辦公自動化背景下對高校檔案管理的思考

蘇桃

摘 要：在現代信息技術發展過程中，信息量日益增多，高校檔案管理工作變得越來越復雜。高校檔案管理已經從簡單的文本模式逐步轉變為高信息量、多門類的綜合性儲存模式，檔案載體也發生了巨大的變化。高校在檔案管理工作中，要注重提升辦公自動化水平，解決傳統檔案管理工作中出現的問題，讓檔案管理工作更加有序化和高效化。本文將簡述高校檔案管理實現辦公自動化的重要意義，并提出了具體可行的對策建議。

關鍵詞：辦公自動化；高校檔案；管理

檔案管理是高校管理工作中的重要內容，從以往的文書檔案發展成多門類的綜合檔案，檔案載體也由紙質轉變為多種形式的載體。在計算機技術與數字技術快速發展的今天，隨著辦公自動化的日益普及，為高校檔案管理工作創造良好的基礎。高校各級領導也高度重視檔案管理工作，并提出了嚴格的要求，如何實現高校檔案管理的辦公自動化網絡管理，是現階段檔案管理工作者需要盡快解決的問題。

1 高校檔案管理實現辦公自動化的重要意義

在社會進步與科技發展過程中，檔案管理工作制度改革也逐步深化，實現高校檔案管理工作的辦公自動化，能夠保證檔案管理的效率，不斷提升其信息化、現代化和科學化水平。檔案管理作為高校的一項基礎性工作，在高校管理工作中占有重要的地位，能夠將高校辦學、管理等方面的情況反映出來[1]。當前高校辦學規模不斷擴大，逐步開設了很多學科專業，顯著提升了科研技術與教學質量，且各項基礎設施建設也加快了步伐。高校檔案種類與數量不斷增多，主要包括文書檔案、科研檔案、產品檔案、設備儀器、基建檔案、會計檔案、聲像檔案等，如果仍然采用手工整理與檢索檔案的方式，則難以滿足當前檔案管理工作要求。對高校檔案管理工作而言，需要將科技發展資源利用起來，重視對檔案管理工作的改革，盡快建立完善的行政體系與服務體系，滿足科研與教學等工作的需要。為讓查案查閱更加快速和準確，需要重視提升檔案管理的現代化水平，切實增強電子文件管理意識，真正實現高校檔案管理的辦公自動化。

2 加快推進高校檔案管理辦公自動化的策略

（一）加快檔案標準化和規范化建設

高校檔案管理工作的規范化建設，在高校檔案管理工作業務建設上占有重要的地位，為提升檔案管理工作的現代化水平，需要充分應有各項新型技術，配置完善的計算機軟硬件設備。高校要用好檔案數據庫、網絡和多媒體技術，實行電子檔案管理，不斷提升檔案管理技術水平，確保檔案管理工作由手工整理逐步轉變為現代化辦公[2]。在高校檔案管理現代化建設過程中，不僅要確保準確、及時和完整歸檔材料，還應確保著錄標引的準確性。對高校檔案信息管理而言，必須以網絡系統為依托，對管理流程進行規范，確保工作效率得到提升。在我國現行的《歸檔文件整理規則》中規定文件收發時，將電子化方式取代文件、傳真、電話和紙質信函等介質，單位是“件”，根據時間順序編號并歸檔。利用信息系統，可以查詢和檢索歸檔好的文件，在檔案模糊查詢、精確查詢、卡片式查詢、檔案庫瀏覽權限、借閱申請和管理員反饋信息查看等環節上，要盡快推行辦公自動化。要做好檔案信息資源的開發工作，主要對館藏重點檔案進行數字化、網絡化及數據庫化，用計算機識別、調整、處理和傳播檔案信息，并合理選擇檔案管理軟件，在數據庫內錄入以上數字化檔案信息。接下來通過計算機實現對館藏檔案信息的瀏覽、查詢、檢索、打印和下載，為高校檔案管理工作帶來更大活力，為高校科研、教學和管理等工作服務。

