淺談檔案的信息化建設

劉倩

【摘 要】在這個信息主導一切的時代，一切事物都在向信息化的標準看齊。檔案的管理技術作為國家信息資源中的重要組成部分，也要與時俱進，向信息化邁進。以信息技術為基礎，對檔案進行數字化管理，加強檔案信息化建設，是歷史發展的必然選擇，也是提高檔案服務水平的必然選擇。

【關鍵詞】檔案；信息化；建設；管理

隨著信息技術在全球范圍內的發展，我們的生活越來越離不開信息技術，結果必定導致信息社會在全球的實現。檔案作為人類活動的真實記錄，是維持社會穩定的重要信息資源。而現有的檔案管理工作并沒有將信息技術很好地運用起來，在實際管理上，依然以紙制品作為載體，不僅在儲存上面臨極大的不便，而且在保護和查詢方面也有不小的困難。目前的檔案信息化建設仍然面臨著資金、人才、技術等多方面困難。那么，如何解決這些困難，如何使檔案的信息化建設逐步的推進，是本文討論的重點。

一、檔案信息化建設的現狀及必要性

（一）檔案信息化建設的現狀

隨著我國經濟體制的改革與發展，我國的檔案信息化建設取得了一定程度的發展。從2002年國家檔案局正式發布《全國信息化實施綱要》開始，我國便逐步開展了檔案信息化的建設。但是，我們前進的腳步一定要跟得上全球信息化的進展。從目前來看，我國檔案信息化的建設進程十分緩慢，存在著信息化的專業人才少，檔案信息化的設備不夠標準，管理體系相對落后等問題，這些都有悖于檔案信息化建設的理念。

（二）檔案信息化建設的必要性

檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程，是社會發展的必然趨勢。首先，檔案信息化改變了檔案記錄的載體，將大量信息儲存在一枚的芯片里，大大降低了資源的浪費；其次，檔案信息化有效地提高了工作效率，使原本幾個人才能完成的整理工作，現在只需要一個人和一臺計算機即可，降低了工作強度；再者，檔案的信息化使得檔案的查詢變得更為快捷，方便，更適應現代社會的發展。因此，建設信息化的檔案迫在眉睫。

二、檔案信息化建設面臨的困難

（一）缺少專業檔案信息化的人才

人才的缺失是檔案信息化面臨的首要困難。檔案信息化是一項技術性較強的工作。檔案信息化的人才不僅需要專業的檔案管理知識和經驗，而且需要掌握先進的信息技術，并能將二者融合貫通起來。目前面臨的狀況較為復雜，首先，檔案管理人員的流動性大，缺乏系統的管理培訓；其次，精通信息技術的檔案管理人員又少之又少，使得其難以在檔案信息化的浪潮中容有一己之地；最后，部分檔案管理人員的管理意識不強，不能夠全面地統籌規劃檔案管理的發展。因此，檔案信息化的建設需要專業的人才。

（二）缺乏相應的資金支持

資金的支持是檔案信息化的重中之重。檔案信息化的管理需要大量資金的投入，而目前很多單位和部門忽視了這一點。使得檔案部門在采購設備時只好選擇較低的配置，甚至選擇的設備遠遠達不到標準，這對信息化的建設是非常不利的；并且較少的資金也不易吸納專業的檔案信息化人才，拖慢了檔案信息化的步伐。

（三）缺乏完善的管理體系

如果說專業的人才和大量的資金是檔案信息化建設中的珍珠，那么完善的管理體系就是檔案信息化建設中的線——沒有線就不成串。而現在的檔案管理中，并沒有一個標準的、完善的管理體系。沒有人去帶領大家去學習先進的管理技術和理念，甚至在許多檔案部門中，還未進行檔案信息化的建設。檔案信息化的建設可謂是舉步維艱。

（四）缺乏政府的大力支持

政府是現有資源的最大擁有者，檔案信息就是政府信息資源中重要的組成部分。因此，在檔案信息化的建設中，政府起到了至關重要的作用。從目前情況來看，政府對檔案信息化引起了一定程度的重視，但還不夠。資金的不充足，高端人才的缺乏，政策的不開放等都為檔案信息化的建設提供了重重困難。因此，政府的大力支持是檔案信息化的關鍵。

（五）檔案信息化中的安全問題

由于檔案信息的機密性，在檔案信息化的過程中，如果由于計算機故障、黑客攻擊、檔案管理人員故意或不可抗力因素等原因造成的信息丟失、泄露，會對檔案的直接關系人甚至社會帶來巨大的不良影響。一旦發生此類事件，對政府的公信力和社會的穩定也會有一定的影響。

三、如何實現檔案信息化

（一）培養、吸納專業檔案信息化的人才

專業的人才是檔案信息化的靈魂，有了專業的人才，信息化的道路才會一帆風順。要想實現檔案信息化，首先，要對現有的檔案管理人員進行系統的培訓，全力培養符合檔案信息化的檔案管理人才，使其的管理意識、計算機技術達到應有的標準；其次，加大對專業人才的引進，帶來先進的管理和信息技術，為檔案部門注入新的活力；再然后，加大對管理人員的責任意識和職業精神培養，避免人才的流失。

（二）加大對檔案信息化的資金投入

資金是檔案信息化的基礎。沒有資金的支持，一切都是紙上談兵。資金的支持，不單要求政府和單位要重視并且加大資金投入，檔案部門也要充分利用資金，購置達到標準化的儀器設備，吸納專業的檔案信息化人才，把每一分錢都花在刀刃上，實現資金利用的最優解和最大化。

（三）完善標準化的管理體系

標準化工作是由檔案事業主管機關或會同標準化實業主管機關以及各部門期間協商對檔案信息化工作管理的原則、質量、方法、概念。設施等制定出統一規則和技術規范并予以貫徹而修訂的全部管理過程。沒有標準，就沒有標準化。只有擁有了標準化的檔案管理體系，檔案管理人員們更明白自己的職責和義務，各司其職，才能在有關領導的帶領下更新自己的觀念，學習先進的管理技術和理念，把握機遇、迎接挑戰。

（四）政府大力支持

政府的大力支持是檔案信息化的關鍵。只有政府對檔案信息化引起一定的重視，檔案信息化的進程就會逐步加快。一、政府鼓勵高等學府開設檔案信息技術專業，為檔案信息化提供專業優質的人才。二、政府開放政策，鼓勵檔案管理引進更新的技術和管理理念。三、政府全面實行電子政務，為檔案信息化提供便利和支持。四、政府要積極開展檔案部門的網站建設。

（五）保障檔案電子信息的安全

在全球化信息的浪潮中，如果要實施檔案信息化，就一定要保證檔案信息的安全。建立牢固的防火墻、對檔案管理人員實行賬號登陸制度、建立相關的法律法規、牢記保密守則、加強對管理人員的職業精神培養、檔案管理部門實行健全的管理體系等，全方位保障檔案信息的安全，為檔案信息化的建設保駕護航。

四、結束語

檔案信息化把檔案管理者從繁多的文件中解放出來，大大提高了檔案管理者的工作效率，這不僅僅是劃時代的發展，更是新時代的改革。只有更多專業的檔案信息化人才投入進來，政府有關部門和單位加大資金投入，完善標準化管理體系，政府大力支持，并且保障好檔案電子信息的安全，才能真正的實現檔案信息化。時代的浪潮只會前進而不會后退，讓我們乘坐著信息化的帆船，在時代的浪潮中勇往直前！

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