新時期人事檔案管理的信息化建設探討

黃玉連

摘 要：隨著社會經濟水平的不斷提高，人們的日常生活方式也相應的發生了一系列變化，而信息技術不但為人們的生活和生產提供了極大的便利性，還是有效衡量社會經濟發展情況的重要標準，并且在相關機關事業單位發展過程中，人事檔案也占據著非常重要的一環，將直接影響到該機關事業單位的未來建設發展情況。因此機關事業單位在進行人事檔案管理時應充分發揮出信息技術的優勢，從而實現管理的最佳效果。本文主要對新時期發展背景下人事檔案管理的信息化建設策略展開研究分析。

關鍵詞：新時期；人事檔案管理；信息化建設

隨著信息化時代的到來，市場競爭逐漸激烈化，在這種情況下，機關事業單位若想在如此激烈的市場競爭中占有一席之地，就要大力發展自身的管理工作，而人事檔案管理作為機關事業單位管理中的重要一項內容，其管理水平的好壞將直接決定著機關事業單位的未來發展前景。因此在對機關事業單位進行人事檔案管理時應積極融入信息化技術，這樣一來不但能為人事檔案管理工作提供極大的便利性，還能最大限度減少人事檔案管理的工作量，提高人事檔案管理工作效率和質量。

1 新時期背景下人事檔案管理信息化建設存在的重要性分析

1.1 充分激發人事檔案資源的存在價值

信息化時代到來的重要一個標志就是計算機技術在人事檔案管理工作中得到了廣泛化的應用，這種新型的管理模式致使人事檔案管理模式也發生了一定改變，特別是人事檔案信息的利用率得到了極高的提升。同時數字化的人事檔案查詢模式也為人們隨時了解掌握人事檔案信息提供了極大的便利性，進而充分發揮出了人事檔案的實用價值，為現代化經濟建設的發展提供有利的支持。

1.2 實現人事檔案信息資源的有效共享

在新時期的背景下，信息時代將各個領域進行了有效的連接和融合，進而使不同領域的信息資源能夠互相交叉匯總，建立一個更加完善更加系統的信息資源庫。換句話說，信息數據資源將逐漸成為市場經濟發展的重要戰略目標，因此若想有效實現人才最大限度的開發和利用，就一定要實現人事檔案管理的信息化建設目標，從而促使人事檔案管理的相關信息資源能夠共享，從而為人們提供更完善的服務。

2 新時期背景下人事檔案管理過程中存在的問題

2.1 工作人員不具備信息化建設意識

在新時期的發展背景下，信息技術得到了飛速的發展，而機關事業單位人事檔案管理水平的好壞卻受到許多因素帶來的影響，而人為因素就是其中最主要的因素之一。由此可知，人事檔案管理人員的實際管理水平和綜合素質不但決定著管理工作能否順利開展，還對機關事業單位的未來發展有著一定的影響。根據目前實際情況來看，大多數機關事業單位的人事檔案管理工作人員自身專業水平和綜合素質仍然沒有得到有效提高，工作能力和工作效率都較差，并且還有部分人事檔案管理人員沒有經過專業的崗前系統培訓，自身檔案管理業務不夠熟練，進而容易導致檔案管理工作嚴重缺乏規范性，無法適應信息化的發展，甚至還有部分機關事業單位的人事檔案管理工作是由其他部門工作人員兼任，其人事檔案管理基礎知識和專業技能遠遠不能滿足實際工作，這對機關事業單位未來發展是極其不利的。

2.2 管理方式較為落后化

根據現階段的實際情況來看，目前仍有大多數的機關事業單位對檔案管理存在的重要性認識不足或是落實力度不夠等情況，而手工檔案整理方式還是占有較大比重，這對于新時期檔案管理記錄的精細化要求來說，會大大增加失誤的發生頻率，并且這些錯誤現象還不容易別人發覺和重視，進而無法及時有效改正，造成永久性的失誤，在這種情況下，信息化建設就與手工形式的管理相比較就有著較大的優勢。同時在通過計算機技術對人事檔案進行管理時，大多數機關事業單位仍然停留在檔案信息管理的這一基本功能上，不能利用其對檔案信息展開系統全面的整理分析，進而無法提高檔案管理效率和質量，只會大量浪費時間和精力。

