人事檔案管理在人力資源管理中的作用

徐丹

摘要：人事檔案對于每個人來說都是相當重要的，尤其是在人力資源的管理中，它能有效的識別的使用人才。隨著信息技術的快速發展，人事檔案的管理在人力資源管理顯得越來越重要。本文通過分析人事檔案在人力資源管理中的作用，以此來引起人力資源管理者的重視。

關鍵詞：人事檔案管理；人力資源；作用

人事檔案指的是記錄企業事業單位、國家機關在日常的工作表現的文字資料。人事檔案主要是通過個體來進行收集的，因此具有一定能夠的機密性。而人力資源管理主要分為人事管理、人力資源管理、戰略人力資源管理和后戰略人力資源管理三大階段。雖然在前期人事檔案的管理還充當主要的角色，但隨著人力資源的快速發展，人事檔案的管理也漸漸被人們忽視。但是面對經濟一體化和信息時代的到來，企業對于信息的收集分析顯得越來越重要。人事檔案作為企業信息來源的渠道之一，其作用在人力資源管理的工作中又漸漸凸顯出來。

一、人事檔案管理與人力資源的管理的關系

人事檔案管理是人力資源管理工作中不可或缺的一部分，它的出現能夠有效的帶動人力資源管理工作地有序進行。一些企業的領導可以通過人事檔案查閱自己員工的相關資料，包括員工的工作經歷、工作情況、家庭情況等等相關的內容，有利于企業領導對員工進行有針對性的部署，提升員工的工作能力，為企業創造更多的利潤。另一方面，人事檔案相關內容的來源又來自于人力資源管理的其他活動，例如員工的招聘、升職、工資的調整等等。所以總的來說，人事檔案管理與人力資源的管理互相依賴，互相補充。

二、人事檔案在人力資源管理工作中的作用

（1）人事檔案的管理可以提高企業人力資源的有效利用。企業在招聘使用人才方面，一般都會參考人力資源的相關信息。從人力資源的信息中，企業不僅僅可以了解到員工的專業技能、興趣愛好等等情況，還能判斷該員工是否具有發展的潛力。加強人事檔案的管理工作，可以有效的提高人力資源的有效利用，也能夠在最大程度上避免埋沒優秀的員工，讓員工的才華在工作中得以釋放，發揮員工的長處，提升企業的核心競爭力。（2）人事檔案的管理有利于人力資源的合理配置。根據人事檔案中的相關信息可以對企業員工的歷史進行深入的了解，從而能讓員工在平常的工作中取長補短，最大的發揮自己的潛能“。當企業的人事有所改動的時候，企業的領導可以依據人事檔案的內容對員工進行合理的安排，在不同的崗位職責上選擇最合適本崗位的人，不僅使人力資源得到合理的配置，還大大提高了人力資源管理的工作效率，促進企業的發展。（3）保證了企業員工的招聘質量。人力資源招聘一般分為兩部分內容：內部招聘和外部招聘。內部招聘指的是從企業現有的員工中進行挑選，選取潛力較大的員工進行下一步的培養。外部招聘一般指的是在社會上或者是在學校上招聘的人員，其水平能力還有待進一步的確認。在目前的社會上，一些企業招聘人員有時并不會依據崗位的職責要求去招聘相對應的人員，而是會把這些機會留給與自己有間接或直接關系的人員，如親戚、老鄉等等。這樣一來，企業的招聘質量也難以得到保證，在無形中也為企業內部形成小團體提供了便利，不利于以后企業的管理工作。而通過人事檔案的管理分析，可以在一定程度上杜絕這類現象的產生，從而提升企業所招員工的質量。（4）有利于開展員工培訓活動。企業在對一些員工進行培訓之前，可以依據人事檔案對員工的背景資料進行分析，從中設置出有針對性的培訓內容。例如一些年齡大的員工在工作經驗方面會比較充足，需要培訓的內容也會相對少一些；而對于一些剛剛畢業的大學生來說就毫無經驗可言，此時就應該多設置一些培訓的項目，在最短的時間內提升他們的工作經驗，為接下來的工作奠定良好的基礎。

三、人事檔案管理不足所帶來的影響

（1）人事檔案信息不全降低了檔案的價值。在目前的人事檔案管理中，很多企業都是采取以往的傳統模式，只是單純的記錄員工的年齡、工作經歷、學歷等信息，甚至一些檔案的內容過于簡單，考察材料和培訓l材料的雷同情況較為突出。這不僅僅是對員工的日常工作有所影響，還會對日后的工作埋下隱患。（2）阻礙了人力資源的開發利用。在信息科技高速發展的情況下，人事檔案的管理手段也應該跟上信息時代的步伐。通過建立人事檔案的現代化信息管理系統或者是創建相關的人事管理網站，建立健全人事檔案的管理機制，提升工作的效率，引導人力資源的開發利用。（3）影響了人力資源的合理配置。人事檔案的真實性是檔案本事必須具備的基礎特征之一。人事檔案一旦失去了真實性，檔案本身的價值也就不復存在，對于人力資源的配置也產生了不利的影響。

四、加強人事檔案管理的方法

（1）提升人事檔案的真實性。人事檔案管理工作應該不斷對員工檔案的真實性進行調查，核查人員的基本信息，避免人事檔案中存在虛假信息，并把個人的信息進行分類儲存，建立相對應的檔案數據庫。多采取現代化的管理手段對人事檔案的信息進行收集和管理，方便開展后期的人事管理工作。（2）完善人事檔案的相關內容。傳統的人事管理往往只會記錄員工的基本信息，如年齡、政治面貌、家庭情況、工作經歷等等。但隨著時代的改變，這些信息已經不足以企業對員工進行全面的管理。所以在原有的基礎上，應該適當增加一些能夠放映個人專業能力的考核資料以及一些能體現員工素質情況的材料，以此來完善人事檔案的不足。（3）加強人事檔案的實效性。人事檔案應該根據員工的發展狀況，不斷把新的信息資料及時的填充到員工的檔案中，增強人事檔案的實效性。應定期對人事檔案的變動情況進行動態管理，剔除過期的信息，補充有價值的信息，使人事檔案的價值得以充分的體現。

五、結語

人事檔案作為企業員工的重要信息來源，也是企業調用人才所依據的基本信息之一。其所具備的基本特征也決定了人事檔案在人力資源管理工作中的重要性。人事檔案管理工作的好壞，不僅僅直接影響員工在企業的發展前景，也會對企業的管理工作帶來影響。所以我們要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，積極拓展服務的智能，為人力資源管理提供堅實的后盾，促進企業的發展。

（作者單位：萊陽市社保中心）endprint