淺析如何強化公文管理信息化建設

邊琳娜　陸中平

摘 要：近年來隨著我國企業管理不斷創新，各種新技術在企業管理中的應用越來越廣泛，企業公文資料管理對于企業各種業務的開展具有十分重要的意義，可以為企業管理者進行決策提供充分的資料。在企業公文管理過程中也應該要積極加強對信息化技術手段的應用，以此提高企業公文管理水平。本文結合多年工作經驗，對企業公文管理信息化建設工作進行分析和探討，旨在提高企業公文管理水平。

關鍵詞：企業管理 公文管理 信息化 問題 對策

中圖分類號：TP391 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）08-00-02

引言

公文是企事業單位或者組織機構在發展過程中形成的各種文件，是按照特定的體式、經過一定的處理程序形成并且加以使用的書面材料，利用公文傳遞政策命令以及處理公務，保證各項事業協調發展是企事業單位和機構正常運行的基礎。對于企業發展而言，公文反映了企業的發展情況，公文管理指的是公文在形成、運轉、傳遞、存貯到轉換為檔案或銷毀的一個過程，公文管理對于企業的發展具有十分重要的意義，是企業發展過程中的指導性文件，具有權威性、時效性、規范性。提高公文管理質量是企業辦公室事務管理中的重要環節，科學合理的公文管理，可以為企業提供更多的研究資料，加強企業對發展過程中的各種問題的研究，從而不斷提高企業生產水平和經營管理水平。例如神華準能集團有限責任公司在發展過程中業務范圍不斷拓展，當前主營業務有煤炭開采、坑口發電、鐵路運輸，而且還不斷開發粉煤灰提取氧化鋁項目，企業業務不斷拓展，基建過程中產生的公文也越來越多，涉及項目建設、生產管理、人員管理等多個方面。新時期必須要加強對公文管理工作的重視，尤其是要加強公文管理工作制度的完善，借助信息化技術手段，確保公文管理工作實現規范化發展，為企業創新發展提供更多依據和資料。

一、公文管理工作的要求

1.注重時效性

公文是企業發展過程中產生的各種書面文件，對于企業的發展具有一定的指導意義，也能為企業管理者的決策提供充足的依據，因此，公文必須要具備一定的實效性，必須要與當前企業發展狀況保持一致，才能真正服務于企業。每一份公文在形成、傳閱、辦理及存儲的過程中都有特定的時效限制，如果公文管理人員對時間觀念把握不到位，則很容易導致公文材料的形成與企業的各項經營活動步調不一致，出現滯后，會影響到公文的質量以及公文在企業發展過程中的實際效用的發揮。因此，企業公文管理人員對于每一份公文，都要進行及時、規范化管理，如果所需要管理的公文數量較多，管理人員應該要做好規劃和設計，根據公文的緊要程度確定先后處理順序，盡量做到不延誤、不漏發、不誤發、不擱置。這也是公文科學管理、高效管理的基本要求，是簡化公文辦文程序、縮短公文處理周期的有效措施。

2.注重規范性

公文是按照特定的體式并且經過一定處理程序進行處理之后得到的書面文件，我國的公文有統一性的特點，公文的格式、種類、行文規則、辦理規則等都是全國統一的，形式和格式上要保持一定的規范性，而且公文內容簡單明了，文字簡單樸實。公文管理是連續性很強而且操作嚴密的工作，要想確保公文能夠發揮正常效用，則必須要嚴格按照規范進行操作。公文管理規范性主要體現在以下幾個反面：第一，公文管理章程與制度嚴謹，健全的規章制度是公文管理工作高效開展的前提保障，也是公文管理人員落實公文管理工作的前提條件。第二，工作作風嚴謹。由于公文是十分正式的書面文件，有的公文還涉及到企業的商業機密，因此在公文管理過程中必須要形成嚴謹的作風，無論是公文的內容還是公文管理過程，都要保持嚴謹的態度，任何公文管理工作上的疏漏以及秩序上的混亂都會對公文質量產生影響，管理人員必須要嚴格按照公文管理要求，對自己的行為進行規范和約束。第三，工作環節及工作崗位的銜接性。公文管理流程比較復雜，任何一個環節的疏忽都可能會阻礙公文效能的發揮，而且公文管理需要其他部門的配合，在企業公文管理過程中各個崗位之間要形成合作局面，配合協作，確保各個環節、各個崗位之間能夠有效銜接，提高公文運轉水平。

