大數據背景下檔案管理探析

余明紅

摘要：信息時代到來后，大數據時代也悄然到來。檔案管理工作也在不斷變化發展。在新時期大數據時代背景之下，檔案管理應該有效利用大數據發展和完善自身。因此，本文首先講述了大數據和檔案管理的內涵，而后對檔案管理運用大數據發展自身的必要性和前景做出了一定的分析。

關鍵詞：大數據；檔案管理；發展前景

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）35-0011-02

一、大數據內涵及其在檔案管理中的應用簡述

歷史的長河快速跨入21世紀后，社會經濟和科學技術也獲得了飛速的發展。當互聯網發展到物聯網之后，實現了物與物、物與人、人與人之間的全面聯系。人們運用云計算、手機、電腦以及廣置世界各地的傳感器，使得大數據的出現與發展成為了現實。在由維克托·邁爾·舍恩伯格和肯尼斯·庫克耶編寫的《大數據時代》中最先提出了“大數據”一詞的概念。而所謂的“大數據”是指采用全部數據進行分析處理，而不是簡單地采用部分數據進行隨機分析或抽樣調查。

大數據共有四大特點，也被稱為“4V”，即“Volume”、“Velocity”、“Variety”、“Value”。也就是說：（1）大數據的數據體量非常巨大，級別從TB發展到了PB。（2）大數據的種類多種多樣，包括網絡視頻和網絡圖片、網絡日志，還有醫療記錄、學習筆記、軍事記錄以及大容量的檔案等。（3）大數據的處理速度極快，在大數據中有“1秒處理”的定律，就是在1秒之內能夠通過各個數據庫獲得最多最有價值的信息。（4）大數據的前面幾個特點發揮出了它應有的優勢，能夠帶來很高、很大的回報價值。

在我們生活中，處處都能見到大數據的存在和影響。在我們每個人都越來越離不開的智能手機中，隨便使用任意一款APP，例如使用微博關注時事熱點、運用微信客戶端或QQ客戶端和朋友進行交流，或者使用人人、貼吧，或者直接利用瀏覽器進入網頁，等等的行為，都是直接或者間接地參與到了大數據的運用行列之中。

檔案是記錄文化傳統和歷史長河中人與物之間發生的事跡的重要“收藏器”。通過檔案，人們可以尋找到關于某個人、某件事、某個地名或者某種科技成果的發明過程，人們可以通過檔案學習先輩們留下的優秀成果，因此“檔案是人類智慧的物態結晶。”在學術界，檔案被尊稱為“歷史文明之母”。

檔案的存在使得記錄人文地理、發展人類傳統、留住歷史故事的想法成為現實，但是檔案需要妥善管理。只有被人們妥善管理的檔案，人們才能在再次尋找時不費吹灰之力。在傳統的檔案管理方法之中，一般采用的是文字記載的形式，這種形式非常容易丟失，而且所保存的檔案數量也往往受到過多限制。而在大數據背景下，人類社會完全可以利用大數據進行檔案管理，發揮大數據應有的優勢，妥善管理好大數據，為人類社會留存更多的可參考的數據資料。

二、運用大數據進行檔案管理的必要性和發展前景

（一）運用大數據進行檔案管理的必要性

大數據已經日益滲透到人們的日常生活之中，生活中隨處可以見到大數據的影響。而檔案管理作為記錄歷史生活的重要工具，應當順應社會發展潮流、創新管理方法、運用新的技術解決傳統檔案管理辦法之中遇到的問題。總的來說，利用大數據進行檔案管理，有三大方面的必要理由。

1.需要存檔的數據多，傳統的紙質存留的檔案管理辦法無法存儲日益增加的檔案資料。當今社會，“多”成為了人類生活之中的重要詞語。廣大檔案管理工作者，面對越來越多的數據資料的存儲要求，必須改變傳統的檔案管理辦法，把大數據運用到檔案管理工作中，利用大數據體量巨大的特點，出色地完成工作。例如，“百度云盤”這個APP的出現，使得人們不必再在電腦或者手機內存中儲存過多的資料，而只需要將所有需要儲存的檔案資料上傳到百度云盤即可。無論是視頻還是文字、圖片資料均可儲存在百度云盤之中。而人們需要查找資料時，可以隨時隨地運用互聯網在百度云盤中進行預覽或下載觀看。百度云盤擁有超大容量，還可以增加容量。如此，便無需擔心所需儲存的檔案資料越來越多了。

