關于促進檔案資料數字化管理的思考

杜愛杰

摘 要：隨著信息技術的發展和普及，檔案資料實現數字化管理成為必然的發展趨勢。本文詳細闡述了檔案資料數字化具有便捷化查詢、豐富的存儲類型和高效的工作效率的三大優勢，分析了當前在檔案資料數字化管理過程中存在的普遍問題，從而提出了促進檔案資料數字化管理建設的幾點思考建議。

關鍵詞：檔案資料管理 數字化管理

由于以計算機設備和網絡技術為代表的數字信息化的迅猛發展，數字化管理、數據存儲已經深入到人們的生活、工作的方方面面。從本地電腦硬盤存儲、U盤、移動硬盤到網盤、云端存儲，數字化存儲管理已經成為當今經濟社會發展的大趨勢，是推動檔案資料數字化管理的重要力量。

一、檔案資料數字化管理的優勢

檔案資料數字化管理就是在檔案資料管理的過程中應用數字化技術、 計算機存儲或者云端存儲的管理方式，對檔案資料等傳統的紙質材料進行數字化處理，使其生成為數字化的信息資源，從而可以進一步的進行存儲、 開發、 使用。檔案資料的數字化管理可以準確、有序的登記本單位的活動檔案資料，記錄職工們在各項工作中的檔案情況，并且可以做到即時輸入，即時獲取，是檔案資料管理領域的一次重大革新。因此它的優勢體現在以下幾個方面：

一是便捷查閱。檔案資料的數字化管理改變傳統的查詢方式，擁有查閱權限的使用者可以通過對接入檔案資料管理信息系統網絡的計算機操作就能夠查閱到想要獲取的信息，能夠做到即時的查詢和便捷的調閱，可以讓使用者在最短時間內獲得檔案資料信息，真正享受到數字化信息技術帶來的便捷服務。

二是豐富的存儲類型。由于數字化的存儲技術的不斷發展，實現了信息形式上的改變，檔案資料的存儲不再局限于傳統的紙質物體，還可以實現多媒體數據的存儲，例如：音頻、視頻等影音資料。因此，數字化管理使得檔案資料存儲類型變的多類豐富。

三是提高工作效率。傳統的檔案資料管理方式需要管理人員收集整理本單位的工作內容、工作計劃等相關的各種檔案資料，手工填寫相關存儲資料文件，編輯分類標簽，還要做好文件資料的借閱登記。這些工作不僅可能會產生人為的失誤，而且工作繁重，效率不高。但是檔案資料數字化管理使得管理人員通過計算機系統來開展管理歸類工作，有些需要存檔的資料可以由相關處室自行上傳，這樣可以使管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，提高工作效率。

二、檔案資料數字化管理的現狀

雖然檔案資料數字化具有便捷化查詢、豐富的存儲類型和高效的工作效率，但是目前大多數單位在檔案資料數字化管理方面工作之后，整體管理效果不是很樂觀，主要體現在以下幾個方面：

一是認識度不夠，重視度不高。目前，大多數單位的檔案資料不在主要業務范圍內，多數單位負責人認為只要有人管理，有計算機使用就可以了，而對于數字化管理是什么，有什么作用沒有清晰的認識，所以存在著對檔案資料數字化管理認識程度不夠、不深的現象。即使某些單位負責人對數字化管理有想法，也局限于重硬件設備建設，輕軟件系統建設的現象。由于重視程度不夠，所以在檔案資料數字化管理建設中存在軟硬件設施不均衡、完備的現象。檔案資料實現數字化管理的核心就是管理信息系統。由于各個單位主營的業務和工作流程狀況不同，需要訂制符合單位實際的管理信息系統，這是需要有大量資金投入的。但是，檔案資料管理處室屬于邊緣部門，一般不受重視，單位負責人不可能會在這方面投入太多資金。

二是體制機制不完善。當前相對于比較完善的檔案管理制度體系，檔案資料數字化管理體制機制存在滯后和不完善的現象。傳統的檔案資料管理體系只是針對的是紙質載體管理使用的規定，沒有完善的將信息化數字化的管理手段應用到檔案資料管理體系中。雖然有一系列規范的檔案資料管理信息化處理、傳播行為的法規制度，但是實際操作性不強，在工作過程中達到的效果不是很理想。在檔案資料數字化管理體系中缺少完備的法律保障制度。在單位的制度體系設計中，也忽略了檔案資料數字化制度體系的設計。

