檔案信息化建設的現狀與路徑思考

張萍

摘 要：檔案管理信息化是隨著現代社會飛速發展而慢慢普及應用的現代化管理模式，要推動我國檔案事業的持續健康發展就必須要進一步推進檔案信息化建設。唯有真正實現檔案數字化管理，才可以提升檔案材料的收集歸檔、開發利用工作效率，滿足檔案使用者的各種需要。下面筆者聯系自身實際工作，對檔案信息化建設的現狀和路徑展開了分析。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；現狀；路徑

檔案信息化建設指的是借助于現代信息技術和計算機技術，在檔案管理工作中依靠現代科學技術對檔案材料資源實施更加高效的收集歸檔和整理利用。從傳統的檔案實體管理工作朝著更加現代化的管理方式轉變，檔案信息化管理的操作基礎也是以過去實體檔案材料為依據，檔案信息化建設發展主要體現在檔案材料的數字化與網絡化。

1 檔案信息化建設的重要意義

第一，檔案管理信息化建設和我國社會經濟發展的客觀要求相適應。對于我國經濟發展的硬性需求，現代化信息技術因為自身所擁有的便捷高效等諸多優勢，得到了非常廣泛的應用，檔案管理工作的信息化建設也在各企事業單位中得以普及應用。檔案管理信息化建設現階段已經成為各企事業單位開展相關工作不可或缺的重要內容，隨著計算機技術和信息技術的飛速發展，讓傳統的檔案管理工作面臨著更大的挑戰。從整體上來說，推動檔案管理信息化建設符合我國社會經濟建設發展的整體趨勢。

第二，檔案管理信息化建設能夠有效推動我國檔案事業的健康發展。在進入新時代之后我們迎來了信息爆炸的年代，面對海量的數據信息，如果不依靠現代化信息技術來促進檔案管理工作效率的不斷提高，則檔案管理工作部門會面對很大的挑戰和難題。唯有進一步促進檔案信息化建設，才可以確保國內各個企事業單位各項工作的有序開展，才能夠保證我國檔案事業的持續健康發展。

第三，檔案管理信息化建設是現代科技發展應用的必然要求。檔案管理信息化建設是基于現代科學技術飛速發展的前提下得以實現的，從另一方面來說，信息化建設發展能夠直接反映出國內各企事業單位實際經營發展情況，能夠直接反映出我國的社會經濟發展狀況。所以持續促進檔案管理的信息化建設工作，不斷健全檔案信息化管理制度，推進落實現代化檔案管理新模式，這是現代科學技術飛速發展的必然要求，反過來也能夠為現代科技的發展帶來更大的動力。

2 檔案信息化建設過程中存在的問題

首先是檔案管理信息化建設工作沒有進行科學的規劃。這一問題主要表現在各地區各自為政的現象，沒有進行充分的溝通協調，特別是對于長期性整體性規劃上沒有制定清楚的目標。在檔案管理信息化過程中相應規范標準不是非常完善，各個檔案館之間的數據標準和安全標準沒有統一，軟硬件設備不健全，這些問題都在很大程度上影響了檔案管理信息化建設工作，阻礙了檔案資源實際價值的發揮。

其次是現代化檔案管理人才相對缺乏。檔案管理工作信息化建設屬于長期性系統性的工程，要求更多的專業管理人員來開展相關工作。然而從當前的情況來看，大部分檔案管理人員依舊處于兼職狀態，其工作內容相對繁瑣，導致其沒有足夠的時間來學習與了解信息化技術管理方法。檔案管理部門沒有重視引入現代化人才，加之一些優秀人才的流失，進一步的阻礙了檔案信息化建設步伐[1]。

最后是檔案服務意識沒有樹立，服務方式相對滯后。檔案管理在過去的很長時期內都處在一種封閉式的狀態下，檔案信息開發利用工作不是非常到位，服務意識沒有真正樹立。過去的檔案服務往往是等待使用者上門查詢，處于較為被動的狀態，在檔案管理中也常常出現重管理輕利用的問題，沒有樹立主動服務意識，這是阻礙檔案信息化建設發展的其中一個因素。

