關于規范檔案信息化管理的若干問題思考

王丹

摘 要：處在新媒體時代，檔案也需要信息化管理，檔案信息化管理能讓人方便快捷的查到檔案信息，政府工作人員的工作效率將大幅提高。本文對解決檔案信息化規范化的主要內容與近況來簡單先容，通過分析規范化信息管理面對的問題從規劃檔案、對信息化管理的了解程度和設備投入、專業檔案人才四個方向思考關于規范檔案信息化管理若干問題。

關鍵詞：檔案管理；檔案規范化；檔案信息化

處在新媒體時代，早已形成習慣的檔案管理模式已經不能滿足我國檔案事業亟待轉變原有模式的需求，所以，規范檔案信息化管理已成為檔案管理的重中之重。為了節約時間、節省成本，建立完善符合當代特征的信息管理方式情勢急迫。

1 規范檔案信息化管理概述

（一）規范檔案信息化管理的內容

檔案管理員、檔案數據庫、多媒體檔案庫以及其他的管理者是檔案信息系統的組成部分。檔案管理員的職責是辦理檔案中的信息，分發檔案信息，再由其他職員傳遞收到的內容。檔案數據庫在檔案信息系統升級時不可或缺，這會讓用戶很容易地了解信息情況。多媒體檔案庫能夠對收集到的全部信息資源進行分類處理。最后利用多媒體的形式呈現給使用者。檔案信息化管理是一個把紙上文字轉化為數字資料，對檔案信息整理、合并、利用，最終目的是共享的過程。檔案共享是指檔案的用途由原來的積壓保管逐漸轉變為在線使用。

（二）規范檔案信息化管理的近況

目前檔案信管理經過歷史的發展已經形成了一個龐大的系統，但是隨著改革開放的不斷深化，傳統的檔案管理方式已經不適應于目前的大數據時代的發展了。檔案信息化是時代發展出現的必然屬性，傳統的檔案信息管理方式需要轉換成現代化的、信息化的、網絡化的管理方式。

2 關于規范檔案信息化管理的若干問題

（一）檔案信息化規劃模糊不清

如今，我國的檔案信息化規劃處于模糊不清的階段，檔案管理部門的工作人員對檔案信息化的具體情況不是很了解，只清楚檔案規范化的大方向，沒有詳細指出怎樣規范檔案信息化，不能看到用戶的真實需求，沒辦法在生產、生活中大范圍使用、推廣，這就讓檔案信息化不能很好的被推廣使用。一直以來，許多檔案只是用作收藏，價值不能被很好的開發利用，這樣，信息就成了無價值信息，檔案就成了廢紙，信息的流失，使檔案失去原有的意義與價值。即使如今社會的信息化極高，但是檔案信息化很低，還有，我國目前還沒有一部規范檔案信息化的法律，所以我國檔案信息化情況混亂，檔案管理方法已經跟不上于新媒體時代的步調。

（二）難以領會檔案信息化的重要作用

部分領導干部對規范檔案信息化管理缺乏認識，依然不了解檔案信息化管理的重要意義，有些單位及個人也沒有意識到檔案信息化將會帶來多大的便利，依然循規蹈矩采用傳統的檔案管理方式，他們習慣了多年來的工作方法，甚至反對檔案信息化，覺得紙質版更安全、可靠、更直觀。然而檔案信息化是不可避免的趨勢，所以那些人應該轉變他們的工作習慣，融入信息化的浪潮。電子信息檔案具有完整性、真實性的優點，但是電子檔案傳送、保存的環節可能會造成檔案丟失、泄露、破壞，因此服務器的安全、電子檔案的加密保護就顯得極為重要。

（三）資金支持不足

檔案信息化管理需要較大資金支持，讓企事業單位自掏腰包購買設備是不可能的，因為多數人認為這樣做不能產生經濟效益。盡管在一定程度上可以提高工作效率，但是效果并不明顯，缺乏資金讓檔案管理部門只能按照傳統的工作方法工作，而不能達到信息化、現代化的要求。

（四）缺乏專業人才

從業者掌握相關的專業常識有限，而且大部分單位把年齡偏大、能力較差的職員放在檔案管理部門，這給部門采用新工作模式帶來了更大挑戰。不管是從外部引進專業人才還是對在職人員的培訓，都要花費巨額資金，消耗很多時間。我國目前對檔案管理部門可以投入的金額不多，在職人員接受培訓的可能性小，工資待遇不高使得優秀人才很難被引進，這樣的用人體制讓團隊信息化素質廣泛偏低，營銷了檔案信息化管理的進程。這種現狀在短期內是無法改變的，未來路途還很漫長。

3 對檔案信息化管理的建議

（一）建立檔案信息化規范化管理制度

規范化簡單來說就是要按照規范標準進行操作和實施，因此在檔案信息化管理的規范化建設中首先要做的就是要建立起檔案信息化管理的規范化制度，對檔案信息化管理中的有關檔案收集、查詢以及檔案保管等進行細化標準。在完善來規章制度的基礎上還要強化制度的落實，將檔案信息化管理的規范標準落實到每一崗位，實行崗位責任制，確保檔案信息化管理的每一環節都按照規范流程進行。檔案信息化管理的規范化制度中還要對檔案管理的內容進行規范化管理，信息化的管理主要是利用信息技術，而信息技術的另一突出優勢是信息共享，所以只有在檔案信息化管理的技術標準上進行統一規范。

（二）加強部門領導干部的重視

單位領導干部首先要對認識檔案管理工作給予足夠的重視，加快貫徹落實對檔案信息管理的規劃統籌，設立檔案信息管理工作組，并且對它加強組織領導。部署具體工作，從金錢、設備、人才等層面給以政策傾斜。努力讓職工、責任到位，成立可操作、能運行的電子檔案信息室，明確工作人員相關責任，實現同一辦理。

（三）加大檔案信息化硬件設施投入

檔案信息化管理系統和網絡資源管理、服務器管理、數據管理相關聯，建設檔案信息系統需要購買相關應用軟件、系統維護軟件、和必須要用的服務器，我們應當加大硬件設施投入，爭取得到政府的支持，優化更新現有配置，加快檔案信息收集、整合、儲存網站的建立。計算機是信息化必不可少的互聯網工具，檔案部門應盡可能加大對計算機設備的投入。

（四）培養檔案管理部門所需人才

檔案管理是一種內容復雜、還需要人有耐心的職業，這對職員的能力是一種考驗。檔案信息管理人員除了要具備過硬的理論知識、掌握各種現代信息傳播工具之外，還應有極強的學習能力，拓展能力。除了工作人員自身的努力，還需要檔案管理部門領導的培養，檔案管理部門應該組織檔案信息現代化人才培養訓練班，派出合格人員參與其中學習檔案管理工作方法，隨時準備接受政務公開信息。給各個單位提供技術援助，滿足現代化、信息化的檔案管理專職人員需要。除了對內部人員的培養，還應該吸引信息化管理的專職人才，給他們提供優厚的待遇，良好的工作環境，讓他們心甘情愿的留下來。

4 結語

綜上所述，關于規范檔案信息化管理還有很多問題等待解決，還有很多任務需要完成，檔案信息化建設不可能一帆風順，但是我們依然要堅定檔案信息化事業的決心。我們要加強與外界的溝通交流，不斷努力學習新模式，開發新技術。規范檔案信息化管理是時代發展的潮流，我們不能悖逆潮流。我們要堅持檔案管理規范化、標準化的指導思想，切實落實規范檔案信息化相關工作。

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