談談檔案管理工作的現狀與創新

劉春會

摘 要：隨著社會的發展，檔案的信息量逐漸增大，這些檔案所需要的設施也要逐漸提高，現實情況是檔案館藏地的建設速度跟不上檔案信息的發展速度，這樣就出現了在意識上缺乏對檔案管理的重視，基礎設施建設和檔案管理制度不完善，負責檔案管理工作的工作人員素質不高，信息化水平太低等情況，這就需要對檔案管理工作創新，本文分析了檔案管理工作的現狀，提出了檔案管理工作創新的一些途徑。

關鍵詞：檔案工作；管理現狀；管理創新

一、檔案管理工作的現狀

近年來，隨著社會信息化的發展，檔案的數量和種類不斷增加。檔案管理工作存在以下問題：

（1）在意識上缺乏對檔案管理的重視。盡管做好檔案管理對很多企業工作的開張有很大幫助，能夠更多的吸納人才，提高工作效率，但是落實到具體工作上往往沒有那么容易，很多企業的很多工作人員并不重視這項工作，因為它不會在短時間內創造利潤，所以檔案的管理工作很容易得到工作人員的忽略，加上領導對這項工作也很少督促，對檔案的管理工作重視度不夠。

（2）涉及檔案管理工作的基礎設施建設的十分不完善，隨著社會的發展，檔案的信息量逐漸增大，這些檔案所需要的設施也要逐漸提高，現實情況是檔案館藏地的建設速度跟不上檔案信息的發展速度，這樣就出現了矛盾的情況，而且現有的檔案館藏地也出現了老化、設備落后等問題，基礎設施缺乏和落后給檔案管理工作帶來了極大的不便。

（3）負責檔案管理工作的工作人員素質不高。通過上文所述，很多企業對檔案管理工作的重視程度不夠，對檔案的管理工作負起責任來，加上企業又沒有做好相關方面的培訓和引導，也沒有待遇方面的激勵，他們缺乏認真努力工作的動力。

（4）信息化水平太低。隨著時代以及多媒體信息技術的發展，檔案載體發生了日新月異的變化，逐漸由以前負責檔案管理工作的工作人員素質不高的紙質載體朝向電子、紙質共存的局面轉化，一些企業在信息化方面的工作仍然不到位，沒有引進必需的現代化的管理軟件，檢索的手段依然依靠的是手工，而且檔案的利用率也每況愈下，這種現狀嚴重阻礙了檔案工作的創新與發展。

（5）檔案管理的制度不完善。現在的很多企業在檔案的管理工作上缺乏相應的制度規范，由于檔案管理工作的復雜性，加上企業領導和工作人員缺乏重視，所以不愿花費太多的時間和精力完善這方面的制度。這樣就會造成檔案的管理工作缺乏效率和相應的規范，時間長了管理上不去，還是會增加成本，所以早一點完善管理制度，并把制度長期貫徹下去，長期下去，最終還是節約成本的事。

二、檔案管理工作的創新途徑

（1）完善各項規章制度。實踐證明，在很多企業內部，任何一項工作形成制度以后，工作效率就會有明顯的提升，所以對檔案的管理工作也要形成相應的制度。經過上文分析，目前很多企業的管理工作之所以出現混亂的局面，也和沒有形成完善的制度密切相關。所以，很多企業的檔案管理工作要根據具體的實際情況和社會的發展情況，健全和完善管理制度，并堅持將制度落實到具體工作中。

（2）領導和員工要提高對檔案管理的重視程度。領導要充分認識到很多企業的檔案管理工作從長遠來看還是節約成本，創造經濟效益的事情，想要引進人才，必須做好這項工作。領導對這項工作的重視程度提高了，再叮囑員工做好具體的管理工作。對檔案管理人員要做好相關專業知識的培訓，根據他們的工作量和工作效率發薪金，并建立獎懲制度，工作優秀的給予獎勵，工作問題多的給予適當的懲罰，這樣就能增加員工工作的積極性。同時檔案管理人員自身也要提高責任感，做好自己的本職工作，不斷提升自己的工作水平和自身素質。

（3）提高信息化管理水平。信息化對現代社會的重要作用不言而喻，對于檔案管理工作，一定要提高信息化管理水平，這樣既可以提高工作效率，又能取得更多的效益，現在社會信息化的高速發展對檔案管理工作也提供了很多機會。實現檔案信息資源的全面開發，檔案管理的價值在于它所存儲的信息資源，如果管理得好，信息資源就能得到合理有效的利用。

（4）提高管理人員素質。多媒體信息技術的不斷發展和進步，讓檔案管理工作面臨著更多的發展機遇和更大的挑戰。作為一名優秀的檔案管理人員，不僅要具備成熟的檔案操作技能與知識量，而且要樹立科學的信息管理的意識，對于網絡信息技術與計算機技術要做到全方位的熟知。

（5）專業人才的培養要符合專業的要求，檔案管理人才必須符合檔案管理的要求。首先在人才的引進上，要注意吸收高素質高水平的專業人才，在這樣的高基礎之上，再對他們進行相關的培養，通過專業的培訓和實踐的鍛煉，讓他們漸漸成為檔案管理方面的人才。

（6）員工要協助領導的管理工作，做好創新。包括：①意識創新：創新首先要從意識上開始，如果意識上都沒有創新的動力，何談實際行動中的創新，所以一定要注意意識創新，這是對檔案管理工作者的首要要求，在此基礎上將創新落實到實際行動中；②能力創新：電子文件的傳遞與產生等一般都以網絡環境為基礎，而信息技術的更新換代和發展的速度非常的快。信息存儲能力以及生產速度的增強，讓檔案、文件工作面臨著更多的壓力，檔案管理者不僅要具備熟練的運用多媒體計算機技術去管理、開發檔案的能力，更重要的是要注重不斷地夯實與增加現有的知識儲備量，并且將其轉化成相關的服務于開發能力，培養自己的新技術、新理論的開發能力。從而借助于求變的能力和態度去應對新挑戰和新任務。

總之，通過上文的分析，我們可以看到檔案的管理工作，在很多企業的發展中起著很重要的作用，但是現在很多很多企業對檔案的管理工作的重視程度還不夠，從領導到員工都沒有充分認識到這份工作從長遠來看對企業創作的效益。所以本文提供了一些方案，希望能夠為解決當前很多企業檔案管理工作中存在的問題提供一些幫助，在今后的工作中能讓檔案管理工作全面發揮它的價值。