關(guān)于現(xiàn)代檔案管理模式的幾點思考

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)快速的發(fā)展，在現(xiàn)代檔案管理模式的建設(shè)中，如何構(gòu)建提升檔案管理效率成為了檔案管理人員最關(guān)心的一個問題。因為現(xiàn)代化的檔案管理模式構(gòu)建不僅要根據(jù)信息技術(shù)來建立多元化的檔案管理體系，還要在檔案工作中轉(zhuǎn)變工作思路，將創(chuàng)新性工作方法融入到檔案服務(wù)當(dāng)中，全面提升檔案管理效率。鑒于此，本文就現(xiàn)代檔案管理模式的構(gòu)建方法進(jìn)行詳細(xì)分析，并提出相應(yīng)思路，以供讀者借鑒。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理；管理模式；建設(shè)方法；問題研究

1 建立檔案信息甄別體系提升檔案管理質(zhì)量

在現(xiàn)在的檔案管理模式建設(shè)的過程中，要想充分提升檔案管理效率，就要借助計算機(jī)技術(shù)來建立完善的檔案信息甄別體系。因為檔案作為有機(jī)的信息記錄載體，不僅要滿足使用者實時信息查詢的需要，還需要根據(jù)使用者的信息查詢模式，來建立甄別化的信息使用體系。因為不同的單位和個人對于檔案信息的使用范圍和使用要求是不同的，不僅要求檔案信息能夠?qū)崟r共享，也要求檔案信息要準(zhǔn)確無誤，能夠最大程度上滿足其使用需求。仔細(xì)分析其原因，我們不難發(fā)現(xiàn)檔案管理在信息化和現(xiàn)代化建設(shè)方面，還存在著很大的缺陷，首先對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，保存紙質(zhì)檔案不僅要求蓋單位專用章，而且還要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字認(rèn)證以此來確保檔案信息的真實性和可靠性，但伴隨著檔案信息化建設(shè)，計算機(jī)系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行集中管理，這樣就使得檔案信息具有可復(fù)制性和可更改性，無法從根本上來保證檔案信息的真實可靠。所以依據(jù)計算機(jī)技術(shù)來建立檔案信息甄別體系對于提升檔案信息的真實性，保障檔案信息系統(tǒng)的安全有著重要的作用。因為檔案信息甄別體系的建立，不僅能準(zhǔn)確識別虛假和錯誤的檔案信息，還能對數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的檔案信息進(jìn)行有效的篩選，從根本上杜絕虛假信息的入庫，最大程度上提升檔案信息的使用效率。

2 強化檔案信息管理力度

推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，就強化檔案管理力度。因為在信息技術(shù)的帶領(lǐng)下，社會信息資源總量在快速擴(kuò)大，各種各樣的信息資源充斥在各個領(lǐng)域中，這就給檔案信息收集帶來了較大的挑戰(zhàn)。因為檔案信息的收集不僅影響著檔案管理機(jī)制能否正常運轉(zhuǎn)，還影響著檔案信息的原始數(shù)據(jù)能不能進(jìn)行分類整理，有效存檔。所以在現(xiàn)代化的檔案管理過程中就要強化檔案信息管理制度的建設(shè)，通過對各種檔案信息進(jìn)行有效規(guī)范，來提升當(dāng)然信息的質(zhì)量，充分滿足社會各領(lǐng)域?qū)n案信息查詢的需要。當(dāng)然強化檔案信息管理力度要注重將社會效益和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行有機(jī)的整合，形成優(yōu)化的檔案管理模式，充分踐行檔案管理原則，依據(jù)信息技術(shù)要求，形成集中化，差異化的信息管理制度，最大化的提升檔案管理效率。

3 提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，除了要滿足檔案信息化建設(shè)的需求之外，還要提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，組織多種培訓(xùn)活動，來提升檔案管理人員的管理意識，能夠讓檔案管理人員學(xué)會用專業(yè)方法對信息化檔案管理體系進(jìn)行有效的操作，能夠通過計算機(jī)系統(tǒng)對各種檔案信息進(jìn)行分類和歸檔，結(jié)合不同的檔案信息資源，搭配不同的資源管理模式來完善檔案信息一體化建設(shè)。同時加強檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，也要注重培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識，能夠讓檔案管理人員根據(jù)社會各領(lǐng)域?qū)n案信息的要求為檔案信息需求者提供準(zhǔn)確有效的查詢服務(wù)，增強檔案信息的使用效率。