3 檔案信息化建設的路徑分析

（一）加強信息平臺建設

檔案管理信息化建設應當要具備一整套相對完善的信息化平臺，這是有效實施信息化管理的前提，所以應當盡快建立信息化平臺，結合單位內部檔案管理各項工作的主要內容、檔案管理基本流程和實際需要，科學設計平臺結構，利用模塊化的設計來分別對應檔案管理過程中的收集、整理、統計、利用等相關工作，保證信息化平臺的功能健全，從而幫助檔案管理工作效率的提升。同時，信息化平臺建設過程中要充分重視共享的問題，因此需要設計標準化的內外訪問接口，便于使用者查詢和利用檔案材料。

（二）加強安全工作建設

加強安全工作建設通常來說必須要做好以下兩方面的工作：其一是加強環境安全建設工作，要保證檔案信息化管理平臺的相關軟硬件設備設施處在相對安全良好的環境下運行，避免讓其處于溫度濕度過高或容易出現火災等意外事故的環境中；其二應當做好網絡安全建設工作，借助于強化訪問管理、攻擊監控、完善用戶認證體系，進一步確保各類檔案信息的安全性，避免外部不法入侵，保證檔案數據的完整性、可控性。同時還應當推廣落實備份制度，若原始檔案信息數據遭到損壞，能夠利用備份來及時恢復，降低損失，需要注意的是備份需要堅持異地備份[2]。

（三）加強設備設施建設

合理安排檔案管理經費，強化設備設施建設，保證各項設備功能齊全，配置承載檔案信息系統的高性能服務器以及數據儲存器，營造一個良好的檔案信息存儲環境。促進檔案檢索功能的完善，讓其可以根據項目分類、功能、檔號以及密級實施更加簡便的檢索。同時需要配置各種復印機、掃描儀等現代化設備，真正促進檔案管理工作效率的提升，為檔案材料的完全數字化帶來硬件保障。做好對相關管理系統的學習與開發，真正實現檔案信息化建設管理的目標。

（四）加強人才隊伍建設

檔案管理信息化建設的推進，我們更應當加強人才隊伍建設工作。檔案信息化管理工作效率和質量并非是取決于檔案管理人員的數量，而應當是檔案管理者的專業素質能力，因此新時期下檔案管理人員應當擁有較好的政治素養與專業素質，同時需要掌握和了解各種現代化知識技能，能夠靈活的應用各種現代化的檔案管理方法，從而更好的適應檔案信息化管理工作的實際需求。應當定期開展業務培訓活動以及專業知識教育培訓，確保檔案管理工作人員可以了解各種現代化管理系統的基本操作，能夠具備檔案保護技術學、檔案管理學等相關專業知識，努力更新自身知識結構，爭做復合型人才，另外還需要擁有較好的職業道德素養以及改革創新能力[3]。

（五）加強標準體系建設

檔案管理信息化建設不單單是檔案資源的錄入、掃描以及網絡傳輸，各個工作流程都必須要建立對應的標準，如此才可以避免由于管理工作不規范而產生的問題。因此我們必須要努力加強檔案信息化標準體系的建設工作，保證信息化條件下檔案管理工作能夠得以更加規范高效的實施。詳細來說，需要對檔案的歸檔、管理，檔案材料的標識、描述、轉化、存儲、查詢以及使用等相關流程制定出相對統一的技術標準，例如說音頻文件必須要根據統一格式實施轉化，確保檔案信息化管理能夠有章可循、有法可依，推進檔案信息化建設的標準化規范化發展。

4 結語

綜上所述，檔案管理工作者應當認識到，信息化建設屬于長期性的工程，在檔案管理信息化建設不斷推進中，應當進一步提升自身的創新意識、服務意識和專業水平，進一步做好現代化檔案管理人才的培養工作，真正堅持把借助現代科學技術進步發展來推動我國檔案事業發展擺在重要位置，不斷提升檔案管理信息化建設水平，促進檔案管理效率和質量的提升，保證檔案事業的持續健康發展。

參考文獻

[1]劉瑩瑩.檔案信息化建設與檔案管理研究[J].民營科技，2017，（04）：115.

[2]武玉瑩.檔案信息化建設途徑與實踐[J].蘭臺內外，2017，（02）：33.

[3]夏旭.檔案信息化建設與檔案管理的論述[J].經營管理者，2017，（10）：256.