“互聯網+”時代高校檔案管理創新研究

高偉娜

摘 要： 加強互聯網技術在高校檔案管理中的創新應用已經成為高校檔案管理發展的基本趨勢。通過實地走訪與訪談等方式對現階段我國高校檔案管理中所存在的問題進行分析與研究，并從加強對高校檔案管理重要性的認識、加強檔案服務與利用及加強現代化檔案管理技術的應用等方面論述具體的應用策略。

關鍵詞： “互聯網+” 高校檔案管理 創新

一、引言

近幾年信息技術不斷高速發展，同時也被廣泛應用于人們的生活與社會生產中，我國逐漸進入“互聯網+”時代，所謂“互聯網+”就是需要實現傳統行業與互聯網的深度融入，對于高校檔案管理來說也是如此。在“互聯網+”時代高校檔案管理必須強化創新意識，實現檔案管理與互聯網技術的深度融合，促進高校檔案管理效率的進一步提升。

二、現階段高校檔案管理中所存在的問題分析

筆者通過實地走訪及訪談等方式對現階段高校檔案管理中存在的問題進行了調查與分析，現總結為以下幾點。

（一）某些檔案管理不受重視

不論是從學校層面還是從院系層面來說，某些領導認為檔案管理僅僅是進行相關資料的保存，對于學校的發展意義不大，因此，在實際工作當中對于檔案管理工作沒有給予高度的重視。在這樣的背景下，某些檔案管理人員就樂得清閑，抱著“做一天和尚撞一天鐘”的思想，并不會積極主動地處理自身工作中可能存在的問題。根據筆者的調查研究，檔案管理得不到高校的重視是導致高校檔案管理工作效率低下的根本原因。

（二）某些檔案服務與利用效率相對低下

從高校檔案管理的工作內容看，其所包含的內容相對較廣泛，檔案管理部門不僅需要進行日常行政工作中各種行政文件檔案的管理，而且需要負責一些歷史文件檔案的管理，更要負責一些科研文件檔案的管理。復雜的管理范圍與現階段高校檔案管理效率低下之間形成矛盾。某些高校的檔案管理部門采用“一刀切”的管理模式，即檔案并不是針對所有人開放，而只是供本?；蛘呦嚓P領導在做戰略決策時提供參考，普通人并沒有權限進行相關檔案的查閱。盡管部分高校允許有關人員查閱自己所需要的檔案信息，但是在程序方面相對較為復雜，最終導致大部分人都會通過其他渠道進行檔案信息查詢。此種現象最終導致某些高校檔案內部所蘊含的知識與價值得不到充分的利用，尤其是一些科研檔案可能存在較大的價值，這與檔案管理的目的產生沖突。

（三）某些檔案管理現代化程度相對較低

由于領導對于檔案管理重視程度不足，最終導致針對檔案管理的投資力度相對較小。據調查研究，現階段大部分高校的經費安排都主要集中在科研、教學及基礎設施建設方面，檔案管理投入的資金占總資金投入的比例大約占0.6%。資金投入的不足導致高校檔案管理現代化設備建設力度相對較為低下。從總體上看，現階段某些高校檔案管理依然采用傳統的檔案管理模式，現代化管理設備與管理技術在高校檔案管理中的應用相對較少，最終導致某些高校的檔案管理效率得不到有效提升。此外，某些高校的檔案管理依然停留于手工管理，計算機、互聯網等技術幾乎都沒有得到充分的應用。

三、高校檔案管理創新策略研究

（一）加強對高校檔案管理重要性的認識

現階段高校檔案管理人員必須充分認識到高校檔案管理對于高校運行的重要性。首先，高校檔案是高校發展的歷史記載，是一所高校精神與文化的縮影，其內在的文化價值是無法估量的，做好高校檔案管理有利于高校的進一步發展。其次，在現代高校管理當中，檔案是行政管理的重要依據，只有加大檔案管理力度才能提高高校管理水平，從而滿足學生進一步發展的需求。最后，科研是高校的一項重要任務，高校科研檔案不僅記錄了前人已經取得的科研成果，而且記錄了大量科研經驗，加強科研檔案管理有利于高校科研工作的進一步開展，從而促進高校的進一步發展。綜上所述，現階段高校檔案管理具有非常重要的意義，領導必須加強對檔案管理重要性的認識。

（二）加強檔案服務與利用

只有強化檔案服務與利用才能充分發揮檔案管理的作用，同時信息技術的發展也為高校檔案服務與利用提供了新的途徑?；诖朔N情況，當前階段高校必須提高檔案服務與管理的利用效率。首先，高校要對相關檔案進行分類處理，實現涉密檔案與普通檔案的分離管理，對于涉密檔案相關人員必須嚴格遵照相關規定進行查閱，同時檔案管理人員要加強對查閱人員身份的校核。而對于非涉密檔案，則應該向廣大師生公開，相關人員只需要進入到檔案館中就可以進行相關檔案的查閱，并不需要遵循特定的程序。

（三）加強現代化檔案管理技術的應用

在“互聯網+”時代，只有加強現代化技術的使用才能充分提高檔案管理服務與利用的效率，從而促進檔案管理現代化的進一步發展?，F代檔案管理技術在檔案管理中的應用可從以下幾方面入手：（1）加強基礎設施建設。信息技術在檔案管理中的應用必須以對應的基礎設施建設為基礎，例如現代化計算機、打印機、掃描儀等設備?，F階段高校必須為檔案管理基礎設施建設提供必要的資金，滿足其發展的基本需求。（2）加強信息技術在高校檔案管理中的應用。目前階段信息技術在高校檔案管理中的應用已經較為成熟，但是最重要的在于高校要建立基于互聯網的檔案管理與服務系統，該系統不僅允許工作人員通過互聯網進行相關資料的管理，而且可以針對用戶的不同身份為其提供對應的查閱權限。（3）加強相關工作人員的技能培訓。現代化檔案管理技術在高校檔案管理中的應用不僅需要現代化的硬件與軟件設備，還要求檔案管理人員具備對應的管理能力。因此，高校必須加強針對檔案管理人員的技能培訓，滿足現代檔案管理技術應用的實際需求。

四、結語

在“互聯網+”時代背景之下，實現高校檔案管理的現代化發展成為高校檔案管理所面臨的重要任務?；诖朔N情況，筆者結合實際工作經驗，進行了調查與分析，總結了現階段高校檔案管理存在的問題，并提出了針對性的創新策略，希望對我國現階段高校檔案管理工作有所幫助。

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