做好紙質檔案保管工作的重要性

張桂芳

摘 要：隨著互聯網技術的發展，檔案的存儲方式不再局限于紙質檔案，而出現了方便攜帶和利用的光盤、磁帶、磁盤等載體。但是在我國的歷史發展進程中，紙質檔案的廣泛傳遞性、原始性和法律性是其他檔案管理方式不可比擬的。因此，本文通過對紙質檔案管理的重要性進行探討，并針對性的提出優化紙質檔案保管工作的對策，為檔案事業的規范化、細致化，完善化，為公司生產、社會建設發揮積極的作用。

關鍵詞：紙質檔案；保管；重要性；對策

檔案保管工作的基本任務是保護檔案的安全，盡可能延長其壽命，為利用提供良好的物質重要條件。隨著現代科技的發展，光盤、磁帶、磁盤等載體成為檔案存儲的新方式，但多年工作經驗表明，檔案利用者更多的還是使用紙質載體，因為其簡單直觀明了，并具有方便保存、閱讀等特點；其次，紙質檔案形成歷史久遠且來往傳遞廣泛，是具有原始屬性和法律效力的憑證。故其在我們每一個企事業單位檔案館（室）的館藏量占據主要地位，因此，在目前大量提倡“無紙化辦公”的同時，重視和加強紙質檔案的保護和管理工作是必要的。

1 紙質檔案管理的重要性

（一）紙質檔案具體原始性

檔案的原始性是檔案保管最重要的特點之一，而紙質檔案正好體現了這一特征。例如，工程項目開工建設之初所做的地質勘測報告，其中的每一個數據每一張圖樣每一處文字說明都如實地反應了當時的地質勘測面貌，為以后的施工建設提供了有力的真實依據；工程設計初期的評審記錄，施工合同的簽定及修改補充等一旦成立，都必需要有相關負責人在形成的紙質檔案上簽字、蓋章，這樣保證了已形成文件的原始真實性，而這是電子檔案所不能提供的。

（二）紙質檔案具有法律性

紙質檔案是具有法律效力文件的重要載體，由于印章和簽字是文件生效的重要標志，因此，在我們日常工作中，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必需以紙質的形式傳遞和保存，如工程建設過程中出具的每一份變更通知單所涉及的文字、圖樣都是隨施工過程的變化而更改后留下的最原始的紙質憑證，經當事人簽字、印章后生效，一旦有工程上的糾紛，則這些紙質檔案就是最有說服力的原始憑證。例如我公司年產4.6萬噸PTMEG（聚四氫呋喃）工程項目建設竣工后，因施工單位對我公司的工程結算存在異議，故我方提供了大量的工程建設上的紙質檔案作為法律依據憑證，逐一舉證得以解決問題。所以原始的紙質檔案體現了檔案的唯一性和真實性以及作為法律依據的可追溯性。其較為電子檔案更珍貴。

（三）紙質檔案具有長久的安全性

紙質檔案的文字具有個人字跡特征，不易更改和偽造，印章的加蓋具有時效性和法律效力，其完整性容易保障，只要在保管過程中做到紙張完好無損就足以保證其內容的完整性，如果保管得當，其壽命可以上百年，它是“歷史記憶”的原始憑證。實際工作中，電子文檔具有易改性，為非法操作提供了方便，這樣檔案原始記錄的安全性就不復存在。其次，電子檔案的保存環境和防護設備相對紙質檔案要求高，溫濕度要控制在一定范圍內，磁性載體極易受到保存環境的影響而可能導致信息不能讀取。我公司第一套年產30萬噸合成氨裝置于1985年經四川省化學工業廳批準開工建設，至今，在園區相繼建有五套化工新裝置，每套裝置從項目立項之初，公司就狠抓檔案管理工作，從項目備案、可行性論證、地質勘測、初步設計、招標投標、施工建設、竣工驗收等每一環節，認真收集、整理、保管每一份文件，故我公司的每個裝置項目建設在檔案室都有一套完整的紙質檔案完好保存，供借閱、查閱、復印等，目前為止，共形成21562卷紙質檔案，這些紙質檔案為公司生產、經營、銷售提供大量利用。

