大數據環境下事業單位文書檔案的信息化管理

張瑤

摘 要：單位文書檔案是記錄事業單位日常經營管理活動的重要憑證，文書檔案管理的完整高效是保證單位在激烈的市場中站穩腳步的重要保證，可以為日后的發展戰略提供詳細的資料參考。文書信息化管理工作在現階段的大環境中已經逐漸普及。以大數據文基礎的文書檔案管理具有顯著的存儲空間大、檢索靈活、存儲周期長的優勢，是需要不斷調整前進的一個方向。

關鍵詞：大數據環境；文書檔案；信息化管理；作用；利用

文書檔案管理是機關事業單位經營管理工作的主要內容，做好文書檔案管理工作，有利于優化機關事業單位整體管理效果。但是，在信息化背景中，文書檔案在實際管理中存在一定問題，進而降低了檔案管理效率，影響了機關事業單位持續發展。由此可見，本文探究信息化背景中該工作的創新，具有重要性和迫切性。

1 大數據環境中文書檔案信息化管理與利用

1.1 單位文書檔案的類型的完善

在大數據環境下，單位文書檔案均有大規模的數據信息組合而成，同時這些數據具有一定的相關性，對數據處理能力也非常迅速，對數據信息分析具備強大的處理能力，為更好的查閱、調用文書檔案提供了高效率的服務。在傳統文書檔案管理中，檔案的類型相對非常單一，一般只包括紙質文件，圖片等資料，而大數據環境下的文書檔案信息化管理中，所包換的文檔類型多種多樣，例如除了普通電子性文件，圖片外，還有單位文化相關的宣傳課件，動畫，視頻，音頻，大型數據庫信息等等內容，使得單位文書檔案的類型非常完備。

1.2 單位文書檔案處理技術

大數據環境下，單位文書檔案處理技術，主要包括以下幾種功能：第一，單位文書檔案的查詢功能，主要對文書檔案進行全面、準確的檢索，并且可以進行各種條件指令的檢索、查詢與篩選。第二，能夠通過快速的檢索技術，實現對單位文書檔案類型、級別、時限以及共享等方面快速確定。其中單位文書檔案的分類歸檔可以分為三種：上級單位、單位自身以及合作外聯。對于單位自身的級別又可以細分為會議、業務、勞資、決定以及單位文化等方面資料。建立信息化管理數據庫，就需要對會議、業務、勞資、決定以及單位文化等方面資料建立各自的數據庫。第三，大數據環境下的信息管理需要網絡技術的支持，對于單位文書檔案的網絡連接包括了內部局域網、城域網、廣域網，實現對內部網絡與外部網絡的連接，并實現之間檔案信息資料的共享。

1.3 信息化管理中單位文書檔案的利用

文書檔案的建立實際上就是為了能夠給用戶提供更好、更快捷的查詢、調取服務，達到科學、合理的利用目的。單位文書檔案對單位的發展和管理起著非常重要的作用，具有參考價值、記載價值、憑證價值以及分析研究的價值。這些價值是為用戶提供利用服務的基礎，信息化管理基礎上的文書檔案管理能夠為用戶的不同需求提供所需要的服務，并能體現大數據環境下的優勢。通過采用電子郵件、網絡視頻、電話、短信等目前信息化傳輸措施，為用戶提供所需文書檔案的檢索、查詢與調用服務。通過云處理技術、網絡硬盤、電子郵箱等信息化技術，為用戶提供遠程傳輸服務。

2 信息化背景下文書檔案管理工作的創新途徑

文書檔案工作具有明顯的服務性，信息化時代中創新工作形式、改變工作手段，有利于縮短工作時間、提高規定時間內的工作效果。

2.1 強化管理認識

通過加強文書檔案信息化管理認識來開展實際的文書檔案管理工作，即借助信息技術進行檔案管理，并以先進思想指導檔案管理工作，在發揮技術優勢的基礎上，實現文書檔案管理信息化。所以，無論是機關事業單位的領導者還是工作人員首先要強化對該項工作的認識，提高對這項工作的重視程度，將其納入機關事業單位發展戰略的一部分，在先進思想的引導下，促進文書檔案管理工作順利進行、有序開展。在強化認識的同時，還應適當投入文書檔案管理建設資金，加大先進設備的引進和使用，以此實現文書檔案管理的合理分類和秩序整理，促進文書檔案向信息化方向發展。

2.2 構建科學化管理平臺

之所以要對文書檔案進行科學管理，主要是為了充分發揮檔案資源的利用價值，實現檔案信息的全面挖掘。爭取在內容上不斷豐富、服務上不斷優化、技術上持續提高，借助網絡優勢以及媒體優勢，進而提高檔案信息的利用率。因此，機關事業單位要構建科學化管理平臺，通過平臺對文書檔案規范搜集、整理、分析和應用，此外還能通過平臺實現文書檔案的在線閱讀、信息整合、信息庫建立、檔案銷毀以及庫房管理等豐富性功能。在文書檔案信息系統方面，要做好三方面工作，分別是檔案加工系統、存儲系統以及保密系統。加工系統：在結合文書情況的基礎上，優化檔案加工設計，形成完善的加工系統，該系統主要提供信息查詢、文件處理等幫助，以此減輕工作人員的工作任務，合理分配管理時間。存儲系統：信息化設備能夠在文書檔案數據庫建立中發揮積極作用，通過數據庫將文書檔案妥善存儲。同時，還能實現檔案便捷化檢索。此外，還能確保檔案格式統一化、規范化，進而發揮檔案信息利用率。保密系統：專業人員將精心設計后的軟件應用于文書檔案資料分類管理工作中，同時對其進行相應的權限設置，確保文書檔案信息的安全性和保密性，在此基礎上進行檔案信息共享和應用。

2.3 成立高素質管理隊伍

文書檔案管理者是確保管理工作有序進行的主體，為了實現文書檔案的信息化，有必要成立高素質管理隊伍，在這一隊伍的帶動下，提高文書檔案工作的準確性，促進文書檔案管理工作規范化進行。與此同時，機關事業單位定期對文書檔案管理工作人員進行培訓，聘請專業教師開展具體的培訓工作，使員工在實際檔案管理工作中規范工作行為、端正工作態度，提高工作人員對先進設備的掌握能力和運用能力，提高工作人員對先進設備的應用率。除此之外，有條件的機關事業單位還可以為員工提供外出實踐機會，通過實踐借鑒文書檔案管理的經驗，提高工作人員自身的工作素質和工作能力，開闊工作人員的視野，進而會促使員工在文書檔案管理的過程中不斷積累經驗，增強工作責任感，減少工作失誤。

3 總結

文書檔案管理工作在信息化背景中，通過強化管理認識、構建科學化管理平臺以及成立高素質管理隊伍等措施開展工作內容，這不僅能夠提升文書檔案管理的數字化水平，而且還會提升檔案信息資源使用率，進而優化檔案信息管理工作效果。這對于檔案管理工作可持續發展具有重要意義。

參考文獻

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