高校畢業生檔案管理過程中出現的問題與解決策略研究

郭海珍

摘 要：檔案對于高校畢業生而言至關重要，它記錄了畢業生的在校表現情況、學分情況以及操行情況，畢業生考研、考公務員、出國深造等，都需要憑借檔案來辦理相關證明。因此畢業生檔案的管理工作具有極高的價值。人才服務機構擔負著管理畢業生檔案的重任，在管理畢業生檔案的過程中，出現了一些問題，人才服務機構應該積極加以重視，并著手解決。

關鍵詞：高校畢業生；檔案管理；檔案管理現代化

每逢畢業季，高校學生的檔案便成為了一個重頭戲。眾多畢業生的檔案需要進行整理、歸類和儲存，因此檔案管理部門責任重大。然而由于種種原因，高校畢業生的檔案管理過程中依然存在著一些問題，需要我們加以解決。為此，本文將從高校畢業生檔案管理工作的價值入手，分析高校畢業生檔案管理存在問題，并對規范高校畢業生檔案管理的措施展開研究，以供參考。

1 高校畢業生檔案管理工作的價值

從高校畢業生檔案的內涵來看，此種檔案乃是指記載高校大學生在校表現情況、學分情況以及操行情況的檔案載體形式。此種檔案的主要內容就是在高校就讀期間形成的各種記錄，包括：成績冊（學籍卡）、綜合素質評定表（鑒定表）、體檢冊、錄取名冊、社會實踐評定冊、在校期間獲得的各種獎勵與懲罰、相關技能證書以及高中階段的相關材料等。從此種檔案的使用價值來看，其能夠客觀、全面、真實地實現對大學生在校期間整體學習、參與學校與社團活動、思想狀況的記載，借助對此種檔案內容的使用，不但可以為高校平日的學生管理工作提供相應的準據和參考，使高校管理水平得到顯著地增進。同時，此種檔案對于用人單位而言的意義更為重要，依托對此種檔案內容的使用，將幫助用人單位對高校畢業生的在校表現、學分成績等各方面的素質形成全面地了解，進而幫助用人單位據此對畢業生是否錄用以及如何分配工作崗位提供具體的依據。因此可以說，高校畢業生檔案無論對于用人單位、高校以及畢業生本人均有著重要的意義和使用價值。

2 高校畢業生檔案管理存在問題

當前，高校畢業生檔案管理存在著人檔分離現象嚴重、普遍存在分頭管理、管理技術手段滯后等問題，亟待引起關注和改善。

1、人檔分離現象嚴重

自上世紀國內掀開改革開發的大幕以來，國內不同地區之間的人力資源流動情況變得十分頻繁，異地就業現象也成為常態。在此種情況下，相當一部分高校畢業生因對個人檔案欠缺足夠的重視，因而在畢業離校之后未對檔案的流向進行合理的處置，導致檔案同畢業生分處不同的地區。當然，這種情況的產生并非僅僅是高校畢業生的原因，同國企和機關事業單位相比較而言，大多數私企在進行人力資源招聘時，最為看重的是畢業生的能力而非檔案，同時，大多數國內私企之所以不接收檔案的原因還在于：如若接收檔案，則必須設置專門的檔案管理機構，這樣將造成企業的成本上升。在前述情況的影響之下，一部分國內高校畢業生只能放棄檔案。另有一種情況是：部分高校畢業生在離校后，遲遲未能找到較為心儀的工作崗位，或者其入職后忙于工作事務而無暇顧及自己檔案的保管與存放問題，還有部分畢業生在離校后頻繁更換工作崗位、忙于出國等因素，都是導致高校畢業生群體中出現“棄檔族”的原因所在。

2、普遍存在分頭管理

從檔案管理的角度來看，國家要求對于高校畢業生檔案應當由其戶籍所在地或工作所在地的人力資源市場負責保管。

早在1988年，中組部、人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》（人調發[1988]5號）文件規定，流動人員人事檔案統一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動服務中心等機構負責。除前述機構外的其它機構不具備人事檔案管理職能。不過實際情況是，受歷史原因的影響，一些本不具備人事檔案管理職能的部門也承擔了此項工作，如勞動部門、民辦機構等。這種多頭管理的局面造成了高校畢業生檔案管理的混亂，畢業生面對不同的機構，不清楚到底何種機構具備法定的人事檔案管理職能。尤其是部分民辦機構將之作為盈利的手段。

3、管理技術手段滯后

傳統的檔案管理是耗時費力的，因此革新檔案管理技術與手段勢在必行。然而一些人才服務機構依然沿用過去那種傳統落后的檔案管理模式，設備陳舊、技術落后、手段滯后，往往局限在手工操作和紙質檔案管理的層面。即便近年來隨著計算機、信息技術的快速發展，一些檔案部門配備了計算機等現代化設備，但卻很少在檔案管理方面進行深度應用，管理方式的落后同當前畢業生檔案管理工作極不相應。

3 規范高校畢業生檔案管理的措施

針對以上問題，人才服務機構作為法定的人事檔案管理部門應該不斷增強檔案管理責任意識，加大規范歸檔管理力度，積極創新現代管理模式，使高校畢業生的檔案管理更為規范，更為系統。

1、增強檔案管理責任意識

人才服務機構作為法定的人事檔案管理部門，其應當注重同高校的就業部門進行合作，向大學生進行人事檔案管理相關工作的宣講，以此提升高校畢業生對人事檔案的重視程度，同時，通過系統的檔案管理工作講解，使大學生清楚如何在畢業后保管檔案。

2、加大規范歸檔管理力度

要想應對檔案分頭管理這一問題，就必須要加大規范歸檔管理的力度，要嚴格按照國家的政策規定，組織、人事部門所屬的各級人才交流機構具有資格保存大中專畢業生就業后的人事檔案，各種私營民營企業、鄉鎮企業、中外合資、獨資企業都無權管理員工的人事檔案，一般由委托的各級人才交流機構托管。畢業生也可以以個人名義委托人才交流機構托管人事關系。高校畢業生到具有檔案管理權限的機關、事業單位、國有企業就業的，由單位直接接收、管理檔案。到無檔案管理權限的單位（私營企業、外資企業等）就業的，可由各地公共就業和人才服務機構負責提供檔案管理等人事代理服務。

3、積極創新現代管理模式

隨著高校的擴招，越來越多的畢業生涌出校門。為此，人才服務機構的檔案管理工作面臨著巨大的挑戰。為此，人才服務機構應該積極創新現代管理模式，工作人員應當注重對現代信息技術手段的學習，以此實現同當前的高校畢業生人事檔案管理工作相匹配。同時，檔案管理工作人員必須在立足于本職工作的同時進行工作模式的大膽創新，盡可能地提升人事檔案管理工作的效度與信度，進而為用人單位和高校畢業生的人事檔案使用提供便利，從而幫助高校畢業生更好地就業，幫助用人單位更好地進行人力資源遴選。

4 結語

以上，我們從高校畢業生檔案管理工作的價值入手，分析了高校畢業生檔案管理存在問題，并有針對性地就規范高校畢業生檔案管理的措施展開了研究。畢業生在離開高校之后，其檔案的歸屬和管理問題十分關鍵。作為人才服務機構，我們應該積極落實畢業生的檔案管理工作，做好每一位畢業生檔案的歸檔，提高畢業生的檔案意識，加大規范歸檔管理力度，積極創新現代管理模式，因為只有如此，高校畢業生的檔案工作這項至關重要的任務才能得以更好地落實。

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