《外貿英語函電》教學實踐初探

段志勇

摘要：自從中國加入WTO之后，進出口貿易呈現加速增長。作為進出口貿易雙方溝通交流，聯絡業務的手段，外貿函電的作用也日益凸顯。能夠正確進行外貿英語函電的寫作也成為許多大學生的重要技能。本文就外貿英語函電的教學方法和實踐內容進行了初步的探討。

關鍵詞：外貿英語；函電；教學實踐

中圖分類號：G642.3 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）31-0140-02

外貿函電屬于專門用途英語，它有著自身的語言特點。它應該易讀并容易理解，友好而禮貌。好的外貿信函有以下幾個特點。首先是考慮周到。你寫的信必須要給人留下好印象，努力把自己放到收信人的位置考慮他的不同愿望、需要、興趣和困難。第二是準確。準確不僅意味著用正確的語法、標點符號、詞語的拼寫進行合適的表達，還要用有助于達到目的的合適的語氣。外貿信函必須要有真實的信息和準確的數字，因為它們涉及買賣雙方的權利、責任和利益。第三是完整。只有在包括了所有必要的信息后一封外貿函電才是成功的，才能起到它應起的作用。所以在寫作時要確保所有的事項都被談到，所有的問題都得到了解答。不完整不僅意味著不禮貌，而且會導致收信人對你留下不利的印象。第四是具體。信函的內容應該是具體、明確而不是抽象、籠統。特別是要求做出具體答復的信函，例如報盤等，更要強調具體明確。第五是簡潔。簡潔意味著信息被簡短地表達出來而又不犧牲清晰和禮貌。為了使信函簡潔，就要努力使句子簡短，避免啰嗦冗長的語言，并消除過多的細節。第六是清楚。你必須清楚地表達自己，確保信息確切地傳達了你想說的話，不會造成誤解。第七是禮貌。禮貌在外貿信函寫作中起著重要作用，它有助于增強已有的并建立新的商務聯系。禮貌意味著在信函中巧妙地表示出友誼、欣賞、禮貌、理解和尊敬。

外貿函電的格式與構成和生活信件有明顯的差異。它的書寫格式主要有退格式、齊頭式和混合式。退格式是把信頭、日期行、恭敬結束語及簽名靠右寫，正文部分每一段的首行首字向右退三到五個字母。齊頭式則除了信頭外其他部分都是左對齊。混合式也稱半齊頭式，使用這種格式時，只是日期、恭敬結束語及簽名寫在紙張的右方，其他所有都從左邊頂格寫。外貿函電主要由信頭、日期行、參考編號、信內地址、尊敬稱呼語、主題行、正文、恭敬結束語、簽名、附件等組成。信頭通常印在公司專用信紙的頂部中央或靠右邊的位置，信頭中主要包括寄信人自己的姓名、稱呼、職位頭銜、公司名稱、公司地址，有時還會有其他聯系方式，如電話、傳真、電子郵件地址等。信頭下面是日期行。日期的寫法有英式和美式之分。英式的寫法把日期寫作月份之前，如：25 June，2010。美式的寫法則把月份寫在日期的前面，如：June 25，2010。參考編號通常放在信內地址的上方，有對方參考編號和己方參考編號，主要是便于雙方把和一筆生意或業務有關的來往信件、傳真等文件進行歸檔，便于今后查閱。參考編號下面是信內地址。它的作用主要是因為在公司中有時要同時寫好多個信封和信件，有信內地址可防止把信裝進錯誤的信封。它包括收信人的姓名、職位頭銜、公司名稱和地址。尊敬稱呼語在信內地址的下方，從左邊頂格寫，其后常用逗號。接下來是信的正文部分，在正文部分的上方通常還有主題行。主題行是將信的主旨或寫信的原因標示在正文上方，以便收信人能快速了解信的主要內容，也是為了便于歸檔或以后查閱。正文之后是恭敬結束語，恭敬結束語的使用通常和尊敬稱呼語相對應。在恭敬結束語下面要有寫信人的手寫簽名，讓人感到親切和正式，通常要把名和姓都寫出來。手寫簽名下面還要有一個相同的打印的簽名，以免收信人回信時通過手寫簽名不能正確辨別、書寫寫信人的姓名。在打印簽名下面還有寫信人的職位頭銜，也是為了方便收信人書寫。當隨信有附件時要在職位頭銜下面注明附件。常用縮寫形式Enc.或Encl.。如果附件超過一份還應注明份數，如：Encl.（2）。如果附件是其他文件有時會具體指出文件類別，如：Enc.2 copies of the Bills of Lading。