2.3 不具備健全的人事檔案管理制度

根據相關調查顯示，現階段大多數機關事業單位的人事檔案管理工作都是由其相對應的人事檔案管理部門主要負責，即使個別機關事業單位針對人事檔案管理工作制定了相關規定標準，但卻沒有對其具體管理方法和流程進行明確，進而容易導致人事檔案管理工作出現混亂。同時還有一部分機關事業單位尚且沒有切實可行的人事檔案管理制度，并且人事檔案管理工作實際展開時的范圍也不標準，進而對許多應保存的信息資源無法有效完整保留，致使人事檔案在進行變動時，經常出現工作交接不夠明確等情況。除此之外，目前還存在的一個普遍現象就是人事檔案的目錄不夠清楚統一，各個部門都習慣性的根據自身的固定理解來整理信息資料，致使人事檔案最終目錄極其混亂，為日后的查找工作大大增加了難度。

3 新時期背景下人事檔案管理信息化建設有效落實的措施分析

3.1 實現人事檔案管理的自動化

根據人事檔案管理工作的演變歷程來看，已逐漸由以往傳統單一的管理方式向多種類型相結合的方式進行轉變，并且隨著機關事業單位改革的不斷深入，以往的人事檔案管理模式早已無法有效滿足人事檔案工作量的日益增加現狀，由此可見，人事檔案管理朝向信息化建設方向發展是一個必然趨勢。因此在進行人事檔案管理的信息化建設工作時，相關管理人員一定要充分發揮信息技術的存在優勢，將計算機等網絡技術合理應用到檔案管理工作之中，從而促進檔案管理工作的現代化發展。除此之外，通過對責任機制和信息化建設機制的有效建立還能對機關事業單位信息化檔案管理的建設提供良好的支持。

3.2 進一步加強人事檔案信息化的數據庫建設

若想有效實現人事檔案信息化數據庫建設的最佳效果，機關事業單位就要充分落實以下幾方面內容：第一，實現人事檔案入庫成本和便利性之間的有效協調，并在檔案信息入庫時做好鑒別工作，嚴格按照相關規定標準來建立檔案數據庫，進而有效利用檔案中的各項信息資源；第二，隨時做好檔案修復的準備工作，對檔案生成過程中的各個環節都嚴格把關，反復核對，最大限度保證檔案信息數據的準確性和真實性。

3.3 提高管理人員的信息化意識，建立專業化的技術團隊

通常機關事業單位若想有效落實人事檔案管理的信息化建設工作，就一定要培養人事檔案的管理人員養成良好的管理意識，而機關事業單位主要可以通過以下方法來提高其管理意識：第一，不斷加強機關事業單位的人事檔案管理信息化建設宣傳力度，使其逐漸認識到人事檔案管理工作存在的重要性，進而能夠有效配合其他部門的信息資料收集整理工作。第二，從機關事業單位人事檔案管理制度的角度來說，若想保證人事檔案管理信息化建設工作的有效進行，就一定要嚴格按照國家的相關法律規定展開，這對機關事業單位工作人員的基本權益和信息資料安全性有著極大的積極作用，因而要根據機關事業單位人事檔案管理的具體情況展開，建立完善的管理制度，從而嚴格保證人事檔案管理具有較強的科學性和合理性特點。第三，做好人事檔案管理人員的專業化培訓和儲備工作，對其展開定期的員工培訓學習活動，進而有效提高其專業管理水平和綜合素質，對人事檔案管理信息化建設的進一步實現奠定基礎。

4 結束語

總之，若想有效展開人事檔案管理的信息化建設工作，就一定從機關事業單位的實際情況來看，不斷完善機關事業單位人事檔案管理的相關信息化建設制度和標準，并且提高機關事業單位管理人員的管理意識、專業技能和綜合素質，進而為促進人事檔案管理的信息化建設提供良好保障。

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