2.檔案的發展愈加多元化，需要大數據來支撐檔案管理的發展。而今，由于人們需要存檔的資料越來越多，在人們需要進行定位查找時，就變得日益艱難。如果利用傳統紙質留存檔案的辦法，人們在查閱之時，必須翻閱大量的文字資料，這樣既浪費時間，又耗費了精力。此外，所需留存的檔案不僅僅只有文字資料，隨著檔案多元化的發展，包括視頻、圖片等都需要進行留存，而這些是紙質留存的檔案管理的辦法做不到的。因此，為了適應檔案的多元化發展趨勢，必須有效利用數據的新功能來進行檔案管理。例如，各種網站的出現，包括“百度文庫”、“微課網”、“教育人才網站”等。這些網站使得人們可以通過互聯網在網絡之中，快速定位尋找到所需的檔案資料。這樣的檔案管理方式既幫助人們節省了時間，又幫助人們利用豐富的網絡資源進行充分地對比與分析，找到自己所需的資料。

3.檔案管理必須要順應信息時代潮流，而大數據正是當下信息時代中的潮流引導者。隨著信息時代的到來，人們的生活與信息的關聯度也越來越高。檔案管理在某種程度上來說，正是把生活之中傳遞的信息以檔案的形式儲存。而大數據所包含的范圍極其之廣闊，它正是信息的傳輸者。因此，為了檔案管理能夠適應社會的發展速度，檔案管理也應該充分利用大數據進行檔案管理工作。例如，在教育部門的檔案管理之中，需要記錄學生從小到大的學習生活記錄。在傳統的紙質留存的辦法中，學生的檔案數據龐大，而且一旦紙質版檔案丟失，對一個學生將產生極其不利的影響。在大數據背景之下，充分利用大數據進行管理，可以避免傳統檔案管理辦法之中可能發生低效，甚至損壞丟失的問題。再比如，生活之中的任何一個人想要記錄自己生活之中所遇到的事情，都可以充分直接或者間接地運用大數據進行生活記錄管理，包括在QQ、微信等社交平臺中發表自己的感想、感悟等。由此可見，信息時代的到來使得不管是個人還是單位或國家的檔案資料管理都得到了妥善地管理。因此，利用大數據進行檔案管理正是順應了信息時代發展趨勢的要求。

（二）運用大數據進行檔案管理的發展前景

人類進入21世紀，信息技術的發展更是日新月異。而大數據作為新時期的新興事物，其發展前景得到了企業和國家的重視，并且大數據的發展也日益與人們的生活緊密相連。

1.商業模式的發展不斷變化，大數據的時代正處于新興和發展階段。在2013年5月10日的淘寶十周年晚會中，阿里巴巴集團董事局主席馬云在晚會上做了卸任演講。馬云說：“大家還沒搞清PC時代的時候，移動互聯網來了，還沒搞清移動互聯網的時候，大數據時代來了。”作為一個具有獨到的商業眼光的成功人士，馬云的演講告訴我們，商業模式不斷變化發展，而大數據時代正在興起。因此，我們必須把握時機，在檔案管理工作之中，充分利用大數據，使得檔案管理工作在大數據背景下完成其儲存量需求大、多元化發展的需求。

2.國家政策在戰略上的支持，使得大數據戰略的發展有了堅實的后盾支持。一方面，工信部表示將和有關部門加強協同，積極營造良好的環境，推動應用和產業相互促進、良性發展，為我國大數據產業和大數據創新發展探索積累經驗。另一方面，在2015年5月26日，中共貴州省委副書記、省政府省長陳敏爾在峰會上透露，國家在制定大數據國家戰略及行動計劃。因此，我們在檔案管理工作之中，也應該積極響應國家戰略計劃，充分利用大數據的優勢，使得檔案管理工作更為先進和完善。

三、結語

隨著信息技術的發展，大數據時代已經到來。運用大數據進行檔案的管理，不僅是必要的，而且也得到了社會和國家的認可。在商業和國家政策上面，都對大數據的發展做出了很好地支持。在檔案管理工作之中，更要充分利用大數據背景之下的互聯網，充分打造網絡平臺，加強檔案管理的安全力度，逐漸建立起有效的檔案管理體系，使得檔案管理工作能夠充分運用大數據的優勢，取得新的發展，為我國教育、文化事業的發展做出更加積極的貢獻。

參考文獻：

[1]蔡利劍.大數據背景下的檔案管理問題研究[J].西北工業大學學報（社會科學版），2016，36（1）.

[2]傅笑然.大數據背景下高校教學檔案管理探析[J].高教學刊，2015，（19）.