能保留原生檔案載體上的部分信息。雖然二者都不具備紙張的固體載體形式，但其確定清晰的特性是不容置喙的，二者也以更為綜合的形式保留了事件發生當時更豐富的原始內容。

3 現階段推行“單套制”遇到的瓶頸

既然電子文件當前已經成為文件產生、流轉的主流，且全然具備檔案的原始性和確定固化的特性，那是否能取代紙質文件，實現“單套制”歸檔呢？事實上，國際上許多先進國家已經基本實現了“單套制”，“美國國家檔案館對聯邦政府機構檔案的接收已完全實現電子化，對于相同內容的文件只要接收了電子文件，就不再接收相應的紙質文件”[10]，“丹麥提出全面使用電子文件替代紙質文件”[11]，“加拿大國家圖書與檔案館只接收電子文件進館”[12]。在現階段，雖然電子政務在各項工作中已暢行無阻，但在歸檔工作中實現“單套制”還面臨著一系列亟待解決的問題。

首先，無統一規范的電子文件管理系統。一般來說，電子文件的長期管理系統應滿足如下要求，即強兼容性、易讀性、標準性。強兼容性即要求電子文件管理系統的版本升級須向下兼容各種既有數據，舉例來說，微軟的文本處理軟件目前已經升級到了Microsoft Word2010版本，但仍能在不丟失任何數據的前提下讀取記事本軟件形成的txt文檔文件、Word97-2003版本形成的doc文檔文件等。易讀性即要求電子文件管理系統內保存的數據經過轉換，可被常見的、易獲得的軟件工具所讀取，如數據庫文件可導出為xls格式等。標準性即要求電子文件管理系統已經過正式、嚴格的標準化過程，最大限度地預留可被記錄數據的接口。但目前來說，國內檔案機構所使用的電子文件管理系統基本是由不同的軟件公司開發，各軟件公司的資質良莠不齊，其后續服務和升級程度也不盡相同，形成規范、統一的電子文件管理系統之路還很漫長。

其次，電子文件存儲載體的持久性未知。傳統的檔案載體已經經過了時間的考驗，甲骨、金石、縑帛、竹簡、紙張等，在環境適宜的前提下保存時間十分長久，中國畫所使用的宣紙甚至有“紙壽千年”之譽。但電子文件的存儲載體在自產生至今不算太久的時間段中，已經幾經淘汰，在十年之前還在被頻繁使用的3.5英寸軟盤已經在實踐中被證明極易受到清潔度、壓力、磁場、溫度等日常因素的影響，不適合長久保存檔案數據。而光盤、U盤、移動硬盤，雖然是當下生活、工作中常用的數據存儲載體，但是其保存的持久性只是在嚴苛的實驗條件中得到論證，在實際工作中是否能滿足檔案的永久保存的要求也尚無定論。除了載體本身的持久性未知之外，電子文件對讀取設備也有較高的依賴性，讀取設備的更新換代，也可能造成電子文件的損失。

最后，電子簽章缺乏長期有效性。中華人民共和國第十屆全國人民代表大會常務委員會第十一次會議于2004年8月28日通過了《中華人民共和國電子簽名法》，并在2015年4月24日第十二屆全國人民代表大會常務委員會第十四次會議上進行了修正。該法律規范了電子簽名行為，確立了電子簽名的法律效力，《電子簽名法》的第三條規定，“當事人約定使用電子簽名、數據電文的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數據電文的形式而否定其法律效力”[13]，這是在事務辦結之前對電子簽名法律效力的肯定。但該法律又在第二十四條規定：“電子認證服務提供者應當妥善保存與認證相關的信息，信息保存期限至少為電子簽名認證證書失效后五年。”[14]也就是說，法律對電子簽章信息保存期限的強制要求僅僅為五年，這與電子文件長久保存的要求顯然是不符合的。

4 形成以電子文件為主的“雙套制”檔案工作新思路

基于以上各項原因，檔案“雙套制”歸檔方式可能在較長一段時間內仍將在我國檔案工作中存在。但電子文件的原始性在文件產生、流轉過程中必須得到承認，因為這將“從根本上決定著其管理方法的基本取向”[15]，也就是說，在目前的檔案工作中，應將歸檔工作的重心逐漸由“紙質文件為主，電子文件為輔”轉移到“電子文件為主，紙質文件為輔”。

