探析紙質(zhì)檔案與電子檔案之間保護(hù)技術(shù)的聯(lián)系

習(xí)白羽

摘要：在當(dāng)今企業(yè)單位日常辦公和管理過程中，為了追求更加方便快捷的辦公手段及工作效率，現(xiàn)代信息管理技術(shù)就深入了人們的工作生活中。如今，檔案管理及其相關(guān)內(nèi)容的保護(hù)技術(shù)已經(jīng)在時代浪潮下逐漸分化成紙質(zhì)檔案與電子檔案這兩種形式。本文主要內(nèi)容就是對這兩種檔案保護(hù)技術(shù)之間的關(guān)聯(lián)和差別進(jìn)行初步分析，并以時代發(fā)展進(jìn)程為依據(jù)，深入思考了兩者之間技術(shù)手段的聯(lián)系。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；保護(hù)技術(shù)

一、簡介

在閱讀本文內(nèi)容之初，希望各位讀者可以認(rèn)識到：在檔案保護(hù)技術(shù)這一層面，無論是基于紙張文字還是歸于現(xiàn)代科技，只要其作用是起到保護(hù)檔案的作用，那么它就可以歸于檔案保護(hù)工作類別中。

（一）紙質(zhì)檔案及其保護(hù)技術(shù)

紙張是人類文明史中，最重要發(fā)展進(jìn)程階段所使用的信息傳播媒介，時至今日仍舊作為信息記錄手段中的一種被廣泛使用。猶記得在人類文明有著強(qiáng)烈傳承思想動力時期，紙張的興起逐漸代替了古人書寫時所用的竹簡、絲帛以及動物外皮等不易書寫的物件。為什么紙張能夠在歷史進(jìn)程中被傳承下來呢？根據(jù)以往的資料記錄我們不難得出結(jié)論。

在過去所使用的紙張物質(zhì)組成部分中，植物纖維素占據(jù)了極大的比重。而分析紙質(zhì)書籍在不利于存儲的外部環(huán)境因素中，例如區(qū)域間差距較大的溫度、空氣中的濕氣比重以及儲存環(huán)境中的各種具有腐蝕性的化學(xué)因素等惡劣情況下，都能夠基本完整的保存下來的原因，植物纖維素在這其中起到的作用功不可沒。研究表明，植物纖維在惡劣自然環(huán)境下，可通過自身所特有的凈化功能將腐蝕因素排除在外，起到保護(hù)文字的功能。

基于傳統(tǒng)紙張文字保護(hù)功能，再結(jié)合現(xiàn)代檔案保護(hù)思想，我們可以驚喜的發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案保護(hù)工作中，所有的對外部環(huán)境不良因素的防護(hù)工作都已經(jīng)基本成熟，并且在對檔案內(nèi)的文字整理或其他技術(shù)方面的管理手段也都已經(jīng)形成了一定的飽和狀態(tài)。所以，在面對現(xiàn)代紙質(zhì)檔案的整理工作時，我們幾乎可以說是不費吹灰之力。

（二）電子檔案及其保護(hù)技術(shù)

現(xiàn)代化社會工作進(jìn)程的最基本要求就是凡事都要講究高效。這一點就是現(xiàn)代信息管理技術(shù)飛速發(fā)展的主要推動力。相比于過去的社會形勢，人類文明的成果在時間推動作用下不斷積累的過程中，人們想要留住的經(jīng)驗、想要記錄的史實越來越多。從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度來看，紙質(zhì)檔案從某種范圍中已經(jīng)無法再滿足人類對記錄的需求及效率了。所以基于表現(xiàn)形式這一方面，對于許多正在事業(yè)上升期間的企業(yè)和工程行業(yè)來說，電子檔案在輸入及調(diào)取方面的優(yōu)勢，更加適合企業(yè)的記錄需求。

但是，電子檔案相比于紙質(zhì)檔案，兩者之間的區(qū)別不只是表現(xiàn)形式，在相對保護(hù)技術(shù)手段的表現(xiàn)形勢上也有著極大的不同。

電子檔案相對于現(xiàn)實世界，具有一定的虛擬性條件，這也就說明，只要檔案內(nèi)容在一定累計程度范圍內(nèi)，檔案的保存和移動就基本可以做到隨時隨地，只要有端口及顯示條件，就無論何地都能夠讀取。但相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案的防護(hù)性，或者說丟失的渠道范圍更大。不過再大，也只是局限于互聯(lián)網(wǎng)范圍內(nèi)，只要定期完善電子檔案在不同階段中的保護(hù)程序，就能夠?qū)n案存在的風(fēng)險降到最低。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案保護(hù)技術(shù)的聯(lián)系和區(qū)別

