檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與路徑思考

張萍

摘 要：檔案管理信息化是隨著現(xiàn)代社會飛速發(fā)展而慢慢普及應(yīng)用的現(xiàn)代化管理模式，要推動我國檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展就必須要進一步推進檔案信息化建設(shè)。唯有真正實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，才可以提升檔案材料的收集歸檔、開發(fā)利用工作效率，滿足檔案使用者的各種需要。下面筆者聯(lián)系自身實際工作，對檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和路徑展開了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；路徑

檔案信息化建設(shè)指的是借助于現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機技術(shù)，在檔案管理工作中依靠現(xiàn)代科學技術(shù)對檔案材料資源實施更加高效的收集歸檔和整理利用。從傳統(tǒng)的檔案實體管理工作朝著更加現(xiàn)代化的管理方式轉(zhuǎn)變，檔案信息化管理的操作基礎(chǔ)也是以過去實體檔案材料為依據(jù)，檔案信息化建設(shè)發(fā)展主要體現(xiàn)在檔案材料的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。

1 檔案信息化建設(shè)的重要意義

第一，檔案管理信息化建設(shè)和我國社會經(jīng)濟發(fā)展的客觀要求相適應(yīng)。對于我國經(jīng)濟發(fā)展的硬性需求，現(xiàn)代化信息技術(shù)因為自身所擁有的便捷高效等諸多優(yōu)勢，得到了非常廣泛的應(yīng)用，檔案管理工作的信息化建設(shè)也在各企事業(yè)單位中得以普及應(yīng)用。檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)階段已經(jīng)成為各企事業(yè)單位開展相關(guān)工作不可或缺的重要內(nèi)容，隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，讓傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著更大的挑戰(zhàn)。從整體上來說，推動檔案管理信息化建設(shè)符合我國社會經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展的整體趨勢。

第二，檔案管理信息化建設(shè)能夠有效推動我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在進入新時代之后我們迎來了信息爆炸的年代，面對海量的數(shù)據(jù)信息，如果不依靠現(xiàn)代化信息技術(shù)來促進檔案管理工作效率的不斷提高，則檔案管理工作部門會面對很大的挑戰(zhàn)和難題。唯有進一步促進檔案信息化建設(shè)，才可以確保國內(nèi)各個企事業(yè)單位各項工作的有序開展，才能夠保證我國檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

第三，檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代科技發(fā)展應(yīng)用的必然要求。檔案管理信息化建設(shè)是基于現(xiàn)代科學技術(shù)飛速發(fā)展的前提下得以實現(xiàn)的，從另一方面來說，信息化建設(shè)發(fā)展能夠直接反映出國內(nèi)各企事業(yè)單位實際經(jīng)營發(fā)展情況，能夠直接反映出我國的社會經(jīng)濟發(fā)展狀況。所以持續(xù)促進檔案管理的信息化建設(shè)工作，不斷健全檔案信息化管理制度，推進落實現(xiàn)代化檔案管理新模式，這是現(xiàn)代科學技術(shù)飛速發(fā)展的必然要求，反過來也能夠為現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來更大的動力。

2 檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

首先是檔案管理信息化建設(shè)工作沒有進行科學的規(guī)劃。這一問題主要表現(xiàn)在各地區(qū)各自為政的現(xiàn)象，沒有進行充分的溝通協(xié)調(diào)，特別是對于長期性整體性規(guī)劃上沒有制定清楚的目標。在檔案管理信息化過程中相應(yīng)規(guī)范標準不是非常完善，各個檔案館之間的數(shù)據(jù)標準和安全標準沒有統(tǒng)一，軟硬件設(shè)備不健全，這些問題都在很大程度上影響了檔案管理信息化建設(shè)工作，阻礙了檔案資源實際價值的發(fā)揮。

其次是現(xiàn)代化檔案管理人才相對缺乏。檔案管理工作信息化建設(shè)屬于長期性系統(tǒng)性的工程，要求更多的專業(yè)管理人員來開展相關(guān)工作。然而從當前的情況來看，大部分檔案管理人員依舊處于兼職狀態(tài)，其工作內(nèi)容相對繁瑣，導致其沒有足夠的時間來學習與了解信息化技術(shù)管理方法。檔案管理部門沒有重視引入現(xiàn)代化人才，加之一些優(yōu)秀人才的流失，進一步的阻礙了檔案信息化建設(shè)步伐[1]。

最后是檔案服務(wù)意識沒有樹立，服務(wù)方式相對滯后。檔案管理在過去的很長時期內(nèi)都處在一種封閉式的狀態(tài)下，檔案信息開發(fā)利用工作不是非常到位，服務(wù)意識沒有真正樹立。過去的檔案服務(wù)往往是等待使用者上門查詢，處于較為被動的狀態(tài)，在檔案管理中也常常出現(xiàn)重管理輕利用的問題，沒有樹立主動服務(wù)意識，這是阻礙檔案信息化建設(shè)發(fā)展的其中一個因素。