4 推進(jìn)檔案信息傳播機(jī)制的構(gòu)建

現(xiàn)代化的檔案管理模式不僅要求檔案信息要能夠有效的存儲、快速的查詢，還要求檔案信息能夠根據(jù)使用者的要求快速的進(jìn)行匹配，及時準(zhǔn)確的為信息使用者提供高質(zhì)量的檔案信息。所以在檔案信息化建設(shè)的過程中建設(shè)者就要根據(jù)計算機(jī)信息及時傳播的特點來建立與檔案信息能高度對接的資源匹配模式，在充分滿足檔案管理體系建設(shè)的同時，建設(shè)符合于信息交互傳播的信息共享機(jī)制，讓使用者能夠隨時隨地的享受到優(yōu)質(zhì)的檔案信息，便捷的查詢信息。當(dāng)然在基于信息傳播條件下的檔案信息使用不僅要根據(jù)信息的使用頻率，使用范圍、使用效果對檔案信息交互機(jī)制進(jìn)行科學(xué)性的評估，考慮到環(huán)境的影響，讓檔案信息交互機(jī)制能夠在各種條件下進(jìn)行有效的信息傳播。

5 檔案信息綜合服務(wù)體系的建立

從目前檔案管理的發(fā)展態(tài)勢來看，大多數(shù)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)都沒有完整的檔案信息服務(wù)模式來滿足各個單位檔案信息查詢的需要。所以在當(dāng)前檔案信息服務(wù)的過程中，如何構(gòu)建高標(biāo)準(zhǔn)、高效率的檔案服務(wù)模式就成為檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要一環(huán)，這就要求建設(shè)者在信息化檔案服務(wù)模式構(gòu)建的過程中要考慮如何最大程度上的加強檔案信息的交互效率，如何克服阻礙因素，建立高效率的互聯(lián)網(wǎng)傳輸平臺來保障檔案信息的高效率，高價值傳播，幫助各個領(lǐng)域的進(jìn)行有效的信息共享。同時，檔案信息服務(wù)體系的建設(shè)還要著重考慮其信息化平臺的建設(shè)，就是如何依據(jù)信息環(huán)境基礎(chǔ)，如何根據(jù)信息價值的不同，對各種檔案信息進(jìn)行有效的分類，如何快速的找出檔案信息的傳輸節(jié)點，找到信息的價值，快速有效的傳播信息，完善信息服務(wù)模式，通過對檔案信息的及時存儲及有效傳播來幫助檔案信息及時快速的傳遞，提升檔案服務(wù)的效率。

6 檔案信息綜合服務(wù)平臺的開發(fā)

伴隨著社會信息資源總量的擴(kuò)大，在現(xiàn)代的檔案信息服務(wù)的過程中除了要建綜合性的信息服務(wù)體系來滿足社會各領(lǐng)域的信息查詢需求之外，建設(shè)者還要依據(jù)信息技術(shù)來建立檔案信息綜合服務(wù)平臺來保障檔案信息的交互共享。檔案信息服務(wù)平臺的建設(shè)要依據(jù)信息技術(shù)規(guī)范來開發(fā)相應(yīng)的網(wǎng)站、移動客戶端、微網(wǎng)來將各種檔案信息資源進(jìn)行有效整合，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理統(tǒng)籌搭配到相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行存儲和備份，并建立安全密鑰來保障數(shù)據(jù)庫的安全。同時，檔案數(shù)據(jù)綜合服務(wù)平臺的建設(shè)還要有針對性的方法來滿足現(xiàn)實信息使用和查詢的需求之外，還要從信息檔案的獲取渠道對檔案信息進(jìn)行詳細(xì)的分類，一方面是便于查詢，一方面是保障檔案信息的有效性，確保檔案信息能在較大的時間和空間范圍內(nèi)進(jìn)行有效的傳遞，保障檔案信息的真實可靠。當(dāng)然從數(shù)據(jù)角度來說，檔案信息綜合服務(wù)平臺的建設(shè)還要對使用者的檔案信息查詢頻率和信息獲取頻率對檔案數(shù)據(jù)的使用幅度進(jìn)行精準(zhǔn)測算，根據(jù)不同使用者的信息搜索偏好建立高效率的信息交互機(jī)制，在充分保障檔案信息資源高度整合的前提下來保障檔案信息的合理獲取和使用，充分滿足檔案信息的價值傳播性和信息交互性，建立完善的檔案信息綜合服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案信息的大數(shù)據(jù)處理。

7 結(jié)語

根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理模式推進(jìn)檔案信息化建設(shè)就要從檔案信息的獲取角度和搜集渠道來規(guī)范檔案信息使用模式，建立從信息搜集、信息獲取、信息使用的全方位管理體系，依據(jù)檔案信息交互的特點建立檔案共享平臺來提升其使用效率，根據(jù)社會不同領(lǐng)域的信息使用需求來整合檔案資源，促進(jìn)檔案信息化管理模式的形成。

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作者簡介

汪源（1984-），天津，天津市南開區(qū)王頂?shù)提t(yī)院。