經(jīng)過上文對兩種檔案保存方法的分析，我們可以從中找出兩者之間的關(guān)系：

（1）就前文所描述的檔案存儲的表現(xiàn)形式層面來看，兩種檔案的存儲從存儲用途來講具有同樣的效用。在具體的檔案信息目錄排列及內(nèi)容格式層面，對兩種檔案都有著同樣的整理模板要求。區(qū)別只是在于基本的存在意識形態(tài)。一個完全顯于實質(zhì)，另一個則需要依靠顯示設(shè)備來查看。

（2）再從兩種檔案的保存形式來看，紙質(zhì)檔案基本都是存于企業(yè)或單位設(shè)定的專用保管區(qū)域內(nèi)，電子檔案則是存于移動存儲設(shè)備中。出于最基本的保護(hù)思想，這兩者都要對其本質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行一定范圍的復(fù)制行為。以保證在檔案本體出意外時，其復(fù)制品也能夠維持正常工作，這就是兩者之間相同的地方。而不同之處則在于，紙質(zhì)檔案的復(fù)制品也多為紙質(zhì)檔案，而電子檔案則會被檔案管理人員以多位數(shù)存放于不同的數(shù)據(jù)空間中。

（3）最后從檔案存儲的長遠(yuǎn)發(fā)展角度考慮，紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢是經(jīng)過時間推移認(rèn)證的，其在文字保護(hù)技術(shù)方面的技術(shù)手段已經(jīng)非常成熟。相對來講，就現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)水平發(fā)展程度而言，電子檔案如果想要做到像紙質(zhì)檔案一樣的超長期保存性基本是不可能的。因為就人類的技術(shù)發(fā)展速度而言，難保在幾百年后互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域會發(fā)生變革。基于此種考慮，許多企業(yè)在將檔案存于電子設(shè)備中時，依舊要用紙張記錄進(jìn)行雙重保護(hù)。

三、數(shù)字時代紙質(zhì)檔案與電子檔案并存

（一）正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系。

解決好電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系，要從兩個方面考慮。

（1）對利用率高、載體狀況不理想的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化（電子化）。電子檔案的信息與載體的可分離性決定了它具有可以多次利用而不會對檔案壽命產(chǎn)生影響，以及可以實現(xiàn)資源共享等優(yōu)點，而紙質(zhì)檔案的頻繁利用則會對檔案載體的安全產(chǎn)生很大的損害，此外，電子檔案存儲的高密集性特點也能有效地解決日益增長的檔案數(shù)量和有限的保管條件之間的矛盾。因而，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行有選擇的數(shù)字化不是為一種現(xiàn)實和穩(wěn)妥的方案。

（2）對具有重要和長遠(yuǎn)查考利用價值，尤其是可能具有憑證作用的電子檔案要紙質(zhì)化。電子檔案的載體在目前的技術(shù)條件下仍顯得較為脆弱，對環(huán)境的要求比較苛刻，而且，由于電子檔案的信息與載體的可分離性特點，電子檔案的信息更容易丟失，電子檔案的真實性和原始記錄性更難于保證，因而，對電子檔案的紙質(zhì)化也具有十分重要的現(xiàn)實意義。所以，正如上面的兩個方面考慮，要做好這兩項工作，必須對檔案的價值有準(zhǔn)確的認(rèn)識，對檔案的需求特點有清晰的了解，還要結(jié)合本單位的實際情況。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案的長期共存

目前我國辦公自動化尚未普及，且電子檔案存在自身難以克服的局限性，而紙質(zhì)檔案由于是檔案的原件，具有不可替代的法律的憑證作用，這一優(yōu)點決定了它不可能推出歷史的舞臺。因此可見，在相當(dāng)長的歷史階段，紙質(zhì)檔案與電子檔案將長期并存。

四、結(jié)語

從最根本檔案保護(hù)技術(shù)存在的意義來看，正如前文所講，只要能夠起到保護(hù)作用，就屬于是有效的保護(hù)措施。但對于企業(yè)或相關(guān)單位來講，如果想要更加穩(wěn)妥的保護(hù)重要文件及其存入內(nèi)容的完整性，就一定要結(jié)合現(xiàn)有的檔案保護(hù)技術(shù)手段，在兩種技術(shù)之間找尋雙方優(yōu)勢，取長補(bǔ)短，互相配合，將檔案保護(hù)技術(shù)手段不斷更新，以達(dá)到更完美的保護(hù)作用。

（作者單位：云南省林業(yè)調(diào)查規(guī)劃院）endprint