試論我市公務(wù)車輛的檔案管理

馬志剛

摘 要：公務(wù)車輛的檔案管理工作是政府各級(jí)機(jī)關(guān)單位公務(wù)用車管理的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)全面促進(jìn)公務(wù)車輛檔案管理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，也是提升檔案管理工作效率和質(zhì)量的重要方式。因此，本文就我市的公務(wù)車輛檔案管理工作展開分析和討論。

關(guān)鍵詞：公務(wù)車輛；檔案；管理

最近幾年，黨中央和各級(jí)政府機(jī)關(guān)對(duì)黨風(fēng)廉政建設(shè)和反腐倡廉工作予以高度的關(guān)注，尤其是在“三公消費(fèi)”中公務(wù)車輛消費(fèi)的管理上，對(duì)政府機(jī)關(guān)中出現(xiàn)的公務(wù)車輛數(shù)量超標(biāo)、公車私用等現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)格的管理控制。因此我局（即機(jī)關(guān)事務(wù)管理局）需要對(duì)當(dāng)前的公務(wù)車輛檔案管理工作進(jìn)行全面的革新。

1 公務(wù)車輛加強(qiáng)檔案管理的重要性

對(duì)公務(wù)車輛檔案進(jìn)行管理，就是為了能夠有效的掌握我市公務(wù)車輛的審批手續(xù)以及車輛購買流程，檢查有關(guān)工作是否符合我市公務(wù)車輛管理的規(guī)章制度，同時(shí)對(duì)我市每臺(tái)公務(wù)車輛的所在單位、車牌信息、品牌車型、相關(guān)配置、購置價(jià)格以及車輛日常使用情況等信息進(jìn)行及時(shí)的記錄和管理。通過對(duì)公務(wù)車輛檔案的管理，能夠?qū)ξ沂懈鱾€(gè)單位配備車輛的數(shù)量予以嚴(yán)格的控制，保障公務(wù)車輛的數(shù)量在規(guī)定范圍內(nèi)。從公務(wù)車輛的總體數(shù)量上進(jìn)行嚴(yán)格控制，能夠有效減少政府資金的不必要支出，避免在公務(wù)車輛使用上出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象。對(duì)公務(wù)車輛檔案進(jìn)行有效的管理，可以提升我市對(duì)公務(wù)車輛使用情況進(jìn)行監(jiān)督管理的工作效率，同時(shí)為我市的公務(wù)車輛使用制度化革新提供詳細(xì)、全面、準(zhǔn)確的參考信息。對(duì)公務(wù)車輛檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，能夠推動(dòng)我市黨政各級(jí)部門和事業(yè)單位在公務(wù)用車方面能夠達(dá)到合理、高效的作用，減少費(fèi)用開銷，抵制腐敗現(xiàn)象，樹立政府廉潔執(zhí)政的優(yōu)良形象，形成社會(huì)健康風(fēng)氣[1]。

2 我市公務(wù)車輛檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前我市對(duì)政府各級(jí)機(jī)關(guān)部門和事業(yè)單位的公務(wù)車輛管理工作越來越予以重視，我局主要負(fù)責(zé)對(duì)本市公務(wù)車輛的調(diào)動(dòng)、管理、監(jiān)督工作，為保質(zhì)保量的完成公務(wù)車輛檔案管理任務(wù)，我局專門辦置了檔案卷柜、檔案盒、電腦等相應(yīng)設(shè)備器材，設(shè)置了完善的公務(wù)車輛檔案數(shù)據(jù)庫，建立嚴(yán)格的公務(wù)車輛檔案借閱制度、崗位工作保密機(jī)制等相關(guān)工作體制。

在公務(wù)車輛檔案建檔時(shí)，遵循“一輛車也不漏、一條信息也不丟”的工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)我市所有政府機(jī)關(guān)單位的公務(wù)車輛相關(guān)信息展開地毯式的調(diào)查記錄。從車輛的買車發(fā)票憑據(jù)、車輛行駛證件等基礎(chǔ)信息開始，對(duì)各個(gè)單位的車輛信息進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)，對(duì)所有的車輛分別建檔。在建檔之后將車輛的相關(guān)信息逐一記錄，其中包括了車牌號(hào)、購買金額、車輛類型、排氣量、品牌型號(hào)、購買時(shí)間、車輛用途、變動(dòng)記錄、行駛證所有人等信息。同時(shí)標(biāo)注車輛的使用屬性，一般可分為公務(wù)車輛、特種專業(yè)技術(shù)車輛、執(zhí)法執(zhí)勤車輛、生產(chǎn)性車輛等。此外檔案中還要包括車輛的相關(guān)資料副本，例如車輛購買審批文件、購車發(fā)票復(fù)印件、行駛證件副本等。相關(guān)證件資料需要車輛所屬單位領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人簽字蓋章。再經(jīng)檔案管理人員核對(duì)、整理、存檔。

我局的公務(wù)車輛檔案在管理上采用電子檔案與紙質(zhì)檔案并用的形式。在管理中充分發(fā)揮電子檔案的自動(dòng)化查詢功能，實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的找的所需檔案資料。紙質(zhì)檔案做好相應(yīng)的防火、防潮、防霉、防蟲等防護(hù)工作，保證檔案的完整性和安全性。安排管理人員負(fù)責(zé)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)破損情況時(shí)，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)[2]。

3 公務(wù)車輛檔案管理中存在的問題

3.1 用車單位上報(bào)信息出錯(cuò)

當(dāng)前許多用車單位在上報(bào)車輛信息時(shí)不太仔細(xì)，導(dǎo)致上報(bào)的車輛信息出錯(cuò)，或者是在上報(bào)信息時(shí)出現(xiàn)漏項(xiàng)的情況。同時(shí)有的車輛在權(quán)屬問題上一直模糊不清，也有的公務(wù)車輛在管理期間將發(fā)票或者行駛證件等資料丟失，導(dǎo)致車輛無法進(jìn)行有效記錄。

