關(guān)于促進(jìn)檔案資料數(shù)字化管理的思考

杜愛杰

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。本文詳細(xì)闡述了檔案資料數(shù)字化具有便捷化查詢、豐富的存儲(chǔ)類型和高效的工作效率的三大優(yōu)勢(shì)，分析了當(dāng)前在檔案資料數(shù)字化管理過程中存在的普遍問題，從而提出了促進(jìn)檔案資料數(shù)字化管理建設(shè)的幾點(diǎn)思考建議。

關(guān)鍵詞：檔案資料管理 數(shù)字化管理

由于以計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的數(shù)字信息化的迅猛發(fā)展，數(shù)字化管理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)已經(jīng)深入到人們的生活、工作的方方面面。從本地電腦硬盤存儲(chǔ)、U盤、移動(dòng)硬盤到網(wǎng)盤、云端存儲(chǔ)，數(shù)字化存儲(chǔ)管理已經(jīng)成為當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，是推動(dòng)檔案資料數(shù)字化管理的重要力量。

一、檔案資料數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

檔案資料數(shù)字化管理就是在檔案資料管理的過程中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、 計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)或者云端存儲(chǔ)的管理方式，對(duì)檔案資料等傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料進(jìn)行數(shù)字化處理，使其生成為數(shù)字化的信息資源，從而可以進(jìn)一步的進(jìn)行存儲(chǔ)、 開發(fā)、 使用。檔案資料的數(shù)字化管理可以準(zhǔn)確、有序的登記本單位的活動(dòng)檔案資料，記錄職工們?cè)诟黜?xiàng)工作中的檔案情況，并且可以做到即時(shí)輸入，即時(shí)獲取，是檔案資料管理領(lǐng)域的一次重大革新。因此它的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是便捷查閱。檔案資料的數(shù)字化管理改變傳統(tǒng)的查詢方式，擁有查閱權(quán)限的使用者可以通過對(duì)接入檔案資料管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)操作就能夠查閱到想要獲取的信息，能夠做到即時(shí)的查詢和便捷的調(diào)閱，可以讓使用者在最短時(shí)間內(nèi)獲得檔案資料信息，真正享受到數(shù)字化信息技術(shù)帶來的便捷服務(wù)。

二是豐富的存儲(chǔ)類型。由于數(shù)字化的存儲(chǔ)技術(shù)的不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了信息形式上的改變，檔案資料的存儲(chǔ)不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)物體，還可以實(shí)現(xiàn)多媒體數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，例如：音頻、視頻等影音資料。因此，數(shù)字化管理使得檔案資料存儲(chǔ)類型變的多類豐富。

三是提高工作效率。傳統(tǒng)的檔案資料管理方式需要管理人員收集整理本單位的工作內(nèi)容、工作計(jì)劃等相關(guān)的各種檔案資料，手工填寫相關(guān)存儲(chǔ)資料文件，編輯分類標(biāo)簽，還要做好文件資料的借閱登記。這些工作不僅可能會(huì)產(chǎn)生人為的失誤，而且工作繁重，效率不高。但是檔案資料數(shù)字化管理使得管理人員通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來開展管理歸類工作，有些需要存檔的資料可以由相關(guān)處室自行上傳，這樣可以使管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，提高工作效率。

二、檔案資料數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

雖然檔案資料數(shù)字化具有便捷化查詢、豐富的存儲(chǔ)類型和高效的工作效率，但是目前大多數(shù)單位在檔案資料數(shù)字化管理方面工作之后，整體管理效果不是很樂觀，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是認(rèn)識(shí)度不夠，重視度不高。目前，大多數(shù)單位的檔案資料不在主要業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，多數(shù)單位負(fù)責(zé)人認(rèn)為只要有人管理，有計(jì)算機(jī)使用就可以了，而對(duì)于數(shù)字化管理是什么，有什么作用沒有清晰的認(rèn)識(shí)，所以存在著對(duì)檔案資料數(shù)字化管理認(rèn)識(shí)程度不夠、不深的現(xiàn)象。即使某些單位負(fù)責(zé)人對(duì)數(shù)字化管理有想法，也局限于重硬件設(shè)備建設(shè)，輕軟件系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)象。由于重視程度不夠，所以在檔案資料數(shù)字化管理建設(shè)中存在軟硬件設(shè)施不均衡、完備的現(xiàn)象。檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的核心就是管理信息系統(tǒng)。由于各個(gè)單位主營的業(yè)務(wù)和工作流程狀況不同，需要訂制符合單位實(shí)際的管理信息系統(tǒng)，這是需要有大量資金投入的。但是，檔案資料管理處室屬于邊緣部門，一般不受重視，單位負(fù)責(zé)人不可能會(huì)在這方面投入太多資金。

二是體制機(jī)制不完善。當(dāng)前相對(duì)于比較完善的檔案管理制度體系，檔案資料數(shù)字化管理體制機(jī)制存在滯后和不完善的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的檔案資料管理體系只是針對(duì)的是紙質(zhì)載體管理使用的規(guī)定，沒有完善的將信息化數(shù)字化的管理手段應(yīng)用到檔案資料管理體系中。雖然有一系列規(guī)范的檔案資料管理信息化處理、傳播行為的法規(guī)制度，但是實(shí)際操作性不強(qiáng)，在工作過程中達(dá)到的效果不是很理想。在檔案資料數(shù)字化管理體系中缺少完備的法律保障制度。在單位的制度體系設(shè)計(jì)中，也忽略了檔案資料數(shù)字化制度體系的設(shè)計(jì)。