以某學校二級學院申請聘任海外兼職教授為例，在紙質文件流轉環境中，學院須在聘任呈報表上填寫聘任意見，由學院相關負責人簽字、學院蓋章，然后提交人事處、外事處審核，審核通過由人事處、外事處相關負責人簽字、部門蓋章，校辦根據學院、人事處、外事處填寫情況，正式下發聘任文件。而在電子文件流轉環境中，學院意見、人事處意見、外事處意見、校辦發文都成為一個流程中的各個環節，流程結束后由校辦打印正式文件，并蓋章。在紙質文件流轉環境中，“雙套制”的做法如下：具有院系、各相關部門蓋章、簽字的呈報表與校辦蓋章的正式發文同組一卷，在檔案管理系統內著錄條目，呈報表、正式發文的數字化掃描件作為附件掛接在著錄條目之下。而在電子文件流轉環境中，“雙套制”的做法可能如下：呈報和發文作為一個流程歸檔，該流程中可能包含和紙質文件相同的學院、部門意見和簽署時間，但也可能包含紙質文件并不具備的簽署電腦IP地址、登錄時間等元數據信息，作為結論性的發文文件需要打印輸出，蓋章后，作為電子文件的“附件”歸檔，而作為過程文件的呈報表如打印輸出，既不能在紙質打印件上顯示所有的原始信息，辦結后的補簽字和補章也破壞了文件的正常形成過程。在當下電子文件流轉逐漸成為主流的情勢中，第二種“雙套制”無疑對保存電子文件的“原始性”有著更為積極的作用。

在界定哪類檔案需要紙質輸出這個問題上，需要將檔案的各種作用進行區分，即“區分檔案的憑證價值和情報價值”“區分檔案的現實價值和長遠價值”。檔案的憑證價值使得“它可以成為查考、研究、爭辯和處理問題的依據，認定法律權利、義務與責任的依據”。[16]檔案的情報價值使得“它能給人以互有聯系的系統的廣泛的情報信息”。 [17]檔案的現實價值“是指檔案對現實的社會實踐活動所具有的有用性”。[18]檔案的長遠價值“是指檔案價值的時效性可以擴展到遙遠的未來，在相當長的時間中能夠滿足社會各方面利用者需要的性質”。[19]綜合來看，在OA系統和電子政務系統上流轉的所有的電子文件均同時具備了憑證價值、情報價值、現實價值和長遠價值，所以電子文件的大范圍歸檔勢在必行。而考慮到電子簽章的有效時間可能僅僅為5年，那么具備“憑證價值和現實價值”的那部分電子文件還需輸出為紙質文件，蓋有效章，并作為電子文件的附件歸檔，當這部分電子文件需要發揮其憑證作用、但電子簽章已經失效的情況發生時，還備有紙質文件可留證。而另一部分具備“情報價值和長遠價值”的電子文件數量是極為龐大的，將這一部分電子文件輸出紙質歸檔既無必要，也會造成極大的浪費，比如“一架運七飛機的設計、制造所產生的電子文件若全部打印成紙質文件，其紙質文件的體積超過了飛機本身的體積”。[20]并且隨著計算機技術的進一步發展，電子文件管理系統的向下兼容性和穩定性也會逐步加強，即便這些過程性的電子文件并無電子簽章作為憑證，其系統本身的可靠性也并不會影響其發揮檔案的情報和長遠價值。

電子文件作為一種新型的信息承載形式，取代紙質文件成為信息載體的主流是大勢所趨。不過在目前我國的檔案管理體制下，實現“單套制”并不能依靠一日之功。正如《中華人民共和國電子簽名法》出臺后，有專家所認為的：“無紙化辦公能不能順利推行，關鍵在于人們愿不愿意主動改變自己的觀念和習慣。”[21]電子文件單套制歸檔的最大阻力也就在于人們的觀念和習慣，因為前文所描述的推行單套制所遇到的這一系列瓶頸問題都存在于技術層面，計算機技術的發展速度之快令人咋舌，這些問題可能都會在并不長的時間內得到克服。將雙套制歸檔的工作重心從紙質文件轉移到電子文件，不僅順應了數字時代信息發展的趨勢，也為將來實現單套制作了思想觀念上的鋪墊和緩沖，更是對電子文件作為檔案所具有的原始性的保護。

注釋：

[1][2] 新華網. 上海：電子政務搭起網上“行政事務受理大廳”[EB/OL].[2007-8-7]. http：//www.sh.xinhuanet.com/2007-08/07/content_10783090.htm.

[3] GB/T18894-2002，電子文件歸檔與管理規范[S].

[4][5][15][16][17][18][19] 馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2001：5，6，6，39，40，41，41-42.

[6] 電子公文傳輸管理辦法[Z]. 2003-10-1.

[7] 劉家真.虛擬檔案[J].檔案研究，1999（2）：49.

[8][9] 中國社會科學院語言研究所詞典編輯室.現代漢語詞典[M].北京：商務印書館，2012：1469，1469.

[10][11][12][20][21] 馮惠玲，趙國俊.中國電子文件管理：問題與對策[M].北京：中國人民大學出版社，2013：51，52，52，51，51

[13][14] 中華人民共和國電子簽名法[Z].2015-4-24.

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（作者單位：上海大學檔案館 來稿日期：2017-03-28）