3.注重安全性

公文安全管理是公文管理過程中的重要內容，公文管理往往會涉及到企業發展過程中的機密文件和事項，當前各種高新技術的迅猛發展，互聯網和計算機技術的應用，導致公文生成以及傳播過程中的安全事件越來越多。在公文管理過程中，安全性是一個基本要求，要加強公文管理過程中各個環節的監督與管理，例如在公文傳遞以及處理的過程中要按照規章制度辦事，對于保密文件的存放和銷毀都要有詳細的登記手續和報批手續，確保公文的安全性，不泄露、不遺失。

二、企業公文管理存在的問題

21世紀是網絡信息時代，網絡在社會中的廣泛應用，為公文管理效率提升帶來了很大幫助，能展示出公文所具備的生命力。傳統的公文管理主要運用“你查我調”的方式，信息化程度很低，隨著信息技術的不斷發展和應用，公文管理模式也在不斷創新，在一定程度更加的具有方便性以及高效性等諸多特點。但由于傳統的管理模式持續時間較長，在公文管理過程中還面臨較多的問題：

1.公文管理工作混亂

在公文管理過程中，應該要有一個明確的目標，比如對公文類型、公文的格式、公文的保存形式、公文的用途等都要進行確定，然后按照不同的內容對公文進行分類管理和利用，才能彰顯出公文的效用。在企業發展過程中有的管理人員對公文管理的目標不明確，管理過程中也出現較多的混亂。

2.公文管理體系不健全

當前很多企業公文管理過程中，管理體系不夠健全，是一個十分嚴重的問題。大多數的企業都比較重視各項經濟建設活動的開展，對于公文管理的重視程度不夠，因此導致各種公文管理體系不夠完善，比如在進行公文管理時隨意調用工作人員負責公文管理這項工作，沒有專業化的公文管理隊伍，在工作時對公證文書立卷、歸檔和保管等工作的執行不到位。

3.信息化程度不高

隨著企業公文管理制度不斷改革，企業負責人必須重視公文管理體系和引入先進的管理技術，從而能夠實現對公文管理工作的創新，當前很多企業的公文管理工作的信息化程度不高，一方面，缺乏相應的設施設備，例如網絡信息管理系統的建立不完善、計算機設備的配備不足，都會導致公文管理水平較低。另一方面，缺乏信息技術人才，當前有的公文管理人員綜合能力水平較低，對信息技術的學習不夠，不能借助各種信息技術手段對各種公文管理問題進行解決，因此導致公文管理工作不規范。

三、企業公文信息化管理策略

隨著企業的不斷發展，企業生產規模不斷擴大，業務范圍越來越廣，單位發展過程中公文管理要求也越來越高，在信息化時代，必須要加強公文信息化管理，從以下幾個方面著手，不斷提高公文管理水平。

1.健全公文管理制度

在企業公文管理信息化發展過程中，制度是保障。信息化管理與傳統的人工管理模式不同，信息化管理采用計算機信息技術對各種公文信息進行處理，是對傳統管理模式的創新，對此，要加強管理制度的完善。

1.1對企業公文管理進行規范

在企業公文管理過程中，應該要按照信息化要求，對企業公文管理工作進行規范，對企業發展過程中的各種公文進行分類管理，提高管理水平。例如對企業公文進行管理的時候，可以通過計算機軟件對各種公文信息進行分類歸檔，將不同類別的公文信息整理在不同的存儲區中，便于企業的各個部門加強對單位發展過程中的各種公文信息的利用。

1.2要實現統一管理

在企業中會產生不同的公文信息，例如神華準能集團有限責任公司，是集煤炭開采、循環經濟、鐵路運輸為一體的特大型綜合能源企業，公文信息資源量巨大，為了對企業公文信息進行充分、統一利用，要對企業的公文信息進行格式化、統一化、系統化，促使企業的公文信息化管理更加規范，對數字化公文的形式、內容、存儲方式等進行規定，從而使得企業公文管理部門能夠按照相應的規范標準對各種公文進行采集、處理、存儲，在數據庫中錄入的公文信息實現完全統一。

1.3公文管理數字化

數字化公文是公文管理的方向，在企業發展過程中可以根據公文的利用率高低對公文進行分類，逐漸實現數字化發展。神華準能集團有限責任公司公文信息種類繁多，涉及煤電路的生產、安全以及基本建設等各方各面，在管理過程中要實現各種公文信息的數字化管理，例如某基建項目建設過程中發布的項目公文信息，可以實現從傳統的紙質公文轉變成為數字化公文，將基建項目相關的公文傳遞給相關部門，確保企業的基建項目順利推進。此外，隨著企業的建設規模不斷擴大，新增基建項目以及各種基建項目的維修任務越來越繁重，必須要建立完整的數據庫，對公文信息進行統一保存，進行集中化管理。

