中小企業內部溝通現狀、影響因素及對策研究

曹修涵+徐建國

[摘要]企業要獲得持續高效的管理績效，內部溝通問題不容忽視。中小企業在發展過程中，內部溝通效率低下，溝通渠道不暢，使得很多中小企業管理效率和管理水平不高。文章結合相關溝通理論，對中小企業內部溝通現狀、影響因素進行梳理，并提出解決對策，以保證中小企業內部溝通信息能即時、準確地傳遞，提升溝通效率。

[關鍵詞]中小企業；內部溝通；企業文化

[DOI]1013939/jcnkizgsc201722170

1中小企業內部溝通的現狀分析

11內部溝通機制方面

目前很多中小企業都不重視溝通機制的建設，雖然都在一定程度上認可內部溝通的重要性，但很少作為一個專題性工作去探討如何建設內部溝通機制。因此，現實情況是，員工認為溝通是管理層對于下面員工的管理，即使有問題出現也很少與上級溝通，所以就會呈現出一種“不管反饋與否，結果都是這樣”的氛圍。管理者更注重工作任務上的布置，而員工也只是被動地工作，整個公司內部溝通機制死板、不靈活。

12內部溝通方式方面

我國中小企業在溝通上以鏈式為主。以一個以項目為管理單位的中小企業為例，即一個項目管理者帶領幾個項目顧問，項目顧問帶領幾個基層員工。項目管理者把項目分配給相應的項目顧問，項目顧問再根據項目具體情況把相應工作分配給基層員工。基層員工在工作過程中如遇到問題或者需要反饋相應信息時，直接反饋給項目顧問，不會直接反饋給項目管理者。

13內部溝通渠道方面

中小企業內部的消息溝通一般以電子郵件或公司官網發布的形式告知每個員工，員工之間的交流以電子郵件為主，同一項目小組之間的員工在交流工作時除了直接的面對面溝通以外，也會通過微信、QQ等交流渠道。各部門或者項目小組內部會議沒有固定要求，只根據任務完成情況，不定時召開會議，會議內容主要以討論任務情況為主。而實際上缺乏固定溝通渠道的溝通很多時候會影響到溝通效率。

14內部溝通問題反饋方面

基層員工在工作過程中遇到問題只需要直接反饋給項目顧問，而領導在會議后或者與部門管理者溝通后向基層員工反饋的內容較少，容易導致會議后員工在執行任務時出現問題不能及時解決。

15內部溝通技能方面

中小企業普遍存在員工溝通技能欠缺問題，溝通技能的欠缺使得溝通過程中的信息具有不完整性。在實際調查中發現，中小型企業整體的溝通技能欠缺主要表現為：傾聽的能力較弱，語言溝通多，文字溝通少。企業中的多數員工認為，文字溝通既浪費時間又浪費精力，使許多信息在即時的溝通之后無法完整保存。同時由于員工之間溝通技能不強，溝通方式不當，使很多信息在傳播過程中變得不完整，甚至加上了強烈的個人主觀色彩，使理解與再次傳達時出現問題，導致信息失真。

此外，目前中小企業內部溝通還存在溝通方向傾向于管理者向基層員工傳達指令的單方向溝通、企業內部部門間溝通較少、員工主動溝通的積極性不夠等問題。

2中小企業內部溝通的影響因素分析

有效溝通是一項非常困難和復雜的行為。目前，中小企業內部溝通過程中，存在著許多障礙和誤區。總結起來，影響有效溝通的因素主要有以下幾個方面。

21組織結構因素

組織結構層級和復雜程度不同，內部溝通效率也不同。組織結構過于煩瑣，管理層太多，信息從最高決策層傳遞到基層單位的路線就越長，信息傳遞就會花費大量的時間，這必然會影響信息傳遞的及時性，降低工作效率，信息失真的可能性就越大。主要原因是內部管理人員在進行信息溝通時，各層級主題都會根據自己的知識結構和行業經驗進行信息的甄別，在信息選取的過程中，會加入很多主觀因素，然后將扭曲了的信息上報或下達，造成信息失真。這種情況下，信息提供者和信息接收者也會擔心，特別是所提供的信息包含影響企業發展重大決策依據的時候。

22內部溝通機制因素

內部溝通機制不健全會造成中小企業發展到一定規模時信息溝通不暢、信息傳遞失真或不及時。溝通，對于一個公司來說會影響到公司在發展過程中的方方面面，良好的溝通能夠讓員工在工作過程中更加輕松、提高工作效率。健全的溝通機制可以為員工營造良好的溝通氛圍，使得員工愿意溝通，重視問題的反饋和信息的及時獲取。同時，健全的溝通機制可以把企業內部的溝通方式、溝通渠道等固化下來，保證了企業內部溝通的穩定性。

23個人因素

個人的心態、情緒、思維方式、記憶力等的差異，也都會成為信息溝通的障礙。這些差異性直接影響到員工在接收信息時知覺的選擇性，即往往對某一部分信息進行重視，而忽略了另一部分信息，對信息人為地加以過濾。即使同一個人，由于接收信息時的環境、心態不同，也會對同一種信息有不同解釋。在中小企業中，無論是管理者還是基層員工，在傳遞信息過程中，都容易忽視對自己不重要的信息，甚至故意對損害自身利益的信息進行忽視。不管所傳遞的信息是否和企業的目標、管理決策有關，只重視和傳遞與自己利益密切相關的信息。這種由于個人因素所造成的障礙，會導致信息扭曲失真，阻礙溝通順利進行。

