淺析如何利用ERP系統對成品油銷售企業加油站實現有效管控

王洪波

[摘 要] 加油站的關鍵控制環節主要有兩個鏈條，油品實物的進銷存鏈條和銷售資金鏈條，其間的關鍵風險點是成品油銷售企業管控的重點和難點，而利用ERP系統可實現進銷存數據自動采集，實現業務與財務數據融合，降低銷售價格舞弊風險并整合資源平臺實現分析與預警功能。“人”的因素、定制化開發ERP系統質量以及ERP自身風險是影響利用ERP系統對加油站進行內部控制的主要因素。只有通過提高“人”在系統內部控制中的作用，做好ERP系統定制化準備，完善ERP系統信息安全防護，跟蹤并持續改善ERP系統運行，建立對該系統的風險監督和評估體系，才能提高成品油企業管理水平，進而實現對加油站的有效管控。

[關鍵詞] 內部控制；ERP系統；加油站

[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009-6043（2017）09-0037-03

ERP系統是體現現代管理思想和方法的先進的信息管理工具，目前很多大型企業通過ERP系統來規范企業的業務流程和管理，其中如何利用好ERP系統充分發揮內部控制的作用也是很多企業關心的課題。從成品油銷售企業的角度對如何利用ERP對加油站進行有效內部控制進行探討。

一、加油站關鍵風險控制點

成品油銷售企業以加油站為網點，經營汽柴油品。網點布局具有“點多、面廣、線長”的特點，公司總部對這些加油站網點管控的難度也因此加大。而就管控內容上，加油站的關鍵控制環節主要有兩個鏈條，油品實物的進銷存鏈條和銷售資金鏈條。具體關鍵風險點包括：各加油站進貨數據的真實性、加油站罐內油品的安全性、加油站銷售數據的真實性和銷售資金的安全性、加油站銷售價格的真實性、加油站數據信息的相互核對驗證性、客戶預存款和供銷往來單位的額度控制、促銷數據的真實性。這些關鍵點的管控始終是成品油銷售企業對加油站進行管控的重點和難點。

二、如何利用ERP系統提高加油站內部控制管理

（一）利用ERP系統實現進銷存數據的自動采集

傳統的進銷存管理手段采取由加油站逐級向上抄報的形式，數據的核實主要通過人為的定期和不定期的現場抽查核對，這種用人來“嚴防死守”的內部管控效率與效果都存在問題。

因此在ERP系統搭建過程中，重點要實現的功能就是加油站進銷存數據的自動生成。首先，做好加油站有關進銷存關鍵流程的配套設備前期改造工作，以便與ERP系統進行端口連接，實現數據采集功能。要將加油站油罐內的液位儀、油站加油機泵碼讀數系統與ERP進行端口連接，同時將總部油品配送程序整合入ERP系統。另外，通過對加油站進行地罐交接改造，封閉加油站油罐量油口，罐內油品體積數據均由液位儀自動讀取，進貨由總部直接配送到站、到罐，保證油站罐內油品只有加油機一個出口。配套改造完畢后，加油站通過各項端口的連接和程序的整合，使油站進銷存數據時時體現在ERP系統。其中，進貨數據通過總部主動配送系統自動生成；銷售數據通過加油機泵碼讀數系統自動生成；實時存貨數據通過液位儀自動讀取和生成。從此加油站管理“天涯咫尺”，每一個“進銷動作”都時時記錄，庫存情況動態呈現，從根本上規避了油站存貨實物進銷存鏈條上的風險，大幅提升內部控制的效率與效果。

（二）利用ERP系統實現業務和財務數據的融合

一直以來，成品油銷售企業加油站業務和財務均運行于兩個系統，因票據傳遞和入賬操作時間不同，使雙方系統的進銷存數據、預付油款和預收油款只有月末才能核對，在月度之間的時間段內，上述業務處于“失控”的狀態，內部控制明顯滯后，極易出現供貨商留占預付款、對信用客戶超額度付貨等情況，給公司的正常經營帶來風險。同時，對預付款客戶的預付款控制也是時段性失控。

為了規避風險，可以利用ERP系統融合功能，融合業務模塊和財務模塊，使日常經營所發生的每一筆進、銷、存業務，通過ERP系統由終端自動時時生成，既生成業務統計數據，又生成財務入賬憑證，會計核算分錄，保證雙方數據來源的唯一性和時間一致性，財務人員時時掌握進銷存情況，及時了解預付款剩余額度及批發客戶資金管理，避免了留占預付款和超額度付款情況的發生，起到了財務監管作用。同時，通過財務資金現狀，還可追溯資金的來龍去脈業務，且能上溯所發生的相關業務活動。通過資金信息與物流信息的同步，使“事前與事中”控制成為可能，實現“庫存掌控合理、資金利用最佳、風險得以控制”的管理目標。