1.4內部信息和外部信息一體化

公文管理是企業內部管理的重要內容，但是公文管理不僅限于內部管理，還是企業與外部進行溝通的紐帶。企業應該要加強內部信息與外部信息的一體化建設，建立以公文管理室、檔案室為一體的現代企業公文管理信息管理中心，利用各種先進的信息技術和計算機通信技術，實現企業自動化和網絡建設，使得企業與外部的連接更加暢通，外部的技術信息、各種信息可以及時輸入企業內部信息網絡，為企業的現代化建設提供更多幫助與支持。

2.加強公文安全管理

公文是企業發展過程中的各類信息的匯總，隨著信息化時代的不斷發展，各種信息技術、通信技術、互聯網技術的廣泛應用，為公文管理帶來便利的同時也帶來了很大的安全隱患。計算機系統的安全漏洞越來越多，而當前很多工作基本都在網絡上進行，網絡上經常容易出現信息泄露、信息丟失等問題，對企業而言是巨大的損失，也存在很大威脅，尤其是一些關于科研項目的核心研究數據，對于企業的發展具有十分重要的意義，必須要進行嚴格地安全保護。在信息時代，公文信息化管理過程中要從多方面著手加強安全管理，對各種安全漏洞進行防范。為了實現安全管理，應該要加強對各種計算機安全防護技術的應用，比如防火墻技術、數據加密技術、攻擊檢測技術和數據恢復技術等，都可以在企業公文信息管理系統中進行應用，對各種企業公文信息進行妥善保管。另外，對于不同等級的企業公文要實施不同的管理，比如一些機密企業公文，要進行絕密保存，一些非機密企業公文，則可以在內部系統公開查閱。

3.實現設備現代化和服務網絡化

信息化管理的基礎是各種計算機設備，在公文信息化管理過程中，設備現代化是一個重要的基礎條件，面對全新的公文處理信息化要求，企業必須要配備更多高質量硬件設備，計算機設備要求性能高、容量大、安全性強，同時還要配備掃描儀、光盤刻錄機、不間斷電源等。對于軟件系統則應該要具備完善的功能、較強的兼容性以及穩定性，操作必須便捷。隨著公文管理的地位不斷提高，在企業公文管理過程中還要逐漸實現服務網絡化。積極參與企業信息平臺建設，例如神華準能集團有限責任公司在公文管理過程中，利用局域網絡實現公文管理的同步歸檔、同步整理、同步錄入、同步利用，在局域網中，可以為企業部門負責人以及企業領導人員和工作人員提供公文即時服務以及網上查詢打印服務。在企業對外宣傳過程中也發揮了十分重要的作用，與企業政工宣傳部門和信息網絡中心配合，將數字化公文內容按照規定傳到外網中供利用，實現了企業宣傳目的。在公文管理過程中，雖然現代化技術為公文管理提供了更便捷的條件，但是在管理過程中必須要采用身份認證模式，確保企業的公文信息安全，在公共網絡中不能發布未經公開發表批準的公文信息，以防對企業發展和經濟建設帶來危害。

4.提高公文管理人員的信息技術水平

公文管理人員的信息技術水平直接影響公文管理信息化程度，就當前實際情況而言，企業的公文管理人員的綜合能力水平不高，尤其是信息化意識不足，對各種信息技術的掌握能力不夠，因此對企業公文管理的信息化發展產生阻礙。信息化時代背景下，企業公文要實現信息化管理，則必須要加強對信息技術的培訓，公文管理人員的綜合能力水平直接影響企業公文信息化管理水平，在當前時代背景下，必須要加強公文管理人員的培訓和教育，使得他們能夠掌握更多先進的信息技術、計算機技術、通信技術，實現對企業公文的高效管理。除了技能教育，在企業發展過程中還要加強對公文管理人員的責任感、使命感以及職業道德方面的教育，提高企業公文管理人員在工作過程中的積極性。

綜上所述，公文管理對于各行各業的發展都具有十分重要的意義，在信息化時代，企業公文管理也要逐漸從傳統的人工管理轉變為信息化管理，強化公文管理信息化建設，可以方便、快捷、高效地處理并查詢各個部門所形成的不同材料。針對當前企業公文信息化管理現狀，必須要借助各種信息技術、多媒體技術進行公文規范化管理，加強對數字化公文的利用，提高企業公文管理水平。

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