外貿函電是一門具有較強實用性的課程，通過對外貿業務過程中的各個環節（建立業務關系、詢盤、報盤、還盤、訂單、支付、開立和修改信用證、運輸、保險、投訴和理賠）往來函電的學習，讓學生掌握外貿函電的寫作技巧。下面我們就著重講一講撰寫各個業務環節信函的寫作內容和方法。

建立業務關系是開展國際貿易的最基礎環節，即交易雙方結識對方，并說明我方建立業務關系之意圖的過程。要想建交，首先必須獲取客戶信息。獲取客戶信息的渠道，如通過銀行、商會、企業名錄、駐外機構、廣告等，也可以通過互聯網查詢一些公司的信息。建交函應遵循以下基本結構：第一段是告訴對方我方如何獲知對方名址和經營范圍；第二段先表明與對方建交和開展貿易的意圖，再對我公司規模、經驗、業務范圍、經營品種加以概略介紹；第三段邀請對方就具體一種商品提出具體要求，可要求附寄公司簡介、商品目錄、價目表和小冊子；第四段以盼早日回復。

詢盤是交易一方欲購買或出售某種商品，問另一方發出的探詢買賣該商品及有關交易條件的一種表示。具體詢函的寫作步驟如下：第一段說明想要購買的貨物；第二段請求對方寄送有關該商品的目錄、價格或樣品；第三段詢問對方所能提供的折扣，你方所能接受的支付條件和期望的交貨時間；第四段以盼早復收尾。回復詢函的基本框架如下：第一段感謝對方的詢盤；第二段提供所有對方要求的信息，需要的話可以附寄一些必要的材料；第三段表達早日收到對方訂單的期盼。

交易的一方向另一方提出買或賣某項商品的各種交易條件并愿意按所提出的條件與對方達成交易，這種口頭的或書面的表示即稱之為報盤。報盤的基本框架是：第一段如果對方有詢函，對其詢函表示感謝；第二段清楚地說明商品名稱、質量、數量和規格；第三段說明包裝、裝運期、價格、付款條件、折扣和傭金等；第四段希望收到對方訂單。還盤就是部分或全部拒絕出口商原來的報盤。還盤信函的基本框架是：第一段感謝報盤人的報盤；第二段對自己不能接受報盤表示遺憾并給出理由；第三段對原報盤作出具體的建議或修改；第四段希望自己的還盤會被接受。

當出口商的報盤是可以接受的，進口商會給出口商寫一封信表明準備好下訂單。下訂單的信函經常包括如下內容：第一段感謝出口商的報盤；第二段說明你已經準備向出口商訂購特定商品；第三段對所需的商品及交易條件作準確而全面的描述，比如商品名稱、規格、貨號、顏色、尺寸、數量、價格、包裝、裝運期、付款條件；第四段表達希望對方順利執行訂單的要求。如果出口商同意進口商要求的所有條件并且能供應所訂購的商品，它應該盡快寄一封確認進口商訂單的信函，并包括以下內容：第一段確認收到對方訂單并表示感謝；第二段重述訂單內容；第三段向進口商保證你會迅速且認真地處理訂單，希望對方以后繼續訂貨；第四段提供進口商可能感興趣的其他產品的信息；最后附寄你方銷售確認書一式兩份供對方會簽。

對于其他交易環節函電的寫作我們只做一下簡述。談判付款條件的信函包括以下內容：第一段提到以前的來信或相關的訂單或合同；第二段關于付款條件提出你的觀點；第三段給出你的理由；第四段希望收信人接受你建議的付款條件。催促開立信用證的信函內容如下：第一段提及收信人的訂單或你方銷售合同；第二段禮貌地提醒收信人開立相關信用證并給出理由；第三段希望早日收到相關信用證。裝運指示的信函內容如下：第一段提及訂單或合同項下的貨物；第二段建議具體的裝運要求，例如船名、出發日期、包裝、嘜頭等；第三段希望早日收到出口商的裝船通知。要求出口商投保的信函包括如下內容：第一段提及訂單或銷售合同項下的貨物；第二段要求收信人為貨物投保，清楚地指出保險類別、金額、保險期限等；第三段說明保費的支付方式；第四段希望收信人給予合作。投訴或索賠的信函內容如下：第一段清楚地指出你所投訴或索賠的貨物，例如訂單號或合同號，商品名稱；第二段盡可能具體地說明問題，例如產生的不便或麻煩和你遭受的損失；第三段清楚地說明你的要求。

以上是我對外貿英語函電教學實踐的初步探討，有不足之處請大家批評指正。

參考文獻：

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