醫院檔案管理工作中存在的問題與對策研究

殷紹漪

摘 要：檔案作為醫院發展的基礎信息資源，是醫院管理工作的重要組成部分，檔案管理好壞體現了醫院管理工作水平。醫院為適應當前社會經濟發展，必須加強醫院檔案的管理工作。在充分調查醫院檔案基礎上，研究并分析醫院檔案在管理工作中存在的各項問題，并提出相應對策。本文通過總結醫院檔案管理中的常見問題，提出了針對性的解決方法與應對策略，希望對醫院檔案管理提供一些建設性意見。

關鍵詞：醫院檔案；管理；問題；對策

醫院在行政管理、醫療、護理、藥品管理、社區防治管理、教學、科研等各方面都需要醫院檔案來對其進行保存。這些由各種實物、聲像、文字所組成的歷史記錄是醫院執行計劃與決策的最主要依據，是指導與協調醫院各項工作必不可少的參考資料。醫院檔案管理是醫院管理工作中最基礎和最重要的環節，必須得到所有醫院管理人員的重視。隨著醫療改革的深入發展，新形勢下的醫院管理工作將面對更多機遇與挑戰，如何順應時代潮流開展醫院檔案管理工作，并使其更好地為醫療事業服務，是所有醫院急需解決的問題。

1 加強醫院檔案管理工作建設的意義

檔案是歷史的記錄，醫院檔案從多個方面客觀反映了醫院發展過程中不同時期、不同時代條件背景之下的重要人物、重要工作、重大事件等等，是醫院發展歷史的見證。不僅如此，醫院檔案在深化醫院改革、提高醫療質量中都起著重要作用?？萍寂d院的目標要求醫療工作者們切實抓好檔案信息開發工作、完整積累檔案資料，以科學化、制度化、規范化、標準化為基本指導思想，大力推動醫院檔案管理工作的進行。所以，針對新時代條件下醫院的特點，探究出醫院檔案管理的新模式、新方法、新理念是醫院管理工作者必須達到的要求，并要以此為基礎，實現現代化醫院管理服務。

2 醫院檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理制度不夠完善

檔案管理工作實踐中出現各種不足，是由于檔案管理在醫院管理工作中得不到重視所引起的，以至于檔案管理過程中出現多種問題與疏漏。檔案管理工作室相對于醫院各大臨床科室，其工作管理制度制定不夠詳細，內容較少。因此，要以現代化醫療衛生系統發展作為基礎，完善檔案管理工作制度。

2、醫院檔案內容不夠明確

醫院本身存在等級與規模等差異，但無論何種等級的醫院，其內部檔案庫都應該按照兒科、婦科、內科、外科等科室進行明確分類。大多數醫院普遍存在檔案分類不明確等問題，過于分散的檔案資料不利于醫護人員查詢與利用。

3、對醫院檔案的重視程度太低

醫療衛生機構不重視本部檔案科室，將檔案科室作為一項可有可無、無關緊要的部門看待，對檔案科室所存在的意義一無所知?！爸亟洜I、輕檔案”的意識多存在于領導干部頭腦中。這種現象最后將導致相關醫療信息搜索不足、檔案利用率十分低下。

4、管理人員專業水平不高

相對于檔案管理人員，絕大部分醫院更注重臨床科室人員的培養。多數檔案部門工作人員都以為檔案管理工作十分簡單，于是抱著敷衍了事的態度進行工作，不求進步，不愛學習，跟不上醫院發展要求。

5、檔案管理現代化水平太低

某些醫院存在用房緊張等問題，導致檔案部門工作環境狹小擁擠，不利于檔案儲存與保管。與此同時，醫院只將現代化信息技術運用于臨床科室工作之中，忽視了檔案管理工作現代化需要，致使檔案管理處于相對落后的水平，嚴重制約了檔案管理發展與應用。

3 醫院檔案管理工作的改善對策

1、集中分類管理

各級醫院都應建立完整的檔案管理庫，并對檔案進行統一與集中管理，將檔案管理設立成單獨的特殊科室。檔案存放過程中應根據不同病區與病種分類擺放，確保今后工作過程中，查詢與搜集檔案信息的快速與準確，充分發揮檔案價值。

2、學習相關法律法規

大部分醫療衛生機構對檔案管理法制觀念十分淡薄，因此，各級醫療衛生機構應組織全院干部職工對《檔案法》進行系統學習，從內部加強醫院制度化、規范化、法制化建設，保障檔案管理工作有法可依。

3、建設檔案管理制度

醫院檔案室如出現規章制度凌亂等情況，應針對醫院實際對檔案進行匯總，以增加規章制度在實際工作中的可操控性，并對制度缺失部分進行補充與調整。與此同時，檔案室還應建立一套適合本單位檔案工作要求的工作制度，用來完善檔案保密、參考、借閱等工作，并對相關工作人員作出硬性要求，在工作中務必遵守工作制度，避免工作人員出現紕漏或差錯。在單位內成立由職工代表、工會成員等相關人員組成的檢查小組，不定期對院內檔案進行全面檢查，檢查內容包括檔案的真實性、完整性、及時性，對消極怠工者嚴懲不貸。

4、提高檔案工作人員素質

高素質員工是所有部門都需求的資源，檔案管理部門也不例外。提高檔案工作人員專業素質能夠幫助員工更好地了解自身工作性質與業務范圍，在深入研究臨床科室對檔案的要求之后，通過自身能力，高效完成檔案管理工作。

5、建立網絡檔案管理系統

在當今時代信息技術十分發達的形勢之下，網絡系統早已進入各行各業，開始發揮著重要作用。醫療單位也不例外，除了傳統臨床科室需安裝網絡管理系統之外，檔案室也需要建立專門網絡，便于提高管理效率。院方應選用相對先進與成熟的檔案管理軟件，將醫院檔案匯入計算機中，由院長進行統一管理。各類臨床科室主任需建立完善的病歷病種資料，最后交由檔案工作人員統一分類，為以后檔案查詢與參考提供方便快捷的渠道。

6、提高檔案管理工作重視程度改善檔案儲存條件

當前而言，各級醫療機構業務水平與技術水平都有了長足進步，唯獨檔案管理工作仍得不到合理的重視與利用。因此，各級醫療機構都必須組織相關人員，進行檔案管理重要性方面的學習，通過認識與了解檔案管理重要性來提高醫務人員對檔案管理的重視程度。同時，檔案倉庫在建設方面要達到防水、防盜、防火、防潮等基本要求，提高檔案存放安全性。

7、提高檔案開發利用率

檔案價值在于不間斷地開發與利用上，檔案工作者需根據檔案基本信息，編研出更深層次的研究材料。要做到這點需要院方將檔案編研工作納入醫院工作計劃之中，在落實編研工作的同時，檢驗編研成果與利用情況，將檔案編研作為檔案管理工作者考核要素之一來進行相關建設。

醫院檔案管理工作作為醫院管理基礎性工作之一，應該受到院方領導和相關從業人員的重視。在了解醫院檔案管理工作重要價值之時，深入研究并挖掘醫院檔案管理更深層次的意義。對醫院檔案管理現存問題秉持客觀態度進行審視，運用科學系統管理方法來解決相關問題。緊跟社會與時代發展的步伐，運用信息技術，強化管理手段，從多方面推動與促進醫院檔案管理朝著科技化、人性化的方向發展。

參考文獻

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