淺談人事檔案管理

牛麗君

摘要：隨著社會的發展和科學技術的進步，特別是我國社會主義市場經濟體制的不斷完善和人事制度改革的進一步深入，舊的規章制度條例無法解決新出現的問題，舊的管理模式不能對應新形式的發展，所以在管理上出現了一些混亂的狀況，其中存在的許多問題，不能跟隨社會的發展需求，需要人們加以解決。

關鍵詞：檔案 人事 管理

一、檔案的含義

（一）檔案是直接形成的歷史紀錄

檔案“直接形成”說明是繼承了文件的原始性，在繼承文件的原始性同時“歷史記錄”也說明了文件的記錄性。是恢復歷史面貌的原始記錄。正是因為檔案不但能記錄文件的原始性，還能還原歷史，所以檔案起著憑證價值的屬性，更是區別于圖書情報資料和文物。

（二）檔案來源于文件

廣義上的文件即由文字、圖表、聲像形成，隨之轉化成檔案材料。

二、檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理混亂

人事檔案本身的缺陷就不斷突出，非規范化的操作，致使檔案的社會信度和效度大大降低，傳統人事檔案以控制人和制約人為根本出發點，強調的是“檔隨人走、人檔不分”的封閉式管理，舊式的管理模式中涉及的是個人的思想品質、家庭背景、社會關系等方面的內容較多，涉及工作能力、專業特長的方面較少。重學歷、輕能力、重歷史、輕現實，檔案材料收集不全、新材料補充不及時、不能反映個人的真實面貌，涂改和偽造的非法行為日益突出。傳統人事檔案缺乏行政控制，加深了行政的“隨意性”。

人事部門利用檔案管理在工作中經常憑借領導喜好來進行人事裁定，只管人，不管事，在品行和工作鑒定中，經常把稱職寫成不稱職，把不稱職寫成稱職。隨自己心意而定，故而檔案管理就成了一種權利的象征，成為了一種壓制人的手段。在思想品德上，更是領導干部一人說了算。特立獨行的“定性描述”更加深了在行政中的“隨意性”

（二）管理人員配置不足

管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。但是，由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業人員管理，并且人員變動較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此嚴重影響了檔案管理水平。

（三）人事檔案的“克隆現象”嚴重

一個人只能在檔案遺失或者損壞的情況下，才能重建檔案。如果因為檔案無法轉檔而重建檔案，是違背人事檔案原則的。在一些非正常情況下，因原工作單位不肯放人，不能轉擋，無法從正規渠道調走檔案，新的用人單位又不能放棄人才，想出的緩兵之計，高級人才的爭奪戰現象源于“檔案克隆”為了能留住人才，才不惜做“克隆檔案”這種情況一般存在與事業單位的技術型人才。

三、檔案管理問題形成的原因

（一）收集的對象范圍太窄

人事相關部分只對高層干部和領導人的材料進行收集，而對其他普通職工的材料收集較少，這就導致了普通職工資料少，高層干部的材料多的現象。但是，人事檔案不是人物檔案或者名人記錄。收集范圍不應該只局限于高層領導干部，而應該是每一個普通的員工。無論員工是否有突出的工作業績，或是任職何崗位，都應該作為單位寶貴的人力資源，個人材料，也是單位的財富，人事部門都應對其收齊。

（二）不規范整理

整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作，在《干部檔案整理工作細則》中曾明確要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用的目的”。同樣，對于人事檔案工作來說也應如此。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案隨已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。

四、人事檔案管理對策

檔案室雖然是一個龐大的信息庫，但它是種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的雜亂堆積的資料中，只有根據需要，把相關信息系統地、規范地整理出來，通過加工整理才能更好地發揮檔案的信息作用，實現其價值。

1.加強領導，提高對檔案工作重要性的認識。建立健全的領導管理小組，定期或不定期的進行指導、監督、發現問題立刻解決。并按照相關規定，完善和制定人事檔案管理的整體規劃，使檔案管理工作有序進行。

2.加大對硬件設施的投入，進一步夯實檔案工作基礎。按照人事檔案管理規定標準，配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施。搞好通風、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。

總之，檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與生產發展的貼近度，更好地發揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產部門提供更好的服務。通過人事檔案管理工作的不斷完善，使人事檔案煥發新的生機與活力，為社會經濟發展提供強有力的保障。