有關(guān)新時(shí)期加快檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的思考

關(guān)浩

【摘要】：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，推動(dòng)了人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，隨著人事檔案管理在各個(gè)企事業(yè)單位中的地位越來(lái)越高，人們不斷對(duì)其有了更新、更深入的了解。而文章主要是在新時(shí)代背景下，對(duì)我國(guó)人事檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀和重要性進(jìn)行分析，并結(jié)合已有經(jīng)驗(yàn)闡述一些有效的提高途徑。

【關(guān)鍵詞】：新時(shí)期檔案工作；現(xiàn)代化建設(shè)；思考

【引言】：由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，而利用信息技術(shù)科學(xué)合理地開(kāi)展檔案管理工作，則能促使檔案管理獲得較高的工作效率和質(zhì)量，并使得檔案管理效能能夠獲得較大的提升。因此文章對(duì)提升檔案管理效能的途徑進(jìn)行了深入的研究，分析了提升檔案管理效能的意義，闡述了檔案管理中存在的一些問(wèn)題，從而提出了提升檔案管理效能的具體建議和途徑。

1、人事檔案自身存在的不足之處

傳統(tǒng)的人事檔案管理制度采取的是封閉式管理，因?yàn)榕c人們的生活息息相關(guān)并且涉及到個(gè)人利益，但是當(dāng)事人無(wú)法接近自己的檔案，所以會(huì)出現(xiàn)管理人員利用職權(quán)之便對(duì)檔案信息進(jìn)行改動(dòng)的情況，這種管理制度沒(méi)有辦法保障和維護(hù)當(dāng)事人的知情權(quán)。在進(jìn)行管理人事檔案工作方面存在著一定的問(wèn)題，涉及到的部門比較多，包括勞動(dòng)部門和人事部門等，人事檔案的管理效率比較低，沒(méi)能給當(dāng)事人和相關(guān)單位提供詳細(xì)參考，管理者在對(duì)人事檔案管理工作中的認(rèn)知不足，沒(méi)有將檔案管理的作用發(fā)揮到最大，這在一定程度上降低了管理效率。在管理機(jī)制和管理辦法上存在一定的問(wèn)題，在進(jìn)行檔案記錄時(shí)沒(méi)有進(jìn)行詳細(xì)的信息采集，內(nèi)容過(guò)于貧乏，不能為用人單位提供全面的材料，缺少信息化的管理辦法，管理制度觀念落后于人事制度改革，尤其是在人才資源配置不斷市場(chǎng)化的情況下，人才流動(dòng)不斷加快，出現(xiàn)了很多“棄檔”現(xiàn)象，許多“單位人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣?huì)人”。

2、檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1缺乏配套的基礎(chǔ)設(shè)施

在組織和開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，必不可少的則是配套的基礎(chǔ)設(shè)施，但目前在檔案管理部門中，管理檔案的基礎(chǔ)配套設(shè)施非常缺乏，且大多數(shù)部門的配套基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，這就造成了檔案管理很難有序地展開(kāi)。在檔案管理部門中，現(xiàn)有的基礎(chǔ)配套設(shè)施主要包括電氣設(shè)備、防火設(shè)施、計(jì)算機(jī)辦公軟件、資料儲(chǔ)存室、檔案架以及檔案柜等，這些配套設(shè)施對(duì)于保存、安放以及防護(hù)等具有非常重要的作用。如果未能兼顧好基礎(chǔ)配套設(shè)施，則檔案管理工作就不能獲得順利的開(kāi)展。同時(shí)在檔案管理工作中，一個(gè)非常關(guān)鍵的措施是防火防盜，由于大多數(shù)檔案資料為紙質(zhì)檔案，因此防火防盜是檔案管理工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。另外在存放檔案的過(guò)程中，如果存放環(huán)境相對(duì)較差，也會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)發(fā)霉以及蟲(chóng)蛀的情況，這就使得檔案失去了一定的閱覽價(jià)值。