三是專業技術人員缺乏。在檔案資料數字化管理中，管理人員除了要具備傳統資料分類存放、信息檢索、傳遞等技術之外，還要求能夠熟練使用計算機、數字化的儀器設備和多媒體資料的處理等信息化技術手段。目前，大多數單位中檔案資料管理人員存在年紀偏大、知識水平不高、知識更新落后、計算機使用能力較弱等普遍現象。同時，由于沒有合理的用人和培訓機制也導致了合適的人員進入來，無法勝任工作的人員卻留在崗位上的問題存在。因此，在實際工作中，缺少能夠勝任檔案資料數字化管理的專業技術人員。

三、關于促進檔案資料數字化管理的幾點建議

檔案資料實現數字化管理建設是一項長期而繁重的工作，其軟硬件的建設質量，專業技術人員的管理水平和管理系統的利用率以及體制機制的保障措施等都需要不斷完善和提高。

一是提高認識，強化引領，夯實檔案資料數字化建設的基礎。強有力的組織領導是促進檔案資料數字化管理建設的重要基礎和關鍵因素。在檔案資料數字化管理建設工作中，會遇到思想觀念、體制機制等諸多因素的困擾和制約，因此特別需要單位領導重視和支持，提高對檔案資料數字化管理建設的重要性的認識。單位負責人必須改變傳統的檔案資料管理理念，強化檔案資料數字化信息化的意識，深入認識數字化管理的必要性和相對優勢，提高對于檔案資料數字化管理的重視程度，從而便于數字化管理建設工作的順利開展。

二是因地制宜，分類實施，完善檔案資料數字化管理的體制機制建設。建立一套完整的符合單位實際工作情況和使用需求的檔案資料數字化管理體系是實現檔案資料數字化管理的重要保障。在體制機制制定方面，可以從管理、使用制度、資金保障制度和合理的用人機制等幾個方面著手。制定符合單位實際情況的檔案資料數字化管理和使用制度，可針對性的設置專項資金，用于改善檔案資料管理的硬件設施，建立完善的設備使用與維護體系，保證設備能夠達到數字化管理持續性發展的需求。根據數字化管理的要求，設計制定相關的管理軟件系統的使用制度，分配不同用戶權限，保證檔案資料的層級上傳和管理。制定完備的數據資料傳輸、復制、存儲和銷毀制度，確保數據的有效性、安全性和保密性。在用人機制上，制定合理實用與專業技術人員“進出”的合理機制，讓那些有專業能力、能勝任工作的人員進來，那些無法勝任數字化管理工作的人員調離到其他崗位。制定人才規劃建設、業務培訓和進修等制度體系，使得專業技術人員能夠不斷適應新技術的發展，更好的勝任數字化管理工作。

三是強化素質，優化結構，加強檔案資料數字化管理的專業技術人員的隊伍建設。檔案資料的數字化管理是一項具有專業性的工作，對管理人員的知識技能和專業水平都有較高的要求。因為專業技術人員是檔案資料數字化管理的實際操作者，是推進檔案資料數字化管理建設的主要力量，他們的素質和技能如何，直接關系到檔案資料數字化管理建設的成效。因此，加強專業管理技術人員的隊伍建設，提高素質，優化結構，是促進檔案資料數字化管理建設的重中之重?？梢愿鶕嶋H情況，研究制定相關專業技術人才培養和引進政策，建立一支具有較高技術能力和管理水平的人才隊伍。針對在職人員進行再培訓，首先強化思想教育，讓他們從思想上轉變認識，改變傳統的工作思維和方式，充分認識到檔案資料數字化管理建設的重要性和必要性，以便更好的適應數字化管理的需要；其次，強化實際技能培訓，針對數字化管理工作中需要用到的計算機技術、數字化設備和多媒體操作處理技術等進行培訓，增強他們的工作能力。最后，注重專業技術人員的梯隊化建設，實現檔案資料數字化管理人才隊伍的階梯性發展。endprint