我國檔案館員在專業(yè)服務(wù)方面存在的問題和解決對策

李金娜

摘 要：隨著社會的進步，檔案服務(wù)也在不斷地更新和拓展，特別是信息時代的到來，對檔案工作提出了更高的標準和要求。檔案館員綜合素質(zhì)的高低是加快實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化進程的關(guān)鍵，所以檔案館員不僅要提高職業(yè)素質(zhì)，更要提高專業(yè)服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：檔案館員；專業(yè)服務(wù)；問題；解決對策

引言

盡管現(xiàn)在為止許多檔案館已經(jīng)開始注重人才的引入，吸收了一大批精英進入檔案館工作。但是由于許多人并非來自檔案學(xué)專業(yè)，所以非專業(yè)畢業(yè)生會造成專業(yè)不對口，工作時會出現(xiàn)各種問題，還需要長期的學(xué)習(xí)才能彌補。從一定程度上來看，我國的檔案專業(yè)設(shè)置可能存在一定的問題，學(xué)生只能學(xué)到書本上的理論知識，實踐的機會相當少，使得學(xué)生工作后不能很快適應(yīng)實際的工作需求。還有許多館員學(xué)歷低，能做的工作只能是一些簡單的工作如文獻借還或原始文件的整理等，造成了館員工作科技含量低，其實科技含量不僅取決于科技手段，在一定程度上還取決于人員素質(zhì)。

1檔案管理基本流程

1.1檔案接收上架

第一，檔案進庫準備。負責檔案接收工作的處室，安排接收人員將擬進庫檔案的全宗名稱數(shù)量（包括目錄數(shù)量）及進庫時間填寫清單，以書面形式提前通知庫房管理部門，庫房管理員安排好存放檔案的庫位，做好接收清點的準備；第二，進庫檔案案卷目錄的檢查與裝訂。進庫目錄一式兩份，庫房管理人員對移交入庫的目錄進行整理，檢查案卷目錄有無頁號，有無重號、漏號，裝訂案卷目錄。案卷目錄一份存接待室供查閱，由接待人員負責管理，一份存庫房工作間，由庫房管理人員負責管理。

1.2檔案封存

已經(jīng)縮微、掃描、刻有光盤的檔案（包括已數(shù)字化的目錄）以及暫不開放的檔案等，經(jīng)館長辦公會研究后，可定為封存檔案。辦理封存檔案的出入庫事宜，必須由負責庫房管理的處級領(lǐng)導(dǎo)主持，相關(guān)庫房管理人員到場，在相互監(jiān)督下進行。利用者調(diào)用封存檔案，須填寫《調(diào)用封存檔案審批表》，經(jīng)館長辦公會研究批準，原則上每次不超過10卷，每天調(diào)出多少卷，收回多少卷，調(diào)出檔案未還清，不得申請調(diào)卷。

1.3檔案移出

檔案從館藏中移出，包括個別案卷和整個全宗的移出，都應(yīng)在《檔案移出登記簿》上及時登記，并在檔案接收登記簿和全宗卷內(nèi)注明檔案移出的時間、數(shù)量及原因等。屬于個別案卷移出的，還應(yīng)在案卷目錄（包括接待室目錄）的相應(yīng)卷號和目錄扉頁上予以注明，屬于整個全宗移出的應(yīng)及時告知接待室并收回該全宗的案卷目錄。檔案移出，庫房管理人員應(yīng)根據(jù)有關(guān)要求，寫出檔案移出的書面說明，經(jīng)部門報館長辦公會研究，由館長在書面報告上簽名批準后才能辦理移出手續(xù)。

2我國檔案館員在專業(yè)服務(wù)方面存在的問題

檔案管理工作涉及材料的收集、整理、修繕、歸檔等煩瑣程序，檔案管理人員年復(fù)一年、日復(fù)一日地從事相同的工作環(huán)節(jié)，面對這種單調(diào)繁雜的事務(wù)性工作，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠的情緒，結(jié)果導(dǎo)致的癥狀有：一定工作壓力下導(dǎo)致慢性疲勞綜合征，尤其是長期從事檔案管理和研究人員，與外界溝通較少，性格內(nèi)向，精神抑郁，容易出現(xiàn)偏頭痛、失眠、健忘等癥狀，注意力容易受外界影響；心理承受能力降低，面對機械重復(fù)的工作，檔案館員往往缺乏成就感和敬業(yè)精神，認為得過且過也不失為一種生活常態(tài)，沒有必要進行更高、更遠的人生目標規(guī)劃，甚至?xí)鲆曌晕覂r值實現(xiàn)的意義，一旦工作中遇到困惑或不如意時，就會顯露煩躁、沮喪、絕望等不良情緒，從而產(chǎn)生對職業(yè)價值觀的扭曲理解；當職業(yè)倦怠情緒發(fā)展到一定程度，會對社會角色定位產(chǎn)生矛盾心理，比如不愿意參與集體活動，自我封閉地對待周圍的事物，也無法很好地處理與外界的人際關(guān)系，悲觀、消極、戾氣十足地對待生活。