（三）利用ERP系統降低銷售價格舞弊風險

成品油價格改革后，價格的漲漲落落成為一種“新常態”。每次油價變動，都要三人到崗，互為監督，但依然存在著“集體舞弊”的可能；且存在著時間不統一、價格調整錯誤等問題。

為了降低價格風險，成品油銷售企業可以利用ERP系統的系統與油機調價操作聯動功能，由總部統一組織調價工作，所有網點在同一時間通過系統調整價格，油站只需當班主管配合，總部、區域兩級管理人員線上即可監督調整情況，調價時間、操作人員等信息在總部管理系統中“一目了然”，管理痕跡明顯，責任劃分清楚，在提升業務調價“效果與效率”的同時，有效降低了調價舞弊風險。

（四）利用ERP系統的信息資源整合平臺建立分析和預警功能

ERP是一個企業資源整合優化系統，它建立了一個信息共享的平臺，通過對關鍵控制點的梳理，將油站操作環節和程序進行規范，將關鍵控制點都涵蓋進ERP系統中，集中在數據庫儲存，并通過網絡使加油站所產生的信息透過系統可以在企業任何地方通過權限取得與應用。數據的集合性使管理分析和風險預警功能通過模塊設計得以實現，一旦出現價格異常、油站存貨數據與進貨平臺數據差異、往來信用管理超額度等等情況，可以通過模塊設定的自動示警系統進行提示，使風險第一時間被發現和處理。使成品油銷售企業的風險管控能力大幅提高。

三、目前利用ERP系統進行加油站內部控制存在的主要問題endprint

（一）“人”的因素制約ERP系統內部控制作用的發揮

一是員工操作生疏，低級錯誤屢有發生。一些加油站員工對ERP系統不熟悉，在操作系統時，不求甚解，直接導致操作錯誤，使系統數據出錯、無效，數據準確性得不到保證，ERP系統數據的可信性大打折扣。同時部分員工不注意口令保密、由他人代行操作、隨意修改數據等行為時有發生，易使ERP系統設計的內部控制流于形式。

二是企業自身復合型人才缺乏，無法保證ERP運行。目前成品油銷售企業復合型人才普遍缺乏，ERP系統一旦出現問題，無法高效解決，過渡依賴開發企業，耗費大量后期成本支撐，這是目前制約ERP系統實施的重要因素，并且未來依然是ERP系統發揮作用的阻礙因素。

（二）系統定制化開發質量影響ERP系統內部控制作用的發揮

國內成品油銷售企業ERP系統大多選擇的是德國SAP系統。SAP是整體控制邏輯和整體系統結構較嚴謹的系統，但SAP雖然成熟，仍然需要根據每個企業的業務流程和管理要求進行定制化開發，并對各系統集成整合，因此開發人員的專業化程度及其與企業實施人員的溝通的相互理解度都會影響系統開發質量，任何一個環節出現問題都將直接導致系統故障，根上出現問題，枝葉就不會幸免，系統出現自身故障，生成的數據自然是錯誤，ERP系統中的內部控制就更無從談起。

（三）ERP系統自身風險增加了新的內控風險

ERP系統在提升公司整體管理水平的同時，也帶來了新的內部控制風險。

一是企業信息電子化所帶來的風險。電子介質本身存在安全風險。電子文檔介質壽命有限，且載體材料的損壞及服務器設備的更新、操作失誤等都會導致信息（包括會計信息）的丟失、失真。開放的ERP系統極易遭受內、外部的非法侵擾，信息有可能被攔截、竊取甚至篡改。

二是ERP系統的程序化慣性增大管控風險。在手工管理環境下，重復出現同一錯誤或幾個人同時出錯的概率極低，相互間的驗證性使差錯易于被發現。而在ERP系統中，人們更加依賴內嵌于信息系統中的程序化的內控手段，對于差錯的發生變得不夠敏感，只要某一環節處理出錯，將會引起后續其他環節的一系列錯誤的重復。尤其是當軟件程序出現了錯誤或被惡意篡改時，某些控制程序就起不到應有的作用，從而大大降低了企業內部控制的效果。而若篡改的目的就是要實施資金和存貨的舞弊行為，則后果更加嚴重。

