關于信息化時代背景下多校區辦學高校加強行政管理工作的思考

錢玉瓊

[摘 要]多校區辦學高校擁有不同的校區，這一特點加大了行政管理工作的難度。文章主要分析了多校區辦學高校行政管理工作存在問題的根源，結合時代特點，對多校區辦學高校改進行政管理工作、提升行政管理工作效率提出了一些策略與思考，認為重視并加強行政管理工作人員隊伍建設，建立考核激勵制度，暢通職稱晉升渠道，不斷解放思想，大膽創新，充分利用現代信息化技術手段，才能最終促進高校行政管理工作向一流水平邁進。

[關鍵詞]多校區；行政管理；信息化；策略

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.24.149

自20世紀90年代，中國高校開始實施教育體制改革，在地域上相近的高校彼此之間通過共建合并的方式組建成學科門類齊全、辦學規模擴大的綜合型大學，以四川大學為例，將原四川大學、成都科技大學、華西醫科大學合并后，組成了“文、理、工、醫”兼備的高等學府。這些大學的校區在地理位置相隔不遠，但未能形成整體校園，是中國多校區辦學高校的典型。而21世紀后，隨著高校招生規模擴大，合并擴展后的綜合型高校因招生規模短時間內擴大，面臨著校舍等各種辦學資源的嚴重不足，逐漸出現擴建新校區以緩解辦學壓力的勢頭。在成都市，四川大學有江安新校區，電子科技大學、西南交通大學、西南財經大學等高校都在城郊擴建了新校區。雖然經過了近十多年的發展，擴建后的新校區在功能定位上依然以緩解主校區辦學規模壓力為主導。多校區辦學高校的行政中樞集中在主校區，這給行政管理工作帶來了新挑戰。本文從研究多校區辦學高校行政管理工作存在的問題及原因分析入手，對多校區辦學高校加強行政管理工作、提高行政管理效率進行了思考。

1 多校區辦學高校行政管理工作存在問題的原因分析

高校辦學除了教書育人、開展科學研究工作外，其中貫穿、推進兩項主體工作有效有序開展的是高校的行政管理工作。高校的行政管理工作從宗旨上來講是服務師生，為師生的工作與學習提供便利。然而，經過我們調研發現，高校行政管理職能部門，無論是學校機關部處還是院系所行政辦公室，師生們對行政管理工作人員怨言頗多，認為辦事過程中這些服務者們“話難聽、臉難看”，導致辦事難，雙方之間存在著嚴重的內在沖突。對于多校區辦學高校，這一矛盾尤為突出，不僅表現為師生與行政管理人員之間存在嫌隙，相互不理解，校—院（系所）行政管理人員之間也存在摩擦與不愉快。如今，高校面臨新一輪改革，在推進“雙一流”建設進程中，高校的行政管理工作越來越受到重視，高校行政管理人員也切身感受到改革所帶來的壓力，“一流學科”“一流專業”建設越來越需要“一流管理”的支撐。那么如何改變高校行政管理工作所存在的詬病，從根本上解決上述現象與弊端，需要找到問題產生的根源。經分析，我們認為導致多校區辦學高校行政管理工作運行出現不暢通的原因主要有如下四個方面。

1.1 高校行政管理人員的先天素質決定了其對自身崗位定位認識不充分

中國社會受兩千多年封建思想毒害較深，“官本位”思想余毒在社會上依然盛行，作為高校行政管理部門，在普通師生眼中相當于“衙門”。此外，中國的事業單位，包括高等院校，缺乏先進的管理理念，一直錯誤片面地認為行政管理工作無非是打打雜、跑跑腿，是人就能干好，因此對行政管理人員的整體素質要求不高，甚至安置了許多“關系戶”，如某某教授的家屬、某某老師的子弟，而且作為事業單位，需要承擔一定的接納、安置退伍軍人、殘障人士的社會義務，這導致了高校行政管理人員的素質整體參差不齊。有的學歷不高、見識欠缺的行政管理人員在整個管理環節更是充當了不討喜的角色。在工作中，他們本身缺乏行政管理所需的業務能力，同時又無法樹立起為師生服務、為教學科研服務的宗旨意識，反而形成了將工作當成一種“權力”，將為服務對象服務當成一種“為其辦事”的錯誤認識，進而導致工作態度差、工作效率低，師生滿意度低的局面。

