《外貿(mào)英語函電》教學(xué)實(shí)踐初探

段志勇

摘要：自從中國加入WTO之后，進(jìn)出口貿(mào)易呈現(xiàn)加速增長。作為進(jìn)出口貿(mào)易雙方溝通交流，聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)的手段，外貿(mào)函電的作用也日益凸顯。能夠正確進(jìn)行外貿(mào)英語函電的寫作也成為許多大學(xué)生的重要技能。本文就外貿(mào)英語函電的教學(xué)方法和實(shí)踐內(nèi)容進(jìn)行了初步的探討。

關(guān)鍵詞：外貿(mào)英語；函電；教學(xué)實(shí)踐

中圖分類號(hào)：G642.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2017）31-0140-02

外貿(mào)函電屬于專門用途英語，它有著自身的語言特點(diǎn)。它應(yīng)該易讀并容易理解，友好而禮貌。好的外貿(mào)信函有以下幾個(gè)特點(diǎn)。首先是考慮周到。你寫的信必須要給人留下好印象，努力把自己放到收信人的位置考慮他的不同愿望、需要、興趣和困難。第二是準(zhǔn)確。準(zhǔn)確不僅意味著用正確的語法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、詞語的拼寫進(jìn)行合適的表達(dá)，還要用有助于達(dá)到目的的合適的語氣。外貿(mào)信函必須要有真實(shí)的信息和準(zhǔn)確的數(shù)字，因?yàn)樗鼈兩婕百I賣雙方的權(quán)利、責(zé)任和利益。第三是完整。只有在包括了所有必要的信息后一封外貿(mào)函電才是成功的，才能起到它應(yīng)起的作用。所以在寫作時(shí)要確保所有的事項(xiàng)都被談到，所有的問題都得到了解答。不完整不僅意味著不禮貌，而且會(huì)導(dǎo)致收信人對(duì)你留下不利的印象。第四是具體。信函的內(nèi)容應(yīng)該是具體、明確而不是抽象、籠統(tǒng)。特別是要求做出具體答復(fù)的信函，例如報(bào)盤等，更要強(qiáng)調(diào)具體明確。第五是簡潔。簡潔意味著信息被簡短地表達(dá)出來而又不犧牲清晰和禮貌。為了使信函簡潔，就要努力使句子簡短，避免啰嗦冗長的語言，并消除過多的細(xì)節(jié)。第六是清楚。你必須清楚地表達(dá)自己，確保信息確切地傳達(dá)了你想說的話，不會(huì)造成誤解。第七是禮貌。禮貌在外貿(mào)信函寫作中起著重要作用，它有助于增強(qiáng)已有的并建立新的商務(wù)聯(lián)系。禮貌意味著在信函中巧妙地表示出友誼、欣賞、禮貌、理解和尊敬。

