淺談“郵件合并”在學校工作中的應用

葉生玲

【內容摘要】工作中經常會處理一些類似的文件，這些文件只是數據不同，對于這些文件我們可以通過軟件Word中的郵件合并功能的使用，來提高文件處理效率，事半功倍。具體步驟是：制作主文檔模板；準備好數據源；進行郵件合并。

【關鍵詞】郵件合并 應用 Word Excel

在學校日常工作中，我們會遇到學生的錄取通知書、獎狀榮譽證書、職工的個人信息、學生成績報告單、學生體檢回執單、學生證等等，這些文件格式都相同，只是涉及到具體的個人信息、數據有變化，以往都是由人工填寫，很是費時且不能保證正確率。如何改善這一狀況，提高工作效率呢？“郵件合并”是軟件“Word”的“工具”菜單的一項強大功能，我們要將此功能“Excel”結合使用，便能輕松、準確且快速地完成這些任務。下面結合自己在工作中的使用情況，談談郵件合并是如何在學校信息管理中應用的。

郵件合并功能不是只有收發郵件的功能，而是Office中word提供的一項高級功能。它把數據從指定的數據源中提取出來，放在主文檔中用戶指定的位置。首先打開Office，建立一個Word，另外再建立一個Excel信息的數據源（該源應該包括充分的數據信息——如填寫的收件人、發件人、郵編等信息）。然后我們就可以使用此功能在主文檔中插入相關的信息，生成一個信息更加完善的文件，此外用戶可以將其保存，可以把Word文檔打印出來，或通過Email形式發出去。這個名稱是在最初批處理郵件文檔時提出來的，故名“郵件合并”。

郵件合并就這三個基本步驟，只要了解其中的操作流程，就可以利用這一功能來完成批量很多文檔。

1.主文檔模板的制作

信函、email、傳真、信封等不同的模板在Word郵件合并中都有，用戶可以根據不同的功能選擇，使用不同的模版。該文檔包含對于合并后的文檔版本都相同的文本和圖形，如果主文檔是自己設定的格式和排版樣式，選普通Word 文檔就行了。

學生證的大致樣式，也就是主文檔的模式，這里我們形象地稱之為“常量”。

2.準備好數據源

如果把主文檔稱作為“常量”的話，學生姓名、性別、照片等均為要填寫的內容便為數據源，我們可稱之為“變量”。數據源是郵件合并實現最重要的前提條件，是帶標題行的數據記錄表，即數據庫表，可以是Excel格式，也可以是Access和Vfp格式。我們應該選擇“被SQL語句操作控制的語句”作為數據源，因為郵件合并其實就是一個數據查詢和顯示的工作。建立的“學生信息表”，我們也可稱之為變量。

做表之前我們要準備相關的數據，如學生的照片，根據他們的學號重新編出新的學號，或按學號來進行命名也可，將其存放在相關磁盤的文件夾，如“L：＼學生信息”。需要注意的是，我們要將學生的姓名、學號、班級與照片的序號一一對應，雖然真實的圖片并不需要插入在照片一欄，但是卻需要輸入與對應照片的磁盤地址，比如“L：＼＼照片＼＼160001.jpg”，值得注意是斜杠是雙反斜杠（＼＼），完成相關工作可將該工作簿重命名為“學生信息”以與前面的文件相區別。

3.進行郵件合并

首先弄清兩個概念：合并域和合并文檔；合并域是指在主文檔中插入的占位符，合并文檔是指將郵件合并主文檔和地址列表合并后生成的結果文檔，結果文檔可以是打印結果文檔，也可以是包含合并結果后的新的Word文檔。

主文件生成的份數由表格中的記錄行數決定，“郵件合并向導”會幫助用戶合并完成相關任務。步驟：打開新建文檔，在“工具”欄中下拉菜單選中“信函與郵件”中子菜單之“郵件合并”選項，點擊“下一步”，選擇“使用當前文檔”選項。點擊“選擇收件人”中的“使用現有列表”選項，將“選取數據源”的對話框打開。在該對話框里面，定位到剛才填寫的Excel2010 表格文件所在的路徑并選擇該文件。

依次點擊“下一步”，選取“其他項目”在主文檔中相應的位置插入：“姓名、性別、班級、學生號”。特別說明在照片一欄插入照片信息時，不能沿用以上的操作。我們在要插入圖片的位置，插入一個域，通過域來調用Excel 數據源中的圖片地址，再通過域將這個地址解析成圖片——這就是插入圖片的原理。

操作步驟是：在需要插入圖片位置點擊鼠標，同時Ctrl+F9，在插入域就能看到兩個“{ }”在閃爍。在光標處輸入：INCLUDEPICTURE""（英文狀態下的雙引號），此英文狀態下的雙引號很重要，否則會造成生成的文檔中圖片解析地址錯誤。我們將光標點擊在英文雙引號中間，再次點擊“插入合并域”，選中圖片所在的字段，存放字段是“照片”。將其選中并點擊“插入”，如下圖：點擊生成新文檔，此時我們是看不到照片的，只有使用“Ctrl+ A”全選新生成的文檔，再按“F9”刷新域，就能得到我們預想的正確的“圖片+文檔”文件。

通過按“F9”鍵，顯示插入的域，我們就能看到插圖是否成功，效果如何。如果達到自己設計的效果，用戶點擊文檔。這一步非常關鍵，因為如果此環節如果出問題，我們將不得不重新操作一遍。但是軟件版本對此功能是有要求的，如果Word是2007版本，即便保存后也可以正確解析圖片地址，不會出現Word2003中的圖片顯示出錯的情況。

將Word文檔與Excel等數據庫建立關聯是郵件合并的本質所在，通過“跨界”達到相互補充有效混搭，從而實現了小型的信息管理系統的構建。

（作者單位：江蘇省徐州市銅山區茅村鎮中心中學）