文書檔案管理的現(xiàn)有問題及對策

侯春霞

摘要：隨著社會和科技的不斷進(jìn)步，文書檔案管理工作也逐漸被人們所重視。文書大難管理工作也是一個單位的重要組成部分，而且它還是衡量和評估一個單位的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作也隨著社會的發(fā)展得到了更新?lián)Q代，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化?，F(xiàn)今的文書檔案管理工作還存在著一定的問題需要我們?nèi)ジ倪M(jìn)，這樣檔案管理工作會展開的越來越好。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理工作；現(xiàn)有問題；改進(jìn)對策

一、文書檔案管理的特點

文書檔案記載著一個單位發(fā)生事件過程的記載和一個單位的發(fā)展史，一般以紙質(zhì)為主。一般單位文書檔案包括：重要手稿、人事檔案、行政檔案、活動方案及記錄、簽訂的各種協(xié)議、上級簽發(fā)的文件、各種重要時刻的照片等各種形式的檔案記載。檔案以紙張形式居多，還有影像、錄音、照片、電子檔案等多種形式的檔案記載。文書檔案的管理需要有專業(yè)的人員去管理。文書檔案管理人員需要專業(yè)的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，現(xiàn)今的文書檔案管理工作還需要不斷的改進(jìn)。

1.1檔案管理制度及管理人員相對落后

隨著科技的不斷發(fā)展，對于文書檔案的管理工作也越來越被人關(guān)注，其中有一些問題也隨之而來。例如，檔案管理制度。如今有一些單位由于資金缺乏、上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視所以并沒有建立單獨的檔案室、配備相應(yīng)的設(shè)配、專業(yè)的管理人員和相應(yīng)的管理制度。這些問題雖然小，但是卻有可能導(dǎo)致文書檔案資料的缺失、損害、借閱人員未定時歸還等問題。

還有沒有專業(yè)的人員，會導(dǎo)致文件遺漏、管理不足和裝訂錯誤等問題。而且現(xiàn)在的管理人員已經(jīng)成為了“保管”人員，管理人員的年齡偏大、專業(yè)素質(zhì)偏低、與現(xiàn)代化記錄方法相悖，對統(tǒng)計、記錄檔案會造成遺漏、存錯檔、借閱記錄有誤等問題。檔案管理人員對于文書檔案管理是很重要的，原因如下：第一、專業(yè)的保管人員經(jīng)過上崗培訓(xùn)。而現(xiàn)今的保管人員只是對文書檔案進(jìn)行看管和外借等表面知識了解，對于專業(yè)的上崗知識并不了解。第二、專業(yè)管理人員會合理利用文書檔案的價值。專業(yè)的管理人員可以跟上時代的腳步，用現(xiàn)代化的方法進(jìn)行工作，并合理運用文書檔案的潛在價值。

1.2檔案管理工作不夠科學(xué)化、現(xiàn)代化

現(xiàn)今科技的飛速發(fā)展，使各行各業(yè)的工作都更加的方便快捷。而文書管理工作也可以采用科學(xué)化、數(shù)字化的方式進(jìn)行管理。文書檔案管理中可以引入一些現(xiàn)代化的運用，提高工作效率、減輕管理人員的工作壓力。一般文件的檔案材料都以紙質(zhì)為主，時間過長紙張就不易保管，容易字體模糊、紙張變脆等。若是在檔案管理工作中采用數(shù)字化管理，運用一些管理軟件做成電子檔案，存儲空間小、易于整理、分類整理方便快捷而有直觀、節(jié)省時間，還可以避免圖書館管理人員把檔案資料存錯檔、漏存檔等問題。運用管理軟件進(jìn)行文書檔案管理工作會使一個單位的管理工作更加的現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化。

1.3文書與檔案工作銜接有待改進(jìn)

文書工作與檔案管理工作有著密不可分的關(guān)系又有著一定的區(qū)別。但是，在文書檔案管理工作中，文書工作與檔案工作需要相互合作。在實際中，文書工作者對檔案意識薄弱而檔案工作人員通常情況下又不會考慮文書工作，這是文書工作與檔案工作當(dāng)中的銜接問題。這樣的問題會導(dǎo)致文書工作者對檔案資料格式的不了解、書寫不規(guī)范等問題。

二、改進(jìn)文書檔案管理的方式

文書檔案管理在一個單位中是很有必要的，檔案資料中有很多的“紅頭文件”、合同協(xié)議、珍貴的照片等，這些檔案都有著重要意義和潛在的價值。對文書檔案管理要打破傳統(tǒng)模式，增強管理制度、加強領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重視、運用科學(xué)的方法進(jìn)行管理。

2.1引起領(lǐng)導(dǎo)重視，加強制度管理

想要完善文書管理工作就必須引起領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重視，只有這樣文書檔案管理工作才可以順利開展。首先，要設(shè)立一個單獨的文書檔案管理室存儲各類檔案資料；其次，要進(jìn)行一次大規(guī)模的檢查、分類、統(tǒng)計、調(diào)查、從整，把檔案資料從新整理、分類，從新記錄；然后要招聘一些專業(yè)管理人員進(jìn)行管理，要求管理人員專業(yè)素質(zhì)和管理技術(shù)過硬、受過專業(yè)的上崗培訓(xùn)；最后，要制定一套完善的管理規(guī)定，規(guī)范每一位管理人員的工作流程和工作態(tài)度。從而，建立一套完整的文書管理工作體系。

2.2制定相應(yīng)的管理規(guī)定，完善管理工作

文書管理工作有著專業(yè)性和服務(wù)性，工作中需要有相應(yīng)的條令規(guī)范管理人員。單位可以依據(jù)《中華人民共和國檔案法》制定一些關(guān)于工作時間及要求、保管規(guī)定、保密規(guī)定、借調(diào)規(guī)定等規(guī)定。這要的規(guī)定可以讓工作人員有跡可循，從而讓管理人員更加信服、工作更加規(guī)范，還可以跟好的開展文案管理工作。

2.3加強部門合作，做好銜接工作

文書檔案管理需要各個部門共同合作才能更好的開展。文件是檔案的基礎(chǔ)，這就需要文書工作者加強檔案意識，使用正確的紙張、格式書寫文書，及時記錄并查找文件是否有誤保證文件的準(zhǔn)確性，規(guī)范文書的質(zhì)量。要求文書管理人員積極主動了解各個部門的工作、活動，獲得一手信息。在工作中嚴(yán)格按照規(guī)定流程，對文件進(jìn)行核實、檢查整理、記錄在案，完善好文書工作與檔案管理工作的銜接，從而達(dá)到文書工作于管理工作一體化。

三、結(jié)論

隨著科技的不斷發(fā)展，文書檔案管理在單位中也占有一席之地。要完善文書檔案管理制度、加強各部門之間的合作，使文使檔案管理工作更加的規(guī)范化、信息化，以此保證單位的建設(shè)和發(fā)展。

（作者單位：鄆城縣人力資源和社會保障局）