（二）推行電子文件的自動化管理

在辦公自動化背景下，還要重視開展電子文件歸檔工作，做好電子檔案管理工作。一是電子文件不僅操作簡單、傳遞快速，也不會占據太大存儲空間，但是對環境溫濕度、防磁等條件要求極高，容易出現損壞。因為電子文件存在很多不安全因素，所以對其管理與長期保存帶來了不利影響。如電子文件過于依賴于軟硬件設備，無法直讀，容易被篡改和出現丟失的問題。對此要加強對電子文件制成材料質量的控制，保證電子文件載體有較高的保存壽命，這樣才有利于電子文件的永久保存。二是加強計算機網絡系統運行安全防護，要設置登錄限制、使用文件權限與文件屬性等，這樣能夠讓服務器文件和數據得到有效保護。三是及時對數據庫進行備份，確保信息的安全[3]。四是加強病毒防范工作，避免對網絡系統造成侵害。應將自動殺毒與防毒軟件安裝在計算機系統內，禁止隨意使用外來磁盤與光盤等，要按照規定做好病毒檢測工作，在安全的前提下才能使用。

（三）做好高校檔案管理開發與利用工作

高校要做好檔案的收集與保管工作，這樣有利于快速獲得信息，提升檔案資料的利用率。高校檔案工作具備服務特性，這是其生存與發展的前提，要高度重視服務的效益，讓檔案得到有效提供與利用，發揮出檔案文件資料的社會效益與經濟效益，為高校檔案管理工作的發展創造良好的條件。高校檔案部門擁有大量信息資源，要從學校實際情況出發，選擇具備較高需求價值的資料，將其內涵充分挖掘出來，利用計算機檢索整理編研與開發、專題索引、大事記以及組織沿革等，這樣高校檔案實體管理水平才能得到提升。通過將準確、可靠的檔案信息提供給高校領導，有利于其制定正確的發展決策，讓黨和國家的教育方針落到實處，保證教學、科研等的正常秩序。同時還可以針對工作中發生的問題，及時采取合理的解決措施，讓高校領導得到全面的數據資料。此外，高校檔案部門要利用互聯網、校園網及檔案館網頁等，保證及時更新檔案管理自動化信息，更好的共享檔案信息資源，實現信息利用率的提升。這樣院領導和系、部、處領導可以隨時進行查閱，了解高校各項工作開展狀況，提升檔案信息檢索與查詢效率，為利用者提供更加優質、高效的服務。

（四）提升檔案管理工作者的綜合素質

高校檔案管理工作者應盡快轉變思想觀念，優化自身知識結構，加強思想政治建設，履行好自己的管理職能，不斷提升綜合素質，具備計算機操作、數據庫和網絡知識，能夠做好檔案信息整理工作[4]。高校要采取多種方式，組織檔案管理工作者外出參觀學習，或者是開展檔案專題活動，讓他們能夠積極收集檔案現代化辦公的信息。高校檔案管理工作要有秩序開展，檔案排架要規范、整齊，通過提升檔案管理的自動化與現代化水平，可以讓信息開發和利用有更高的效率，更好的共享檔案信息資源，讓檔案信息利用范圍變大。為實現上述目標，檔案管理工作者亞要掌握復制、微縮和電子計算機等知識，滿足現代高校檔案管理工作要求，并對檔案資源進行拓寬，為高校的建設與發展提供更好的服務，真正體現出檔案資料應有的價值。

3 結語

總之，隨著科學技術和信息技術的發展與普及，高校管理辦公自動化模式將成為必然選擇。對此高校要重視檔案管理工作和辦公自動化的結合，從檔案管理工作中實際問題出發，制定完善的管理制度，統一標準與規范，并注重提升檔案管理工作者的素質與能力。這樣才能在辦公自動化背景下促進高校檔案管理工作發展，為高校科研、教學和管理等工作便捷服務。

參考文獻

[1]王甜.淺析高校辦公自動化下的電子檔案管理[J].人才資源開發，2017，（02）：155.

[2]應琦華.辦公自動化背景下檔案管理工作的思考[J].城建檔案，2016，（09）：77-78.

[3]劉晶磊.辦公自動化背景下對檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2016，（12）：169.

[4]譚捷.高校文書檔案管理在辦公自動化系統中的實施與研究[J].才智，2014，（23）：211.