淺談當(dāng)前檔案管理存在的問題及對策

段明芬

摘 要：檔案是國家機關(guān)、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，各機關(guān)和社會團體都要充分認識到檔案管理工作的重要性。加強對檔案的管理，認真分析檔案管理工作中遇到的問題和存在的困難，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源，對單位今后的工作起著重要的查考利用作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；問題；對策

檔案是通過規(guī)范的程序所形成的歷史文獻紀(jì)錄，具有原始記錄性和歷史再現(xiàn)性。文書檔案則是反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案，是一個社會組織各類管理活動，如黨群管理、財務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等的真實原始記錄。對于單位、群體、個人今后查找利用有著十分重要的作用，為此做好圖文資料的收集、管理尤為重要，它無疑是提供社會各界協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。現(xiàn)就對檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題、以及采取的對策談一點自己的看法：

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.欠缺現(xiàn)代化的辦公設(shè)備

目前，大多數(shù)單位在檔案管理的硬件設(shè)備上沒有達到要求，因此沒有實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。甚至還有的單位將檔案室用來混堆雜物，庫房簡陋，設(shè)施簡單，沒有配套的防火、防潮、消防等設(shè)施。而對于檔案的借閱與查訪卻沒有更好地運用現(xiàn)代化手段，影響了單位檔案的安全與完整。另外，有些單位沒有充分發(fā)揮檔案的作用，僅僅限于檔案管理層面，對檔案的重要性沒有清醒的認識，不注重信息資源的現(xiàn)代化管理，從而忽視了對檔案資源的有效利用。

2.檔案檢索效率相對較低

在現(xiàn)代化數(shù)字化的檔案管理中，計算機檢索正在逐步代替體統(tǒng)的手工檢索方式，但手工檢索仍然在事業(yè)單位的檔案管理中占有明顯的比重，從而在一定程度上影響了單位檔案檢索的準(zhǔn)確率和速度，同時也增加了檔案查閱的工作量。再加上人力檢索信息的局限性，所以大大降低了單位檔案管理的工作效率。

3.檔案收集單一

目前更多的是收集文字資料，對圖片、影象資料收集較少，導(dǎo)致很多有重要查考利用價值的圖片資料沒有得到保存。

4.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低、收集整理資料的不全面、準(zhǔn)確

基層的檔案管理人員，大多數(shù)都是辦公室人員兼任，并沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，多是通過以老帶新、或者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗收集管理，具有很大的隨意性，對檔案的鑒別能力也因人而異，導(dǎo)致檔案的管理不規(guī)范、不齊全，不利于單位檔案保存及今后檔案的查找利用。

2 檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準(zhǔn)確。

3.檔案管理意識較為淡薄。一是思想認識模糊，沒有把檔案管理作為一項重要的基礎(chǔ)性工作抓好落實，沒有相應(yīng)的規(guī)章考核制度，不知道為什么要開展檔案管理工作，怎樣開展檔案管理。二是實際重視不夠，沒有專業(yè)的檔案管理人員，送培學(xué)習(xí)的機會也較為有限，導(dǎo)致人員素質(zhì)普遍偏低，缺少辨別檔案價值的知識，造成檔案管理的不規(guī)范，導(dǎo)致檔案查考利用的價值不足。三是缺乏主觀能動性，重形式輕內(nèi)容，對較多的文書資料不能合理的精取精，嚴(yán)格按照檔案的規(guī)定去管理，較多流于形式，沒有真正從對歷史負責(zé)、對單位負責(zé)的高度去做好檔案管理工作。

4.檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，沒有專用檔案室，放置檔案的地方狹窄、潮濕、安全消防設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。檔案必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

3 檔案管理工作的對策

1.提高檔案管理人員素質(zhì)。要加強檔案管理工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的職工從事檔案工作管理工作，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理員，確保該隊伍的專業(yè)性。加強對他們的教育培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵他們自學(xué)檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。要根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，適時舉辦檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。三要組織觀摩學(xué)習(xí)。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo)，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進經(jīng)驗和具體操作技能，以促進單位檔案工作健康、平衡發(fā)展。

2.健全檔案管理制度。一要規(guī)范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；要創(chuàng)新收集手段，運用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結(jié)合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價值的實物。二要規(guī)范檔案整理工作。要嚴(yán)格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡明、保管期限準(zhǔn)確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實美觀。三要規(guī)范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設(shè)備；要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的，必須依法嚴(yán)肅查處。

3.改進和完善檔案功能，使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

4.采用信息化管理手段。信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。

5.做好檔案管理工作，強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立工作就是服務(wù)的觀念，以增強服務(wù)意識和主動服務(wù)作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

總之，新時期檔案管理工作要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從思想上改變老舊的觀念，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，全面提升檔案管理工作水平，為單位今后查找利用檔案提供準(zhǔn)確、方便、規(guī)范完整的圖文聲象資料。