2.2檔案人員綜合素質(zhì)有待提升

許多工作人員對(duì)于檔案工作一知半解或者只有很淺層的認(rèn)識(shí)，也不具備專業(yè)技術(shù)，認(rèn)為工作只是簡(jiǎn)單的記錄、存放等。檔案工作者在平常的工作中由于沒(méi)有專業(yè)技術(shù)，導(dǎo)致在歸檔、分類、整理上存在著諸多問(wèn)題，這對(duì)企業(yè)檔案管理造成了安全隱患。另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，新形勢(shì)對(duì)檔案工作有了更多新的要求，當(dāng)下部分沒(méi)有專業(yè)檔案知識(shí)的人員已很難適應(yīng)檔案管理工作的快節(jié)奏要求。部分檔案管理人員不注重提升自身的知識(shí)水平，不重視學(xué)習(xí)，不更新觀念，在遇到新問(wèn)題時(shí)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，仍然使用舊方法處理，導(dǎo)致事倍功半，企業(yè)檔案人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)的提升迫在眉睫。

3、針對(duì)不足，如何提高人事檔案的管理

3.1完善檔案管理服務(wù)體系

目前檔案管理工作組織和展開(kāi)的主要目標(biāo)，就是為了合理地、科學(xué)地使用各種檔案資料，同時(shí)還要將檔案管理積極促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展的作用充分地發(fā)揮出來(lái)，以實(shí)現(xiàn)各企業(yè)以及事業(yè)單位的快速發(fā)展。因此在提升檔案管理效能的過(guò)程中，首先需要不斷地完善檔案管理的服務(wù)體系，將現(xiàn)存的檔案資源以及檔案信息充分地利用起來(lái)，不斷對(duì)各企業(yè)以及事業(yè)單位的檔案管理、信息查詢以及檔案服務(wù)等，進(jìn)行優(yōu)化，盡可能地實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)程序的簡(jiǎn)易化和便捷化。同時(shí)還需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)檔案信息建立一個(gè)數(shù)字化的共享軟件平臺(tái)，在對(duì)一些檔案資料進(jìn)行公開(kāi)分享的同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理的安全以及保密工作進(jìn)行嚴(yán)密布控，以便從真正意義上使得檔案資源能夠在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中提供高效的服務(wù)。

3.2創(chuàng)新有效檔案管理方式

雖然在現(xiàn)在科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)下已經(jīng)有電子化的運(yùn)用，但是由于技術(shù)的不完善和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的多變性，檔案管理系統(tǒng)仍有不安全的因素。比如計(jì)算機(jī)病毒、黑客惡意侵入、系統(tǒng)的崩潰等都有可能給檔案管理工作帶來(lái)巨大的風(fēng)險(xiǎn)。所以在檔案管理工作中，一定要做好檔案重要信息的存檔和備份工作。比如電子版的可以將重要文件一式兩份，一份用作平時(shí)調(diào)用查看，一份放在U盤(pán)，硬盤(pán)等移動(dòng)設(shè)備做長(zhǎng)久保存。紙質(zhì)版的可以備份，原稿使用專用儲(chǔ)存室儲(chǔ)存，拓本用作平時(shí)使用。

3.3提高檔案管理人員素質(zhì)，架起人才流動(dòng)的橋梁

首先要從提升職員工作意識(shí)入手，使其能夠充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，具體的可以通過(guò)宣講、考核等方式進(jìn)行。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。例如，單位可以邀請(qǐng)專業(yè)素質(zhì)較高的人員進(jìn)行模擬示范；舉辦技能大賽，并鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與到其中；安排部分職員外出進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。只有這樣，才能提高實(shí)現(xiàn)管理人員意識(shí)與技能的雙提高，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性，為單位人才開(kāi)發(fā)與流動(dòng)提供真實(shí)可靠的憑證。

結(jié)束語(yǔ)

隨著事業(yè)單位人事改革工作的推進(jìn)，人事檔案管理事業(yè)在迎來(lái)發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也同樣面臨著巨大的挑戰(zhàn)。要想使人事檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)，就不僅要促進(jìn)管理制度的改革，同樣也應(yīng)該促進(jìn)管理觀念的革新，積極探索現(xiàn)代化的管理模式，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)并運(yùn)用于工作當(dāng)中，以提高檔案管理工作的效率，從而為企業(yè)合理配置人才資源，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】：

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