1.2 高校行政管理人員往往很少享受到獲得職業技能、業務能力提升培訓與繼續教育的權利

同樣是高校的教職工，與專任教師相比，行政管理人員在享受獲得培訓與教育的權利方面往往受到忽視，雖然在師生眼里，辦事的時候行政管理人員似乎高高在上，但是在總結高校辦學成績與成就時，高校管理人員的付出與心血往往未能體現。高校是一臺機器，行政管理人員作為螺絲釘往往從外表看不出來，從而不被重視。在行政管理崗位上，有的一輩子干一件工作，沒有輪崗、培訓與接受繼續教育的機會，也就缺乏發現自身潛能與評估自身勝任力的機會。調研中我們發現，高校行政管理崗位上有一批“60后”、“70后”，面對信息化、自媒體時代的強勢進入，他們缺乏熟練的電腦操作技能，有的連智能手機都無法有效使用，這一沖擊讓他們無所適從，工作中挫敗感加重，將許多需要技能的工作，如寫作、制作PPT等工作推給新人，從而也加劇了行政管理人員內部因分工不均而產生的沖突。

1.3 高校行政管理人員缺乏暢通的晉升渠道，職業生涯容易觸摸“天花板”

與專任教師相比，高校對行政管理人員的職稱晉升工作缺少行之有效的解決辦法，在考核中也缺少立竿見影的激勵機制。在調研中，許多高校行政管理人員表示對職業規劃缺少源動力，因為從入職的第一天就能看到自己的一輩子，即在一個崗位上重復工作到退休，干多干少到手薪金一樣，能力大小比不過熬資歷。這導致了高校行政管理工作出現“三十年媳婦熬成婆”的怪相，許多50歲出頭的行政管理人員提前進入退休狀態，在工作中“做一天和尚撞一天鐘”，對本職工作敷衍了事，導致辦事效率低，師生難以滿意。

1.4 在多校區辦學的高校，行政管理人員投入工作的成本更大

近年來，研究多校區辦學高校運行成本的成果很多，歸納起來，大抵認為多校區辦學高校在成本投入上主要存在交通信息投入成本高、辦學硬件設施投入成本高、管理工作投入成本高，而管理工作投入成本往往主要指因增設管理崗位而投入的薪金部分，如需要增設更多的保安門衛、保潔等。然而，從心理學上研究，多校區辦學高校在行政管理工作中，影響行政管理工作效率，因管理不善導致師生沖突與行政管理人員對投入工作的成本計算息息相關。因教學科研管理需要，多校區辦學高校的部分行政管理人員需要前往新校區辦公。新校區往往在郊區，生活配套設施、交通設施等與主校區無法相比，對于居住在市中心，需要接送孩子上下學等一系列問題的行政管理人員來說，前往新校區辦公意味著增加交通成本（雖然有的多校區辦學高校有交通補貼），如堵車帶來的通勤時間的增加；不能按時接送孩子上下學的情感成本；無法午休的健康成本等。此外，最主要的是，新校區因其主要以緩解招生規模這一主體職能而導致的基礎設施不配套，致使在新校區無法正常開展工作，許多工作只有堆積起來，在主校區才能順利完成，這增加了行政管理人員的情緒成本。計算這些成本，讓新校區辦公的行政管理人員對高校作為組織提供給其的“組織支持感”產生懷疑，從而影響了對工作的投入與積極性，最終影響其心理認同感。endprint

由上可知，改進多校區辦學高校行政管理工作，提升行政管理工作效率需要對癥下藥，才能尋找到解決問題的辦法。時代發展到今天，高校行政管理工作面臨的挑戰越來越多，對行政管理人員的要求也越來越高，這迫使高校行政管理工作必須更加現代化、信息化、專業化、精細化，體現服務工作高效優質的特點。通過研究，我們認為，多校區辦學高校改進行政管理工作必須從提升行政管理人員自身素質著手，借助現代信息化手段，實現高校服務水平向一流轉變。

2 多校區辦學高校提升行政管理工作效率與服務水平的策略

根據分析可知，多校區辦學高校行政管理工作存在的問題主要體現在行政管理人員自身的素質、激勵與晉升機制以及因距離所產生的工作投入成本高，因此我們認為可以從提升行政管理人員素質、改善激勵與晉升機制、采用現代化信息技術手段打破空間距離等手段，促進高校行政管理工作效率與服務水平的提升，消除師生們在辦事過程中遇到的服務態度差、辦事效率低等困擾，為“雙一流”建設配套一流的管理隊伍。

2.1 加強高校行政管理人員隊伍建設，打造一支高水平的管理團隊

調研過程中我們發現，高校招聘行政管理人員的門檻越來越高，如四川大學，要求必須有博士學位。這一規定截斷了“關系戶”的后路，高學歷保障了管理人員隊伍的整體素質。同時，強化對行政管理人員的業務技能訓練與指導。高校因其學科門類多，在選聘行政管理人員時為了便于學科的發展，往往選聘專業相符的工作人員，這導致留校工作從事管理崗位的教職工雖然具備專業知識，但缺乏行政管理技能與處理辦公室突發事件等工作的應對能力。因而，在提高行政管理工作人員選聘“敲門磚”——學歷的同時，必須加強對行政管理人員的業務培訓，為其提供繼續教育、不斷充電的機會，唯有如此，才能保證行政管理人員在管理工作中能不斷更新知識儲備，提升業務素養，樹立服務意識，改變服務態度，最終提升服務質量。