四、完善成品油企業加油站ERP系統內部控制的措施

（一）提高“人”在ERP系統內部控制中的作用

一是建立操作人員培訓和考核機制。將ERP系統操作作為單獨的企業內部職業技能測考評體系，與職業技能津貼掛勾，提高員工自我學習、自我提升的積極性，從而快速提高整個企業的ERP系統操作、應用水平。同時，建立長效的培訓機制。包括新員工ERP系統技能集中培訓、在崗員工定期提升培訓、新業務的不定期培訓、定期技能大賽評比等制度。快速和長效地提升ERP系統廣大基層操作人員的技能。

二是重視ERP復合型人才的培養。在現有人員中“優中選優”，挑選了團隊人選后，集中外訓，重點學習ERP系統設計思想和自開發程序編寫方式、修改路徑、模塊設計、系統整合、系統維護等ERP系統知識。同時在企業內部組織成立公司業務培訓團隊，負責培訓公司業務流程、關鍵控制點、會計核算和財務管理內容。復合型人才具有傳、幫、帶的使命，逐步擴大復合型人才隊伍。通過復合型人才隊伍的建設，實現企業ERP系統的自主維護，自主需求設計、自主管理升級，降低系統升級和維護成本，擺脫廠商和第三方公司，使ERP系統真正成為企業內部管控的便利工具。

（二）充分做好ERP系統實施前定制化工作準備

ERP系統根據企業的業務流程和管理要求進行定制化開發前，一是要選取信譽和實力強的公司；二是要針對本企業定制化特點充分溝通，關鍵環節甚至要事先模擬小的系統，以便雙方充分就業務要求進行理解，不出現偏差；三是要在ERP系統實施前由被選擇的開發企業做好關鍵崗的培訓，包括ERP系統理論和基本業務知識，最重要的是要爭取到前期已實施的業務相似公司實習，以便更直觀地了解系統，包括使用問題、實施注意事項。只有實施雙方信息充分透明，定制化開發的談判才能平等，才能控制全部關鍵點，符合本企業的業務需要。

（三）完善ERP系統信息安全防護措施

一是加強系統主機房的操作環境安全和信息設備安全保障工作。信息設備除了應作為資產進行物理安全性控制、定期盤點維修外，還應注意其保管的特殊性。如建立異地遠程備份和恢復機制，以及制定在計算機系統不能正常工作的情況下，恢復手工處理業務的步驟和措施等。

二是加強ERP系統病毒的防范與控制措施。病毒是任何信息系統的天敵。防范病毒最為有效的措施是加強安全教育，健全并嚴格執行防范病毒制度。制定企業內部文件通過局域網傳輸要求，采用網上防火墻技術防范網絡風險。病毒防范和控制是保證ERP順利運行的一道有力屏障。

（四）跟蹤運行效果持續改善ERP系統

ERP系統具有程序復雜、實施難度大、應用周期長和投資額度高等特點，所以建議分步驟推進。企業應根據中長期戰略發展規劃來建立ERP系統的中長期實施和發展規劃，分步實施各期重點項目。同時，ERP系統成功投入企業運行后，企業往往會忽視系統的持續改善。而ERP系統的持續改善正是ERP應用后期最核心的工作階段。ERP系統的投入不是一勞永逸的，公司需要建立系統跟蹤改進機制，一是監督現行系統運行過程，及時發現系統出現的運行故障和問題，加以修改和完善。二是跟蹤ERP技術的快速發展、并隨著企業管理的深入，持續開發新的ERP模塊為企業管控服務。使公司的ERP系統不斷改進，有效的運行，為實現企業的戰略目標而服務。

（五）建立ERP環境下完善的風險監督和評估體系

一是建立ERP系統審計機制。系統審計（又稱IT審計）工作，是對整個ERP系統的運行狀態、人員操作正確率、系統與實際一致性進行檢查和跟蹤，發現和反饋存在的問題，并跟蹤整改的過程。

二是建立ERP系統風險評估體系。ERP系統評估體系是指通過確定ERP系統的關鍵風險控制點、風險控制流程及風險控制負責人，建立風險防范預警機制體系。成品油銷售企業ERP系統風險評估，可以在現有庫站風險評估內容基礎上增加系統風險評估項目，定期對評估期內系統運行情況進行梳理、評估，科學評估ERP系統模塊和部門中可能產生的個體風險，對新增實施模塊和模塊間整合度進行評價，并與系統審計相融合，對評估期內系統潛在風險及時進行提示和處理。

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[責任編輯：史樸]endprint