3我國檔案館員在專業(yè)服務(wù)問題的解決對策

3.1強化自主學(xué)習(xí)意識

很多年輕館員可能是第一次接觸檔案工作，或者在該領(lǐng)域內(nèi)資歷尚淺，所以工作的過程中離不開學(xué)習(xí)，往往學(xué)習(xí)與工作并重。我國檔案學(xué)是一門以管理為基本方式，以文件的歸宿為邏輯起點的學(xué)科，即檔案案學(xué)除了傳統(tǒng)意義上的對信息資源的開發(fā)和利用之外，其更大的優(yōu)勢可能在于通過對管理資源的組織與整合、從文件的運動規(guī)律中總結(jié)出管理活動的基本規(guī)律。因此，完成日常工作不難，但要在工作中總結(jié)出規(guī)律并上升到理論水平并不容易。當今社會已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，新時期要求檔案館立足于大數(shù)據(jù)，在提高原來服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量的同時，積極主動地向社會發(fā)布一些知識成果，提供參考咨詢等服務(wù)，這意味著檔案人員的服務(wù)模式和流程必然要進行相應(yīng)的調(diào)整，所有的這些都是需要通過努力提升自身來得以實現(xiàn)。檔案事業(yè)的發(fā)展終究要靠工作在一線的館員去實現(xiàn)，年輕館員要有不斷學(xué)習(xí)、更新知識的意識，在實踐中鍛煉自己的業(yè)務(wù)能力，為本行業(yè)做出更大的貢獻。

3.2加強人才培訓(xùn)

信息化時代，檔案管理要實現(xiàn)其現(xiàn)代化建設(shè)，就必須要制定規(guī)劃，優(yōu)化資源，組建以管理人才、技術(shù)人才、業(yè)務(wù)人才為核心的高素質(zhì)精英隊伍。對此，要依據(jù)檔案工作人員的不同個體情況、素質(zhì)水平以及崗位特點來為他們制定一個科學(xué)化、制度化的人才培訓(xùn)計劃，通過講座、研討會甚至是進修等方式，來對他們進行繼續(xù)教育。與高校教育相比，對檔案管理者的繼續(xù)教育將更具直接性、目的性和高效性。繼續(xù)教育的具體綱要也必須要作為人才培訓(xùn)計劃的重要內(nèi)容，納入檔案館員培訓(xùn)機制中。繼續(xù)教育必須要從檔案管理工作的實際出發(fā)，要注重學(xué)以致用、知行合一。在學(xué)習(xí)內(nèi)容上要重視理論知識的基礎(chǔ)性、系統(tǒng)性和實踐性，尤其是在學(xué)習(xí)信息化技術(shù)知識的時候，一定要多動手操作，注重將信息化知識與檔案管理知識進行實踐上的關(guān)聯(lián)，并多進行新理論、新方法、新概念方面的知識培訓(xùn)，而且也要注重聯(lián)系其他學(xué)科知識，如管理學(xué)、文學(xué)、哲學(xué)、心理學(xué)等，拓展檔案工作者的眼界，讓他們能夠更有深度、更正確地去理解自己所掌握的專業(yè)素能，這對他們工作能力的提升也將起到重要作用。

3.3做好人才考核及激勵等工作

加強制度建設(shè)，要將檔案管理工作納入管理工作的考核內(nèi)容中。具體就是要根據(jù)崗位特點和工作要求等因素來對檔案管理工作者建立一套全面化、客觀化，以及量化的考核體系，以業(yè)績?yōu)榭己酥行模瑖@職業(yè)道德、專業(yè)素質(zhì)等因素來建構(gòu)檔案管理工作者的考核標準，同時立足于考核機制的基礎(chǔ)上，還要建立一套有效的激勵機制，來激發(fā)檔案管理工作者的工作熱情。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視檔案管理工作者的心理訴求和現(xiàn)實訴求，然后定期依據(jù)量化的考核系統(tǒng)，來對優(yōu)秀工作者進行物質(zhì)激勵和精神激勵。

3.4增強合作意識

和諧的人際關(guān)系可以激發(fā)人們的熱情、智慧，增強歸屬感和責任心，提高工作積極性和工作效率。檔案館的大部分工作都是通過人來運轉(zhuǎn)的，各種事情時時刻刻都在與人發(fā)生著聯(lián)系，并為人服務(wù)。隨著智慧檔案館概念的提出，館內(nèi)業(yè)務(wù)溝通和館際交流會越來越頻繁，人與人之間的聯(lián)系與合作也會隨著更加緊密。可以說，往后的工作中如果沒有合作意識，就無法做好工作。

結(jié)束語

我們檔案工作者，一直都在默默無聞地奉獻，一個機關(guān)如果沒有檔案工作者的努力，那么這個單位的各項工作也就很難進行，所以我們檔案館員一定要做好收集整理、立卷歸檔、鑒定、編目，著錄等各項本職工作，同時我們還要繼續(xù)加油，努力地提升自我的工作能力，為更好地做好檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]馮義，劉佰茹，荊寶紅.淺談如何提高檔案館員專業(yè)服務(wù)水平[J].才智，2011（32）：343.

（作者單位：興隆縣人力資源和社會保障管理局）