三是專業(yè)技術(shù)人員缺乏。在檔案資料數(shù)字化管理中，管理人員除了要具備傳統(tǒng)資料分類存放、信息檢索、傳遞等技術(shù)之外，還要求能夠熟練使用計(jì)算機(jī)、數(shù)字化的儀器設(shè)備和多媒體資料的處理等信息化技術(shù)手段。目前，大多數(shù)單位中檔案資料管理人員存在年紀(jì)偏大、知識(shí)水平不高、知識(shí)更新落后、計(jì)算機(jī)使用能力較弱等普遍現(xiàn)象。同時(shí)，由于沒有合理的用人和培訓(xùn)機(jī)制也導(dǎo)致了合適的人員進(jìn)入來，無法勝任工作的人員卻留在崗位上的問題存在。因此，在實(shí)際工作中，缺少能夠勝任檔案資料數(shù)字化管理的專業(yè)技術(shù)人員。

三、關(guān)于促進(jìn)檔案資料數(shù)字化管理的幾點(diǎn)建議

檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理建設(shè)是一項(xiàng)長期而繁重的工作，其軟硬件的建設(shè)質(zhì)量，專業(yè)技術(shù)人員的管理水平和管理系統(tǒng)的利用率以及體制機(jī)制的保障措施等都需要不斷完善和提高。

一是提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化引領(lǐng)，夯實(shí)檔案資料數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)是促進(jìn)檔案資料數(shù)字化管理建設(shè)的重要基礎(chǔ)和關(guān)鍵因素。在檔案資料數(shù)字化管理建設(shè)工作中，會(huì)遇到思想觀念、體制機(jī)制等諸多因素的困擾和制約，因此特別需要單位領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，提高對(duì)檔案資料數(shù)字化管理建設(shè)的重要性的認(rèn)識(shí)。單位負(fù)責(zé)人必須改變傳統(tǒng)的檔案資料管理理念，強(qiáng)化檔案資料數(shù)字化信息化的意識(shí)，深入認(rèn)識(shí)數(shù)字化管理的必要性和相對(duì)優(yōu)勢(shì)，提高對(duì)于檔案資料數(shù)字化管理的重視程度，從而便于數(shù)字化管理建設(shè)工作的順利開展。

二是因地制宜，分類實(shí)施，完善檔案資料數(shù)字化管理的體制機(jī)制建設(shè)。建立一套完整的符合單位實(shí)際工作情況和使用需求的檔案資料數(shù)字化管理體系是實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化管理的重要保障。在體制機(jī)制制定方面，可以從管理、使用制度、資金保障制度和合理的用人機(jī)制等幾個(gè)方面著手。制定符合單位實(shí)際情況的檔案資料數(shù)字化管理和使用制度，可針對(duì)性的設(shè)置專項(xiàng)資金，用于改善檔案資料管理的硬件設(shè)施，建立完善的設(shè)備使用與維護(hù)體系，保證設(shè)備能夠達(dá)到數(shù)字化管理持續(xù)性發(fā)展的需求。根據(jù)數(shù)字化管理的要求，設(shè)計(jì)制定相關(guān)的管理軟件系統(tǒng)的使用制度，分配不同用戶權(quán)限，保證檔案資料的層級(jí)上傳和管理。制定完備的數(shù)據(jù)資料傳輸、復(fù)制、存儲(chǔ)和銷毀制度，確保數(shù)據(jù)的有效性、安全性和保密性。在用人機(jī)制上，制定合理實(shí)用與專業(yè)技術(shù)人員“進(jìn)出”的合理機(jī)制，讓那些有專業(yè)能力、能勝任工作的人員進(jìn)來，那些無法勝任數(shù)字化管理工作的人員調(diào)離到其他崗位。制定人才規(guī)劃建設(shè)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和進(jìn)修等制度體系，使得專業(yè)技術(shù)人員能夠不斷適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展，更好的勝任數(shù)字化管理工作。

三是強(qiáng)化素質(zhì)，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)檔案資料數(shù)字化管理的專業(yè)技術(shù)人員的隊(duì)伍建設(shè)。檔案資料的數(shù)字化管理是一項(xiàng)具有專業(yè)性的工作，對(duì)管理人員的知識(shí)技能和專業(yè)水平都有較高的要求。因?yàn)閷I(yè)技術(shù)人員是檔案資料數(shù)字化管理的實(shí)際操作者，是推進(jìn)檔案資料數(shù)字化管理建設(shè)的主要力量，他們的素質(zhì)和技能如何，直接關(guān)系到檔案資料數(shù)字化管理建設(shè)的成效。因此，加強(qiáng)專業(yè)管理技術(shù)人員的隊(duì)伍建設(shè)，提高素質(zhì)，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，是促進(jìn)檔案資料數(shù)字化管理建設(shè)的重中之重。可以根據(jù)實(shí)際情況，研究制定相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)和引進(jìn)政策，建立一支具有較高技術(shù)能力和管理水平的人才隊(duì)伍。針對(duì)在職人員進(jìn)行再培訓(xùn)，首先強(qiáng)化思想教育，讓他們從思想上轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，改變傳統(tǒng)的工作思維和方式，充分認(rèn)識(shí)到檔案資料數(shù)字化管理建設(shè)的重要性和必要性，以便更好的適應(yīng)數(shù)字化管理的需要；其次，強(qiáng)化實(shí)際技能培訓(xùn)，針對(duì)數(shù)字化管理工作中需要用到的計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化設(shè)備和多媒體操作處理技術(shù)等進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的工作能力。最后，注重專業(yè)技術(shù)人員的梯隊(duì)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化管理人才隊(duì)伍的階梯性發(fā)展。endprint