24文化差異因素

在競爭激烈的市場環境中，營造良好的企業文化環境，企業文化獲得員工的認可，使員工的思維模式、處事方式及信息理解和把握上能夠統一，則有利于內部溝通信息的有效傳遞。而中小企業往往不太重視企業文化的建設和統一，如果企業的文化比較復雜且難以理解或者是沒有明確的企業文化，那么管理者或員工在傳遞信息的過程中，會使信息發生扭曲，信息接收者會錯誤地理解信息發出者的意圖，影響管理溝通的質量和效率。此外，企業內各部門的文化不統一，信息的傳遞者或接收者會思考所傳遞信息與自身的利害關系，進而影響內部溝通的質量。[1]

25溝通渠道因素

明確、通暢的溝通渠道可以為中小企業內部溝通奠定堅實的基礎。而對于制度不健全的中小企業來說，沒有建立起有效的溝通渠道成為制約其內部溝通的重要因素之一。目前，大部分中小企業對不同溝通方式之間的關系不能很好地掌握，而使企業內部溝通出現各種各樣的問題。正式溝通相對較多，而非正式溝通相對較少；傳統形式的溝通較多，多樣化的溝通方式相對較少；間接溝通相對較多，直接溝通相對較少，這都會影響到內部溝通的效率。溝通渠道的障礙，不僅會使員工的工作效率降低，甚至使傳遞的信息發生失真，造成各部門的橫向溝通相對困難。[2]endprint

26信息本身因素

信息因素障礙可以分為信息超載和信息不對稱。人在一定時間內所能接收的信息量是有限的，在工作過程中，由于員工或管理者的工作繁忙，所接收的信息量較大，就會忘記或忽略某些信息，做出一些不合適的決策。由于中小企業員工的素質參差不齊，特別是基層工作人員的知識水平較低，信息超載和信息不對稱的情況下，對信息的理解和傳遞質量也會受限。此外，中小企業的內部溝通沒有固定的渠道來源，員工獲得的信息來源和信息量雜亂，涉及多個不同部門的員工看待信息的角度也不盡相同，必然會影響溝通質量。

3中小型企業內部溝通效率提升的對策

31改善組織結構，提高溝通效率

企業應將溝通管理與企業財務管理和質量管理等同等看待，建立起合理化的內部溝通管理部門，然后安排專門人員制訂出有效的溝通計劃。[3]就目前發展狀況來看，大部分中小企業沒有認識到內部溝通在企業運營方面的重要作用，缺乏相應的組織管理機構。雖然一些中小企業制定了相關措施，如管理信息系統的構建，但還是不能有效解決企業內部溝通障礙的問題。

32加強員工培訓，提升溝通技能

溝通技能的提升對象并不單單指基層人員，也包括企業高層內的管理者。通過培訓獲取較好的溝通技能后，中小企業的員工在與上級領導進行交流時，可以及時反饋工作中所出現的問題；在與同事之間進行交流時，可以明確地表達自己的見解。而對企業的管理者而言，可以更好地傾聽下屬員工的意見和建議，可以更好地了解員工在工作中的實際情況并傳達任務，也可以及時發現企業計劃在實施過程中出現的問題并進行調整。

33倡導企業文化，創造溝通環境

有效的溝通不僅是企業員工必不可少的技能，也是企業不可或缺的基本機制。良好的企業文化，可以減少溝通噪音，創造和諧的溝通環境和無壓力的溝通。[4]通過企業文化建設，形成統一的、信任的企業文化，使企業內部的每一項工作都有一個統一的理念指導，每一項事物都有一個相同的價值判斷標準，促進溝通在同一文化背景中進行，從而提高溝通效率，增強企業的執行力。

34疏通溝通渠道，加快信息傳遞

溝通渠道的創新影響著企業內部溝通質量水平與效率的提升，溝通渠道對于組織溝通效能的提高具有決定性的意義。中小企業管理者應根據自己企業的特點和員工實際情況，選擇恰當的溝通渠道，充分利用正式溝通渠道和非正式溝通渠道的優點，使組織內各種需求的溝通都能夠準確及時而有效地實現。[5]可以借助現代化先進技術，通過信息技術與網絡技術積極構建相應的內部溝通機制。[6]

35強化信息管理，確保溝通效果

強化信息管理是指對信息的質量和數量進行有效管理和區分。在溝通過程中，信息價值的大小會因人而異，要注意信息傳遞的目標、環境和時間。要根據信息在不同背景下對不同對象的不同效果，來分析信息傳遞的情況，確保信息傳遞的針對性。另外，也要對信息的傳遞量進行適當控制。一是要控制信息接收者的數量。二是信息本身數量的控制。

36改善溝通環境，提高員工溝通積極性

為提升員工主動溝通的積極性，中小企業管理者需要注意改善溝通環境。良好的溝通環境可以使員工遇到問題大膽地反饋給領導者。員工有話是否能說出口，是否有人聽，是否能被給予反饋，誰會給予反饋等，以上諸多問題對于公司內的管理者來說都需要考慮。公司的良性發展需要雙向溝通的環境，雙向溝通比單項溝通信息準確，下屬員工可以很好地向領導反饋自己的想法，為員工創造一個良好的溝通環境。

4結論

在中小企業管理活動中，有效的內部溝通扮演著非常重要的作用。良好的內部溝通可以使企業的工作效率顯著提高，最終實現企業經營的發展目標。在中小企業內部溝通管理過程中，企業可以通過建立相關溝通管理部門、培養企業員工溝通的能力、營造良好的企業內部溝通文化、創新企業內部溝通渠道與管理機制以及加強信息傳遞管理的過程等措施，從根本上提高中小企業內部溝通管理水平。

參考文獻：

[1].宋明明談企業文化中的內部溝通[J].企業研究，2013（11）：187

[2].凡慧企業內部溝通障礙與管理策略研究[J].商，2016（3）：23endprint