3.2 更新不及時(shí)

公務(wù)車輛檔案需要進(jìn)行及時(shí)的數(shù)據(jù)更新，但是當(dāng)前許多單位在公務(wù)車輛出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，都沒有想到去進(jìn)行資料更新上報(bào)。或者上報(bào)的信息不及時(shí)，經(jīng)常拖延很長時(shí)間才意識(shí)到將變動(dòng)信息上報(bào)。

3.3 檔案應(yīng)用性不強(qiáng)

當(dāng)前我市公務(wù)車輛檔案只是處于在整理和存檔階段，卻沒有進(jìn)行全面的數(shù)據(jù)分析和管理。因此檔案的應(yīng)用性不強(qiáng)，同時(shí)缺少完善的檔案管理系統(tǒng)，不能與現(xiàn)代化的管理模式相匹配。

4 加強(qiáng)檔案管理的方法

4.1 實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)化建檔和實(shí)時(shí)更新

在公務(wù)車輛檔案的管理工作上進(jìn)行系統(tǒng)化和實(shí)時(shí)化的改進(jìn)。系統(tǒng)化是將我局的公務(wù)車輛檔案按照合理的分類方式對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，建立完整的、全面的檔案資料庫，便于統(tǒng)一管理。而實(shí)時(shí)化是對(duì)我市公務(wù)車輛檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的檔案資料更新。當(dāng)各個(gè)單位出現(xiàn)公務(wù)車輛相關(guān)信息變動(dòng)時(shí)，需要及時(shí)向我局提交報(bào)告，進(jìn)行檔案更新，其中包括各個(gè)單位進(jìn)行公務(wù)車輛新購、原有車輛信息變更、車輛報(bào)廢處理等，保證公務(wù)車輛從購置開始到報(bào)廢處理結(jié)束，都能有詳細(xì)的車輛使用信息記錄。

4.2 強(qiáng)化檔案監(jiān)察制度

需要堅(jiān)持對(duì)我市的公務(wù)車輛進(jìn)行定期的檢查記錄，進(jìn)而建立完善的公務(wù)車輛檔案管理體系。對(duì)公務(wù)車輛進(jìn)行深入核實(shí)，到實(shí)地進(jìn)行資金賬目比對(duì)，將檔案中公務(wù)車輛信息與交通部門的車輛登記信息進(jìn)行逐一核實(shí)，準(zhǔn)確的找到車輛的權(quán)屬信息，在檔案管理工作中做到實(shí)際車輛與登記車輛信息完全相符。在公務(wù)車輛監(jiān)督檢查制度下，嚴(yán)格的進(jìn)行公務(wù)車輛監(jiān)督檢查工作，建立多渠道公務(wù)車輛信息變更上報(bào)模式，實(shí)現(xiàn)車輛信息變動(dòng)的實(shí)時(shí)更新。同時(shí)建立監(jiān)督舉報(bào)專線，構(gòu)建全面的公務(wù)車輛監(jiān)督平臺(tái)，通過社會(huì)的監(jiān)督提高我局的工作效率。

4.3 建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)前我局的公務(wù)車輛檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，但是在檔案管理工作中對(duì)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息化技術(shù)應(yīng)用不足。需要在管理工作中，提高現(xiàn)代化技術(shù)的結(jié)合程度。首先，需要建立全面的公務(wù)車輛檔案數(shù)據(jù)庫，研發(fā)管理系統(tǒng)軟件。其次，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)公務(wù)車輛檔案進(jìn)行多角度、多層次的統(tǒng)計(jì)分析。提高檔案資源的應(yīng)用能力，將公務(wù)車輛檔案管理功能最大化。再次，在我局的公務(wù)車輛檔案管理中，對(duì)相關(guān)的管理人員進(jìn)行現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，提高管理人員對(duì)檔案計(jì)算機(jī)管理使用效率。通過在培訓(xùn)過程中，對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)以及相關(guān)軟件應(yīng)用的學(xué)習(xí)，提高管理人員的綜合能力，培養(yǎng)檔案管理復(fù)合型人才，切實(shí)完成我局公務(wù)車輛檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。最后，充分的利用檔案數(shù)據(jù)庫。在檔案管理過程中，可以將檔案通過掃描、微縮等方式存入電腦，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，在日常的工作通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案的快速實(shí)時(shí)管理，進(jìn)而極大的減少不必要的人力和物力浪費(fèi)，提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

4.4 增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

加強(qiáng)公務(wù)車輛檔案管理能力，還需要提高管理人員的責(zé)任意識(shí)。使管理人員意識(shí)到自身工作的重要性，激發(fā)出管理人員積極性和主動(dòng)性。在日常的工作過程中可以經(jīng)常開展檔案工作研討會(huì)等，全面提高管理者的工作素養(yǎng)。

5 結(jié)論

總而言之，公務(wù)車輛檔案的管理工作是保證政府各級(jí)機(jī)關(guān)和事業(yè)單位公務(wù)用車信息真實(shí)、準(zhǔn)確的重要依據(jù)。通過對(duì)公務(wù)車輛檔案管理，能夠?qū)φ珓?wù)用車起到有效的監(jiān)督檢查作用，有利于政府建立公正廉潔的健康形象。

參考文獻(xiàn)

[1]宋強(qiáng)，孫平.淺談我市公務(wù)車輛檔案管理[J].經(jīng)營管理者，2016，26：337.

[2]王宇棟.公務(wù)車輛管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)[D].電子科技大學(xué)，2013.