（四）紙質檔案可直接利用

紙質檔案符合人們的工作和利用習慣，其內容直觀、信息穩定、管理簡便、真實可靠，只要保存完好，就可以隨時提供便捷地利用，而電子檔案必需要依賴于電源和計算機設備，否則無法被使用。我公司是從事化工行業的生產企業，現場機電儀設備以及管廊線林林總總，開車過程中小修、大修、搶修頻繁，時間緊迫，技術人員的一個電話，公司檔案室工作人員立即提供相關的技術資料和圖紙，甚則將這此紙質檔案親自送去生產一線，保證了生產裝置的正常運行。公司明確規定，公司在生產經營管理過程中形成的每一份有效文件都要有紙質檔案備查。公司檔案室也嚴格把關，在接收文件特別是對工程項目建設竣工檔案，強調每一份檔案都要以紙質檔案保管為主，兼有電子檔案配備，確保每一份文件以及科技檔案在直接利用時具有的原始真實性，為以后的工作和建設提供了保障和方便。

2 優化紙質檔案保管工作的對策

（一）集中統一管理

這是檔案必須遵循的原則，統一管理、統一機構、統一制度、統一方法，這就要求把各單位各專業的所有檔案集中在檔案館（室）統一保管以維護其完整、準確、安全、方便利用等，在實際工作中，我們常有一種現象，某些文件在辦理完成后就留在辦事人員手里，有些技術人員也將相關的技術資料自己保管便于使用，但這樣會造成人員流動后文件也隨之消失，給公司帶來損失。那么就要制定一套完善的檔案管理制度，形成自動移交集中統一檔案管理的模式。目前我公司的科技檔案、財務檔案、人事檔案都集中歸口在公司檔案室統一規范管理。

（二）嚴格檔案庫房的選址

紙質檔案集中形成后，要通過改善保管條件，采取一定的防護措施，最大限度的延長檔案的自然壽命。檔案庫房建立在周圍環境較好，干擾少，比較干燥而且便于就近利用的地方，庫房應和辦公室、閱覽室分開。如果是樓房，不應設置在低層和頂層，要有防火、防盜、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲等設施。我公司檔案庫房建筑面積約550平方米，建在遠離化工現場裝置的辦公區，避免了化工生產區域的空氣污染。

（三）保持庫房適宜的溫濕度

檔案庫房的溫度要保持在14-24℃，相對濕度保持在45%-60%，如果溫度過高，會使紙張中的水份揮發而變硬、變脆，柔軟度、韌性降低。同時高溫有利于有害生物—霉菌的生長繁殖；濕度過大會使水溶性的記錄材料發生褪色現象，水份能促進微生物的滋生，侵蝕紙張膠面而引起污跡。所以檔案庫房要配備空調、除濕機、溫濕度計，這樣更有利于紙質檔案的保護。

（四）防光對策

光和氧氣同時作用于紙質檔案，會發生光氧化反應，使紙質檔案褪色，而且會斷裂纖維素分解生成容易粉碎的氧化纖維素，使紙張強度變低。所以要減少庫房的窗戶，門窗裝毛玻璃或花紋玻璃，掛遮光窗簾，使用白織燈，盡量減少紙質檔案的戶外利用。

（五）防蟲霉

庫房溫度過高、濕度過大都容易使紙張霉變或長蛀蟲，蟲霉會使紙張產生色素形成霉斑，也會造成紙張粘結，從而毀壞紙質檔案的字跡，嚴重者無法提供利用。特別每年的5-6月份的梅雨季節，空氣潮濕，檔案易受潮發霉，故一定要加強對檔案庫房的管理，保持檔案庫房衛生，勤開窗通風，使用除濕設備，對已生蟲的可用冷凍的方法殺蟲即可。

3 結論

作為一名合格的檔案管理工作者，我們要有強烈的事業心和高度的責任感 做好對紙質檔案保管的日常維護工作，堅持“以防為主、防治結合”的原則，對已損毀的的檔案要及時修復，對不利的保管問題也要及時治理，防治結合，才能切實提高保管工作的效益和水平，才能做到對紙質檔案的完好保存，繼續發揮紙質檔案在今后檔案管理工作中的作用，與電子檔案一起，使檔案事業更加規范化、細致化，完善化，為公司生產、社會建設發揮積極的作用。

參考文獻

[1]葛麗陽.淺談紙質檔案管理中的優缺點[J].辦公室業務，2012（13）：8-12.

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