2.2 建立考核激勵制度，啟動暢通的職稱晉升渠道與監督機制

雖然社會已經發展到改革刻不容緩的今天，但高校作為教書育人的圣地，社會對其的期望與要求依然停留在人才培養方面，對專任教師的要求遠遠高于對行政管理人員，行政管理人員成了高校的“隱形者”，看似手握權力，卻一直被忽視，主要表現為對行政管理人員沒有出臺獨立的考核激勵制度，缺乏職稱晉升渠道，監督機制不健全。這些因素導致高校行政管理人員始終抱殘守缺，認為干多干少一個樣，會做的不如會說的，會說的不如有爹的。因此，引入強有力的考核激勵制度，打通職稱晉升渠道，如行政管理人員職員制，雖不變職務但職級可以晉升，并與薪酬緊密關聯；完善監督機制，采取考勤、系統評價與勝任力評估等手段，將之作為職員制晉升的首要考慮因素。

2.3 借助現代信息化手段，打破空間阻隔造成信息不暢通的壁壘，解放思想從而節約資源

在分析中我們發現，多校區辦學高校的教職工對新校區的文化認同感不強，視新校區為緩解辦學規模壓力的一個裝置，對于去新校區辦公從心理上存在排斥，并將這種心理排斥與“組織支持感”對立起來，不愿意甚至逃避去新校區辦公；而且因為不是所有的行政管理人員都會被安排去新校區辦公，導致了攀比心理，對自己去新校區而同事在主校區辦公耿耿于懷，導致行政管理人員內部存在矛盾與斗爭。解決這一難題，讓新校區辦公的行政管理人員感受到“組織支持感”，可以利用現代信息化手段，在管理工作中引入辦公自動化、新媒體與自媒體等輔助手段，破除時空障礙。

目前大部分高校已經建立起完善的信息門戶系統，實現辦公自動化（OA），改變了傳統的依靠人力實現文件傳送、記錄與信息傳播的局面，實現了信息資源共享、工作效率提高、物質資源節約。

新媒體時代，尤其是自媒體時代的到來，也給高校行政管理工作帶來了不少便利。高校行政管理人員在工作中也自覺地利用起現代技術帶來的便利，主要體現為社交軟件的廣泛應用，如QQ、微信、公眾號。四川大學自2012年啟動“實踐及國際課程周（UIP）”活動，活動中將接待來自世界各地的師生。自微信推出國際版后，極大地方便了中外師生的交流與溝通。中外師生聯系過程中，手機號碼無須開通國際長途等功能，直接通過微信語音、視頻等方式進行溝通，不僅簡化了交流過程，而且節約了通信成本，最終提供了工作效率。

采用現代信息化手段輔助行政管理工作，對行政管理人員的素質要求較高，然而當前高校的行政管理隊伍處于“新老交替”階段，這要求在工作中不斷加強對行政管理人員的信息化知識教育與信息化業務技能的培訓。

2.4 轉變思想，大膽創新，通過提升管理層次實現高校行政管理工作向一流水平邁進

從根源上解決多校區辦學高校行政管理工作上存在的紕漏，需要從思想上實現突破。高校行政管理人員必須牢固樹立現代管理理念，掌握現代管理方法與手段。然而，轉變思想是一個持續而漫長的過程，需要一代代人的努力，而且與行政管理人員的文化水平、道德修養與社會見識息息相關，在短時間內無法一蹴而就。因此，短期內提升高校行政管理工作效率，需要尋找創新突破口。雖然當前信息化技術高速發展，運用新媒體、自媒體等手段已經較大地緩解了高校行政管理工作的壓力，然而這些手段往往具有非可控性，而且具有一定的“個體”氣質；而且辦公室自動化（OA）發展到今天，依然以PC端為主，與智能手機時代普遍的手機端相比，具有一定的滯后性。因此，多校區高校在今后的發展中，不妨自主開發專門的App手機客戶端軟件，師生通過工號、學號即可完成注冊，隨時隨地根據需要實現對所需信息的實時搜索與獲取。

綜上所述，我們認為信息化時代，人與人之間產生沖突的深層原因在于對信息獲取的不及時、不對等，當一方急需獲得所需信息而信息的提供者無法準確、及時地滿足這一欲望時，則促使了沖突的產生。多校區辦學高校，行政管理人員作為服務師生的服務者，必須意識到信息化時代所帶來的這一變化，在服務過程中及時為師生提供準確的服務信息，方便師生，緩解他們在辦事過程中產生的焦慮情緒，節省辦事時間，才能提高自身的業務能力，提升行政管理工作效率，更好地服務師生。

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