信息化時代醫院檔案管理存在的問題及對策

孫帥

[摘 要]隨著信息化時代的到來，醫院檔案管理面臨著新的挑戰和機遇，本文分析醫院檔案工作中的存在的問題，如對檔案工作認識不足、檔案管理專業人才緊缺、檔案管理信息化薄弱等，并提出解決對策，如增強檔案職業意識、加強檔案管理隊伍建設、建立健全檔案工作制度等，以加強對檔案資源的開發利用，為醫院改革與發展提供參考。

[關鍵詞]醫院；檔案管理；信息化時代

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.16.109

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）16-0-02

隨著醫療信息化進程的不斷加快，信息化技術對醫院檔案事業的影響越來越大，使傳統檔案管理方法受到了前所有未有的沖擊，醫院檔案管理面臨著新的機遇和挑戰。因此，重視醫院檔案數據的挖掘和應用，是加快建設信息化醫院的重要任務，讓檔案大數據更好地服務于醫院的醫療、教學和科研等各項工作。

1 醫院檔案管理概況

醫院檔案是指過去和現在的醫院在從事醫療、科研、管理、經濟、文化等工作活動中，直接形成的對醫院和患者有保存價值的各種文件、圖表、聲像等不同門類和不同載體的記錄，是一所醫院歷史上所有重要信息的集合，是醫院管理不可分割的重要組成部分。醫院檔案是社會實踐活動的原始記錄，對國家和社會及患者個人具有保存價值，檔案是歷史的真實憑證，是第一手的參考資料，對醫院領導決策層查考醫院既往情況、掌握歷史資料、醫學科學研究等都具有廣泛的參考價值和情報價值。加強檔案信息資源的利用是實現檔案價值的基本條件，新時期，醫院檔案管理水平的高低，直接影響到醫院提供檔案信息資源服務、滿足社會和患者需求的能力，如果管理不善，檔案服務水平較低，利用者需要時無從查詢，那么很多反映醫院本身歷史發展全貌的檔案只能囿于潛在狀態而無法實現。因此，加強醫院檔案管理，提高檔案科學化、信息化管理水平，提供優質高效的資源利用服務具有十分重要的意義。

2 信息化時代加強醫院檔案管理工作的意義

醫院檔案管理信息化建設是指在醫院檔案行政部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用以計算機、網絡為工具的現代信息化技術，對檔案信息資源進行數字化管理，建立目錄數據庫和全文數據庫，對重要信息資源進行信息采集、數據挖掘和提供利用，從而提高醫院檔案管理水平和效率。醫院檔案積累了醫院各項實踐活動的經驗，是醫院發展的歷史記錄，是一種潛在的生產力，其潛在的價值只有通過加強檔案管理才能體現出來，才能發揮潛能，為醫院持續改革與發展提供可靠憑證和具有現實參考價值的信息資源。

3 當前醫院檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理意識淡薄

目前，醫院普遍存在“重醫療、輕管理”的現象，管理層投入檔案工作的精力和管理資源較少，認為檔案工作可有可無，對檔案工作不夠重視，認為檔案管理無法創造直接經濟效益，導致機構設置和軟硬件設施跟不上，檔案管理僅限于收集、整理、歸檔資料等基礎性工作，深入加工和合理利用檔案信息資源的程度不高，無法使檔案資源價值得到有效發揮。

3.2 檔案管理專業人才緊缺

由于歷史原因和體制原因，目前醫院檔案管理人員大多是從臨床轉型從事檔案工作，在文化程度、知識水平等方面素質不一，缺乏專業檔案業務知識和技能，專職從事檔案工作的人員偏少，大多為1-2名，還身兼辦公室或保密室工作，工作任務繁重，對檔案編研和檔案信息挖掘更是力不能及，嚴重阻礙了醫院檔案管理工作乃至醫院綜合管理水平的提高。

3.3 檔案管理制度不完善

相當數量的醫院雖然建立了檔案工作領導小組，成立了檔案室，但由于檔案工作不能創造直接經濟效益，因此，檔案管理的建章立制未引起足夠的重視，同時缺少相關的制度和考核激勵措施。

3.4 檔案管理信息化薄弱

隨著計算機、網絡技術的廣泛應用，電子檔案應運而生，但僅僅被當作檢索工作使用，檔案服務模式未能跟上社會發展的需要，所形成的電子檔案數量龐大且日益增多，相關軟件工具未能很好的使用，檔案信息資源的開發和利用遠遠不夠，造成了資源浪費。電子檔案的安全問題亦是檔案管理的薄弱環節，易受到病毒、黑客的攻擊，穩定性有待提高。

4 醫院檔案管理中問題的解決對策

4.1 增強對檔案管理重要性的認識

首先，醫院要增強對檔案工作和檔案價值重要性的認識，把檔案工作與業務建設放在同等地位，同步發展、同步考核，強化檔案是為臨床、科研、醫院管理發展而服務的意識，增強職業責任感，培養檔案管理創新意識。其次，醫院要轉變觀念，與時俱進，以開放、包容、創造性的工作態度，積極調整思路，圍繞醫院建設發展大局，積極主動挖掘檔案資源，以有限的檔案資源創造無限的信息財富，提高檔案資源利用價值。

