信息時代電子檔案管理之我見

周嵐

摘要：隨著我國進入信息化的時代，電子檔案在社會不同領域都有了一定的發展和應用，逐漸取代了紙質檔案，成為了檔案資料的最大載體。檔案管理工作面臨著從以往的紙質檔案向電子檔案過度的考驗，而這種考驗不僅僅是檔案資料載體的改變，也是檔案管理工作方式方法以及對檔案管理工作的重新認識與定位。電子計算機技術在檔案管理中的廣泛運用，檔案管理數字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。因此必須高度重視電子檔案的管理和運用，推動電子檔案管理順利發展。

關鍵詞：信息時代；電子檔案；管理

隨著改革的深入發展，檔案數量的日漸增多，給提供利用、保管帶來很大的困難，也影響了檔案管理的質量，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題。只有實現現代化檔案管理，才能更好地解決新形勢下出現的問題。現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。因此要不斷加強學習，掌握管理新的技能。

一、檔案管理信息電子化概述

檔案管理信息的電子化，主要涵蓋了電子表格、電子郵件、電子文檔等。是利用計算機進行文件的檢索和不同級別的處理，從而使檔案轉化成計算機軟件的形式供人們使用的過程。電子文檔需要借助現代化辦公設備才能閱讀使用；電子文檔可以直接在計算機等現代辦公設備中進行快速處理、傳送。電子文檔對存在空間的要求相對紙質文檔來說要小的很多，但對保存環境的濕度、磁性等條件有較高要求。同時，電子文檔的共享不再受時間和距離的限制。

二、電子檔案管理的優勢

（一）降低檔案管理人員的工作強度

在紙質檔案年代，檔案管理人員的工作強度是較高的。存儲時，要先將紙質檔案進行歸類，然后再根據不同的類型進行存儲。在查找檔案時，必須根據其自己所編制的索引進行仔細查找，耗時較長而且在歸檔時也需要再次查閱索引進行歸檔。為防止檔案泛黃、蟲蛀、腐爛等情況發生，還要定期對檔案進行晾曬和通風。電子檔案則減少了這樣的麻煩，檔案管理部門只需要給每份文件編制一個唯一的分類號、檔案號以及相對應的文件，在用戶利用時只要給出文件分類號或是主題號就可以準確地查找，這樣就能夠使檔案管理人員從高強度的勞動中解脫出來，減輕工作壓力、負擔。

（二）提高檔案資源的時效性以及完整性

在知識經濟時代的當下，現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。傳統的紙質檔案對內容有著嚴重的限制，只能是靜止的文字或者是照片而無法將音頻、視頻記錄下來，資源的完整性受到了較大的限制。電子檔案則沒有這樣的桎梏其能將視頻與音頻等動態資料一同記錄下來作為檔案資料進行保管，在資源的完整性方面有著較大的優勢。

（三）電子檔案的質量、歸檔速度與工作效益得到提高

計算機網絡技術的應用，使公文處理和文件歸檔有機地結合起來，使文檔一體化成為現實，實現了計算機網絡技術對檔案工作的效益和質量的倍增。電子檔案可以正確、高速地檢索，可以借助網絡傳輸技術充分實現資源共享，可以產生圖文、聲像并茂的效果。電子檔案有著極高的流轉性，因此其有著較高的歸檔速度，各部門可以通過網絡傳輸來進行檔案資料的歸檔工作，從而提高了歸檔工作的效率。

三、電子檔案管理工作的幾點建議

1.建立健全電子檔案管理模式

管理觀念的創新是檔案管理的靈魂，是時代的要求，只有管理觀念創新，才能有管理創新和服務的創新。要建立健全檔案管理模式，就應保證檔案安全，高效，完整。這就要求我們檔案管理者要與時俱進，樹立新的科學發展觀和工作態度，正確的掌握和應用現代科學的理論、技術，方法、在新的領域中探討、創新，讓傳統的人工管理方法與現在的科學信息方法相結合，改變過去的管理手段和管理水平的落后，運用當今的信息技術，真實的記載檔案所記載的原始性、技術性、真實性。運用現代信息技術來解決檔案管理的原始資料的長期保存和穩定。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

2.提高檔案管理人員的專業素質

檔案管理工作的實質要求檔案管理人員必須對各類檔案管理的理論和管理方法了然于胸。與此同時，能夠實現檔案專業與其他相關專業的滲透和融合，這些相關專業知識包括自然與人文知識，現代網絡計算機知識等等檔案管理必需的理論知識。相關管理人員必須在完成本職工作的前提下，繼續系統地學習相關的新檔案知識。特別是當前計算機網絡技術的應用，注重計算機技術和其他相關的網絡信息化技術的學習是全面提高檔案管理的關鍵之一，因此特別注重崗位的培訓和技能的實訓。在可行的前提下可以通過新技術的專題培訓和定期的學習進修，在實踐中逐步形成合理的檔案收集、整合與利用的能力培訓體系。

3.更新檔案管理人員的工作創新觀念

傳統管理的檔案的收集、分類、整理及保管，已不符合當今社會對信息化的需求，這就要求我們檔案工作者，要具有吸納新知識，引進先進的科學理論觀念，具有現代的網絡信息技術，還要遵守檔案信息化的管理法制，檔案服務手段的創新。檔案人員要牢固樹立依靠科學管理和科技進步的觀念，切實改變過去檔案重管理輕利用的思想觀念，實現檔案被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，以便更好地適應經濟社會發展的需求。

4.加強電子檔案管理中的安全意識

由于電子檔案并不存在唯一性，且只讀性也表現一般這就導致了電子檔案容易被盜取和修改，檔案工作者必須要從意識上提高對電子檔案安全性和重要性的認知。尤其對于一些機密檔案和個人信息檔案，這些檔案都存儲在接入網絡的計算機當中，而一旦有病毒侵入網絡則可以輕而易舉地將計算機中的機密檔案進行篡改和復制，從而導致電子檔案的安全性受到極大的威脅。因此對電子檔案進行管理的過程中檔案的安全保障是非常重要的，首先需要加強網絡安全建設，高職院校應當在檔案室和校園網分別設立防火墻，防治病毒入侵并且按時對防火墻進行補丁更新從而確保網絡安全。在存儲方面應當建立單獨的電子檔案保存室或者保存柜，按照不同電子檔案的載體進行保存。

信息化的時代已經來臨，檔案管理工作也必將進入電子化發展的舞臺，以數字化收集技術為方法，以存檔管理系統為基礎，文件的電子化管理的發展已經成為必然的趨勢。檔案工作的開展不僅僅需要大量的復合型人才，更需要提高檔案管理人員的整體素質。唯其如此，才能從根本上推動檔案管理工作的進步，才能促使檔案的資源價值最大化。各部門都應當加大對電子檔案管理工作的重視程度，加強管理力度使得電子檔案管理水平能夠有一個質的飛躍。

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