淺議檔案收集工作的要求

榮啟濤

摘要：檔案收集工作是檔案工作的起點，為檔案工作提供實際的管理對象，是檔案工作中一項極為重要的基礎性工作。為了充分發揮檔案工作服務保障作用，我們必須以科學發展觀為指導，以社會檔案信息需求為牽引，更新檔案收集工作理念，為檔案工作的可持續發展奠定堅實的基礎。

關鍵詞：檔案；收集工作；要求

一、檔案收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態與利用要求集中的矛盾，也是實現檔案集中統一管理的一項重要和基本內容。也就是說，把分散在各機關內部職能部門和個人手中的文件材料，按照規定集中保存起來

（1）檔案的收集工作是檔案管理工作的起點，就是按照黨和國家的規定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機關、個人手中有價值的檔案分別集中到各有關機關檔案室和各級檔案室的工作。檔案收集工作的內容主要包括三方面一是對本機關需要歸檔檔案的接收工作。機關各部門辦理完畢的文件是檔案室檔案的主要來源，建立健全機關內文件材料的歸檔工作制度是機關檔案部門開展檔案收集工作的主要途徑。二是對各現行機關和撤銷機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作。接收現行機關和撤銷機關的檔案，特別是接收現行機關的檔案，是各級國家綜合檔案室收集工作的經常性任務。三是對歷史檔案的接收和征集工作。

檔案工作的對象是檔案，檔案收集的齊全與否，會直接影響檔案工作其他環節，尤其是直接影響到社會各方面對檔案的有效利用。

（2）收集工作是檔案室要貫徹集中統一、分級管理原則的重要措施，檔案對國家規定應該歸檔的各種門類和載體的檔案，不得分散保存，任伺個人更不能據為己有。只有通過行之有效的檔案收集工作，才能把檔案集中到各機關檔案室和各級各類檔案室，形成統一的檔案信息保管基地，實行集中統一、分級分專業科學管理

二、檔案收集工作要正確處理局部與整體、當前與長遠的矛盾

檔案形成初期，先由各單位檔案室集中管理，然后再由檔案館保存，檔案室與檔案館是局部與整體的關系，要防止檔案室把檔案“占為己有”，不愿向檔案館移交的傾向。同時，也要防止檔案館過早地接收檔案，影響各單位對檔案利用的情況發生。對于一個單位來說，也同樣存在局部與整體的關系。各個業務部門與檔案室的關系，就是局部與整體的關系，各業務部門形成的檔案，是本單位全部檔案的一部分，應由檔案室集中統一管理，不能將各自形成的檔案分散在本部門保存。若有特殊需要，可以暫時存放在本部門一段時間，但應按檔案室的要求管理，由檔案室通盤考慮，最終仍集中到檔案室去。這樣，才能使集中統一管理的原則得到真正的貫徹和執行。

三、檔案收集工作應該保持全宗的不可分敖性和系統性

全宗是一個單位檔案的有機整體。一個單位形成的檔案，應該保持它固有的內在聯系，不要分散。這是貫穿于檔案工作全過程的一個基本原則。在收集過程中，要堅持把一個單位的檔案，全部集中到一個檔案館，而不允許把一個單位的檔案分散在不同的檔案館或與其他單位的檔案相互混淆，那種把一個單位的檔案人為地分割開來的做法是不科學的，也是不能允許的。

四、檔案收集工作要注意加強廣泛調查

檔案收集工作要加強館（室）外調查，使收集渠道暢通，信息靈敏，以便統籌安排，及時收集、加強館（室）外調查，就是要求檔案館（室）掌握檔案形成、流動、管理和使用等方面的信息。對于檔案室來說，要了解本單位工作活動將產生哪些檔案，這些檔案是否形成和歸檔，對于檔案館來說，要了解被接收單位的歷史、檔案狀況、保管條件等，區分緩急，有計劃地接收進館。同時，對散失在社會上的零散檔案，要廣泛調查，一有線索，便跟蹤追擊。目的就是要收集到更多更好的檔案。

五、檔案收集工作要加強規章制度和宣傳工作

檔案收集工作是與外界聯系比較密切的一項工作，涉及面廣，既要有制度、有標準，又要加強宣傳工作。收集工作面向社會，面向本單位各內部機構和業務人員，是一項既有政策性，又有靈活性的工作。要做好這項工作，必須建立嚴格的制度，規定統一的標準，以保證收集工作順利進行。比如，一個單位的檔案室要制定明確的歸檔范圍，統一案卷質量要求等，使各部門按照規定的標準和要求去做，使每個產生的文件材料，按制度經常不斷地歸檔，移交給檔案室集中保存。又比如，檔案館接收各單位檔案室的檔案，要有明確、統一的接收標準和業務規范，對不符合質量要求的檔案，有權責其單位重新整理，以保證檔案館檔案的質量。與此同時，檔案部門要加強宣傳、說服工作、宣傳檔案集中統一管理的必要性，對那些由于認識不一致，暫時不愿向檔案部門移交檔案的單位、部門或個人，在制定制度和標準的同時，要盡量采取說服工作。

總之，為了讓后人銘記曾經的過去，為了留下鮮活的社會記憶。我們應該以科學發展觀為指導，以適應履行檔案管理部門的職能使命需要為目標，在檔案收集工作中融入以人為本、協調發展、全面發展、可持續發展的理念，力爭將檔案收集工作的觸角由歷史向現實延伸，由機關向基層延伸，由集體向個人延伸，由單一的紙質機關文書向多種類型多種載體文件材料延伸，實現從宏觀到微觀、從整體到細節的拓展，努力構建覆蓋人民群眾的、全面立體的檔案資源體系，從而為檔案工作滿足社會主義現代化建設全面發展需求奠定堅實的資源基礎。

（作者單位：洮南市同源給排水有限責任公司）endprint