4.2 加強檔案管理人才隊伍建設

信息化背景下，隨著醫療衛生體制改革的不斷深入，檔案管理復雜性日漸突出，因此，醫院應要求檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和服務利用等職能活動中，遵守基本的職業行為準則。檔案從業人員要把握時代發展的要求，注重專業學習和檔案技能培訓，深入學習檔案法規、檔案管理、信息開發等專業知識。另外，醫院要制訂檔案信息化建設的長期目標和近期目標，爭取政府或上級部門的支持，建立多途徑、多層次的醫院檔案管理專業型人才引進和培養模式，加強檔案管理專業隊伍的建設，優化檔案從業人員的專業結構，盡可能配備具有編輯學、圖書館學、信息技術專業背景的多元化復合型人才，建立檔案管理人才梯隊，做好人才儲備工作，培養敬業精神、創新意識和職業操守，最大限度地提升醫院檔案管理人才隊伍的素質。

4.3 完善檔案管理制度建設

醫院要建章立制，從制度上加強檔案和檔案管理工作，把醫院檔案建設列入醫院發展規劃，并建立科學的檔案管理體系，明確分管檔案管理工作的領導，建立健全檔案機構，統籌安排發展檔案信息化建設所需的人員配備、辦公用房和預算經費，建立相應的檔案管理獎懲機制，保持檔案工作者的相對穩定，并接受檔案專業知識培訓等。檔案管理包括檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、統計檢索和檔案開發利用等內容，資料收集是檔案工作的起始環節，是檔案管理的基礎，而醫院資料量多分散，影響了檔案的收集，因此，建立健全檔案收集制度尤為重要。此外，為了能夠有效貫徹落實新的檔案管理制度，醫院需要設立相應的考核辦法，并將這些辦法和納入醫院績效考核制度中，使檔案管理與醫療業務同步考核、同步發展。endprint

4.4 加快檔案信息化建設步伐

建立相對穩定的檔案信息化管理體系，是信息化時代檔案管理的一項基礎性業務工作，是檔案工作向信息化邁進的必由之路，其是醫院信息化建設的重要環節。因此，醫院需要積極開展檔案管理信息化，投入更多的資金和成本，引進相配套的檔案信息化建設軟硬件設施，并確保將軟硬件設備引進來、用起來、用的好，并以計算機為工具，以檔案專門系統為平臺，建立融合文書檔案、人事檔案、設備檔案、醫療檔案、科研檔案、患者病歷檔案為一體的檔案大數據信息中心，形成醫院檔案信息管理網絡，在完善保密工作的前提下，提供查詢、資料共享、有效信息挖掘等信息服務。電子檔案的安全性是檔案信息化建設過程中的重中之重，隨著檔案信息聯網，黑客、病毒等網絡攻擊問題隨之而來，一旦信息泄露，便會造成不可挽回的后果，因此，醫院要從技術上對檔案信息系統進行嚴格加密、更新升級。

4.5 引入商業管理模式

由于醫院的核心業務的是醫療，優質醫療服務能夠產生社會效益和經濟效益，而檔案信息化建設不能直接產生經濟效益，因此，對于醫院來說，短期內投入與產出不成正比，多數醫院對此并不積極支持。在社會主義市場經濟條件下，各項工作都應服從和適應這一大環境背景，因此，醫院可以嘗試考慮以市場為導向，引入商業管理模式，通過托管或合作等方式，由專業檔案信息資源開發機構，對醫院檔案信息資源進行專業化建設、管理、運營，以市場為導向，為醫院檔案信息化建設注入新的活力，加速檔案信息資源轉變為直接生產力。對于年門診量大的綜合性醫院來說，憑借患者樣本數量龐大的資源優勢，根據醫學科學進步發展等各方面的需要，可全方位、多角度、深層次挖掘檔案信息價值，形成高質量的編研成果，使市場化的運作模式獲得成功。通過導入市場營銷的理念，醫院會更加專注醫療衛生事業，真心實意為患者服務，全方位提高醫療技術水平和服務水平。

5 結 語

加強醫院檔案管理是為醫院現代化建設服務的重要途徑，檔案利用者的發展需要決定了檔案利用服務工作的服務方向，因此，醫院應以服務于醫院改革與發展為中心，多元化開發檔案信息資源，尤其是在大數據席卷全球的浪潮中，檔案信息化建設會使基礎信息資源具有不可估量的應用價值。

主要參考文獻

[1]楊繼紅.淺談醫院檔案管理[J].中外健康文摘：醫藥月刊，2008（8）.

[2]金蓮姬.醫院檔案編研工作方法研究[J].蘭臺內外，2013（2）.

[3]杜瑩瑩，劉峰.新醫改下如何改進醫院檔案管理工作[J].山東檔案，2016（5）.endprint