3 檔案信息化建設(shè)的路徑分析

（一）加強信息平臺建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)當要具備一整套相對完善的信息化平臺，這是有效實施信息化管理的前提，所以應(yīng)當盡快建立信息化平臺，結(jié)合單位內(nèi)部檔案管理各項工作的主要內(nèi)容、檔案管理基本流程和實際需要，科學設(shè)計平臺結(jié)構(gòu)，利用模塊化的設(shè)計來分別對應(yīng)檔案管理過程中的收集、整理、統(tǒng)計、利用等相關(guān)工作，保證信息化平臺的功能健全，從而幫助檔案管理工作效率的提升。同時，信息化平臺建設(shè)過程中要充分重視共享的問題，因此需要設(shè)計標準化的內(nèi)外訪問接口，便于使用者查詢和利用檔案材料。

（二）加強安全工作建設(shè)

加強安全工作建設(shè)通常來說必須要做好以下兩方面的工作：其一是加強環(huán)境安全建設(shè)工作，要保證檔案信息化管理平臺的相關(guān)軟硬件設(shè)備設(shè)施處在相對安全良好的環(huán)境下運行，避免讓其處于溫度濕度過高或容易出現(xiàn)火災(zāi)等意外事故的環(huán)境中；其二應(yīng)當做好網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)工作，借助于強化訪問管理、攻擊監(jiān)控、完善用戶認證體系，進一步確保各類檔案信息的安全性，避免外部不法入侵，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性、可控性。同時還應(yīng)當推廣落實備份制度，若原始檔案信息數(shù)據(jù)遭到損壞，能夠利用備份來及時恢復，降低損失，需要注意的是備份需要堅持異地備份[2]。

（三）加強設(shè)備設(shè)施建設(shè)

合理安排檔案管理經(jīng)費，強化設(shè)備設(shè)施建設(shè)，保證各項設(shè)備功能齊全，配置承載檔案信息系統(tǒng)的高性能服務(wù)器以及數(shù)據(jù)儲存器，營造一個良好的檔案信息存儲環(huán)境。促進檔案檢索功能的完善，讓其可以根據(jù)項目分類、功能、檔號以及密級實施更加簡便的檢索。同時需要配置各種復印機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，真正促進檔案管理工作效率的提升，為檔案材料的完全數(shù)字化帶來硬件保障。做好對相關(guān)管理系統(tǒng)的學習與開發(fā)，真正實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)管理的目標。

（四）加強人才隊伍建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)的推進，我們更應(yīng)當加強人才隊伍建設(shè)工作。檔案信息化管理工作效率和質(zhì)量并非是取決于檔案管理人員的數(shù)量，而應(yīng)當是檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)能力，因此新時期下檔案管理人員應(yīng)當擁有較好的政治素養(yǎng)與專業(yè)素質(zhì)，同時需要掌握和了解各種現(xiàn)代化知識技能，能夠靈活的應(yīng)用各種現(xiàn)代化的檔案管理方法，從而更好的適應(yīng)檔案信息化管理工作的實際需求。應(yīng)當定期開展業(yè)務(wù)培訓活動以及專業(yè)知識教育培訓，確保檔案管理工作人員可以了解各種現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的基本操作，能夠具備檔案保護技術(shù)學、檔案管理學等相關(guān)專業(yè)知識，努力更新自身知識結(jié)構(gòu)，爭做復合型人才，另外還需要擁有較好的職業(yè)道德素養(yǎng)以及改革創(chuàng)新能力[3]。

（五）加強標準體系建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)不單單是檔案資源的錄入、掃描以及網(wǎng)絡(luò)傳輸，各個工作流程都必須要建立對應(yīng)的標準，如此才可以避免由于管理工作不規(guī)范而產(chǎn)生的問題。因此我們必須要努力加強檔案信息化標準體系的建設(shè)工作，保證信息化條件下檔案管理工作能夠得以更加規(guī)范高效的實施。詳細來說，需要對檔案的歸檔、管理，檔案材料的標識、描述、轉(zhuǎn)化、存儲、查詢以及使用等相關(guān)流程制定出相對統(tǒng)一的技術(shù)標準，例如說音頻文件必須要根據(jù)統(tǒng)一格式實施轉(zhuǎn)化，確保檔案信息化管理能夠有章可循、有法可依，推進檔案信息化建設(shè)的標準化規(guī)范化發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作者應(yīng)當認識到，信息化建設(shè)屬于長期性的工程，在檔案管理信息化建設(shè)不斷推進中，應(yīng)當進一步提升自身的創(chuàng)新意識、服務(wù)意識和專業(yè)水平，進一步做好現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)工作，真正堅持把借助現(xiàn)代科學技術(shù)進步發(fā)展來推動我國檔案事業(yè)發(fā)展擺在重要位置，不斷提升檔案管理信息化建設(shè)水平，促進檔案管理效率和質(zhì)量的提升，保證檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻

[1]劉瑩瑩.檔案信息化建設(shè)與檔案管理研究[J].民營科技，2017，（04）：115.

[2]武玉瑩.檔案信息化建設(shè)途徑與實踐[J].蘭臺內(nèi)外，2017，（02）：33.

[3]夏旭.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的論述[J].經(jīng)營管理者，2017，（10）：256.