外貿(mào)函電的格式與構(gòu)成和生活信件有明顯的差異。它的書寫格式主要有退格式、齊頭式和混合式。退格式是把信頭、日期行、恭敬結(jié)束語及簽名靠右寫，正文部分每一段的首行首字向右退三到五個(gè)字母。齊頭式則除了信頭外其他部分都是左對(duì)齊。混合式也稱半齊頭式，使用這種格式時(shí)，只是日期、恭敬結(jié)束語及簽名寫在紙張的右方，其他所有都從左邊頂格寫。外貿(mào)函電主要由信頭、日期行、參考編號(hào)、信內(nèi)地址、尊敬稱呼語、主題行、正文、恭敬結(jié)束語、簽名、附件等組成。信頭通常印在公司專用信紙的頂部中央或靠右邊的位置，信頭中主要包括寄信人自己的姓名、稱呼、職位頭銜、公司名稱、公司地址，有時(shí)還會(huì)有其他聯(lián)系方式，如電話、傳真、電子郵件地址等。信頭下面是日期行。日期的寫法有英式和美式之分。英式的寫法把日期寫作月份之前，如：25 June，2010。美式的寫法則把月份寫在日期的前面，如：June 25，2010。參考編號(hào)通常放在信內(nèi)地址的上方，有對(duì)方參考編號(hào)和己方參考編號(hào)，主要是便于雙方把和一筆生意或業(yè)務(wù)有關(guān)的來往信件、傳真等文件進(jìn)行歸檔，便于今后查閱。參考編號(hào)下面是信內(nèi)地址。它的作用主要是因?yàn)樵诠局杏袝r(shí)要同時(shí)寫好多個(gè)信封和信件，有信內(nèi)地址可防止把信裝進(jìn)錯(cuò)誤的信封。它包括收信人的姓名、職位頭銜、公司名稱和地址。尊敬稱呼語在信內(nèi)地址的下方，從左邊頂格寫，其后常用逗號(hào)。接下來是信的正文部分，在正文部分的上方通常還有主題行。主題行是將信的主旨或?qū)懶诺脑驑?biāo)示在正文上方，以便收信人能快速了解信的主要內(nèi)容，也是為了便于歸檔或以后查閱。正文之后是恭敬結(jié)束語，恭敬結(jié)束語的使用通常和尊敬稱呼語相對(duì)應(yīng)。在恭敬結(jié)束語下面要有寫信人的手寫簽名，讓人感到親切和正式，通常要把名和姓都寫出來。手寫簽名下面還要有一個(gè)相同的打印的簽名，以免收信人回信時(shí)通過手寫簽名不能正確辨別、書寫寫信人的姓名。在打印簽名下面還有寫信人的職位頭銜，也是為了方便收信人書寫。當(dāng)隨信有附件時(shí)要在職位頭銜下面注明附件。常用縮寫形式Enc.或Encl.。如果附件超過一份還應(yīng)注明份數(shù)，如：Encl.（2）。如果附件是其他文件有時(shí)會(huì)具體指出文件類別，如：Enc.2 copies of the Bills of Lading。

外貿(mào)函電是一門具有較強(qiáng)實(shí)用性的課程，通過對(duì)外貿(mào)業(yè)務(wù)過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)（建立業(yè)務(wù)關(guān)系、詢盤、報(bào)盤、還盤、訂單、支付、開立和修改信用證、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、投訴和理賠）往來函電的學(xué)習(xí)，讓學(xué)生掌握外貿(mào)函電的寫作技巧。下面我們就著重講一講撰寫各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)信函的寫作內(nèi)容和方法。

建立業(yè)務(wù)關(guān)系是開展國際貿(mào)易的最基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，即交易雙方結(jié)識(shí)對(duì)方，并說明我方建立業(yè)務(wù)關(guān)系之意圖的過程。要想建交，首先必須獲取客戶信息。獲取客戶信息的渠道，如通過銀行、商會(huì)、企業(yè)名錄、駐外機(jī)構(gòu)、廣告等，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)查詢一些公司的信息。建交函應(yīng)遵循以下基本結(jié)構(gòu)：第一段是告訴對(duì)方我方如何獲知對(duì)方名址和經(jīng)營范圍；第二段先表明與對(duì)方建交和開展貿(mào)易的意圖，再對(duì)我公司規(guī)模、經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營品種加以概略介紹；第三段邀請對(duì)方就具體一種商品提出具體要求，可要求附寄公司簡介、商品目錄、價(jià)目表和小冊子；第四段以盼早日回復(fù)。

詢盤是交易一方欲購買或出售某種商品，問另一方發(fā)出的探詢買賣該商品及有關(guān)交易條件的一種表示。具體詢函的寫作步驟如下：第一段說明想要購買的貨物；第二段請求對(duì)方寄送有關(guān)該商品的目錄、價(jià)格或樣品；第三段詢問對(duì)方所能提供的折扣，你方所能接受的支付條件和期望的交貨時(shí)間；第四段以盼早復(fù)收尾。回復(fù)詢函的基本框架如下：第一段感謝對(duì)方的詢盤；第二段提供所有對(duì)方要求的信息，需要的話可以附寄一些必要的材料；第三段表達(dá)早日收到對(duì)方訂單的期盼。

交易的一方向另一方提出買或賣某項(xiàng)商品的各種交易條件并愿意按所提出的條件與對(duì)方達(dá)成交易，這種口頭的或書面的表示即稱之為報(bào)盤。報(bào)盤的基本框架是：第一段如果對(duì)方有詢函，對(duì)其詢函表示感謝；第二段清楚地說明商品名稱、質(zhì)量、數(shù)量和規(guī)格；第三段說明包裝、裝運(yùn)期、價(jià)格、付款條件、折扣和傭金等；第四段希望收到對(duì)方訂單。還盤就是部分或全部拒絕出口商原來的報(bào)盤。還盤信函的基本框架是：第一段感謝報(bào)盤人的報(bào)盤；第二段對(duì)自己不能接受報(bào)盤表示遺憾并給出理由；第三段對(duì)原報(bào)盤作出具體的建議或修改；第四段希望自己的還盤會(huì)被接受。

當(dāng)出口商的報(bào)盤是可以接受的，進(jìn)口商會(huì)給出口商寫一封信表明準(zhǔn)備好下訂單。下訂單的信函經(jīng)常包括如下內(nèi)容：第一段感謝出口商的報(bào)盤；第二段說明你已經(jīng)準(zhǔn)備向出口商訂購特定商品；第三段對(duì)所需的商品及交易條件作準(zhǔn)確而全面的描述，比如商品名稱、規(guī)格、貨號(hào)、顏色、尺寸、數(shù)量、價(jià)格、包裝、裝運(yùn)期、付款條件；第四段表達(dá)希望對(duì)方順利執(zhí)行訂單的要求。如果出口商同意進(jìn)口商要求的所有條件并且能供應(yīng)所訂購的商品，它應(yīng)該盡快寄一封確認(rèn)進(jìn)口商訂單的信函，并包括以下內(nèi)容：第一段確認(rèn)收到對(duì)方訂單并表示感謝；第二段重述訂單內(nèi)容；第三段向進(jìn)口商保證你會(huì)迅速且認(rèn)真地處理訂單，希望對(duì)方以后繼續(xù)訂貨；第四段提供進(jìn)口商可能感興趣的其他產(chǎn)品的信息；最后附寄你方銷售確認(rèn)書一式兩份供對(duì)方會(huì)簽。

對(duì)于其他交易環(huán)節(jié)函電的寫作我們只做一下簡述。談判付款條件的信函包括以下內(nèi)容：第一段提到以前的來信或相關(guān)的訂單或合同；第二段關(guān)于付款條件提出你的觀點(diǎn)；第三段給出你的理由；第四段希望收信人接受你建議的付款條件。催促開立信用證的信函內(nèi)容如下：第一段提及收信人的訂單或你方銷售合同；第二段禮貌地提醒收信人開立相關(guān)信用證并給出理由；第三段希望早日收到相關(guān)信用證。裝運(yùn)指示的信函內(nèi)容如下：第一段提及訂單或合同項(xiàng)下的貨物；第二段建議具體的裝運(yùn)要求，例如船名、出發(fā)日期、包裝、嘜頭等；第三段希望早日收到出口商的裝船通知。要求出口商投保的信函包括如下內(nèi)容：第一段提及訂單或銷售合同項(xiàng)下的貨物；第二段要求收信人為貨物投保，清楚地指出保險(xiǎn)類別、金額、保險(xiǎn)期限等；第三段說明保費(fèi)的支付方式；第四段希望收信人給予合作。投訴或索賠的信函內(nèi)容如下：第一段清楚地指出你所投訴或索賠的貨物，例如訂單號(hào)或合同號(hào)，商品名稱；第二段盡可能具體地說明問題，例如產(chǎn)生的不便或麻煩和你遭受的損失；第三段清楚地說明你的要求。

以上是我對(duì)外貿(mào)英語函電教學(xué)實(shí)踐的初步探討，有不足之處請大家批評(píng)指正。

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