探析紙質檔案與電子檔案之間保護技術的聯系

習白羽

摘要：在當今企業單位日常辦公和管理過程中，為了追求更加方便快捷的辦公手段及工作效率，現代信息管理技術就深入了人們的工作生活中。如今，檔案管理及其相關內容的保護技術已經在時代浪潮下逐漸分化成紙質檔案與電子檔案這兩種形式。本文主要內容就是對這兩種檔案保護技術之間的關聯和差別進行初步分析，并以時代發展進程為依據，深入思考了兩者之間技術手段的聯系。

關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；保護技術

一、簡介

在閱讀本文內容之初，希望各位讀者可以認識到：在檔案保護技術這一層面，無論是基于紙張文字還是歸于現代科技，只要其作用是起到保護檔案的作用，那么它就可以歸于檔案保護工作類別中。

（一）紙質檔案及其保護技術

紙張是人類文明史中，最重要發展進程階段所使用的信息傳播媒介，時至今日仍舊作為信息記錄手段中的一種被廣泛使用。猶記得在人類文明有著強烈傳承思想動力時期，紙張的興起逐漸代替了古人書寫時所用的竹簡、絲帛以及動物外皮等不易書寫的物件。為什么紙張能夠在歷史進程中被傳承下來呢？根據以往的資料記錄我們不難得出結論。

在過去所使用的紙張物質組成部分中，植物纖維素占據了極大的比重。而分析紙質書籍在不利于存儲的外部環境因素中，例如區域間差距較大的溫度、空氣中的濕氣比重以及儲存環境中的各種具有腐蝕性的化學因素等惡劣情況下，都能夠基本完整的保存下來的原因，植物纖維素在這其中起到的作用功不可沒。研究表明，植物纖維在惡劣自然環境下，可通過自身所特有的凈化功能將腐蝕因素排除在外，起到保護文字的功能。

基于傳統紙張文字保護功能，再結合現代檔案保護思想，我們可以驚喜的發現，在現有的紙質檔案保護工作中，所有的對外部環境不良因素的防護工作都已經基本成熟，并且在對檔案內的文字整理或其他技術方面的管理手段也都已經形成了一定的飽和狀態。所以，在面對現代紙質檔案的整理工作時，我們幾乎可以說是不費吹灰之力。

（二）電子檔案及其保護技術

現代化社會工作進程的最基本要求就是凡事都要講究高效。這一點就是現代信息管理技術飛速發展的主要推動力。相比于過去的社會形勢，人類文明的成果在時間推動作用下不斷積累的過程中，人們想要留住的經驗、想要記錄的史實越來越多。從長遠發展的角度來看，紙質檔案從某種范圍中已經無法再滿足人類對記錄的需求及效率了。所以基于表現形式這一方面，對于許多正在事業上升期間的企業和工程行業來說，電子檔案在輸入及調取方面的優勢，更加適合企業的記錄需求。

但是，電子檔案相比于紙質檔案，兩者之間的區別不只是表現形式，在相對保護技術手段的表現形勢上也有著極大的不同。

電子檔案相對于現實世界，具有一定的虛擬性條件，這也就說明，只要檔案內容在一定累計程度范圍內，檔案的保存和移動就基本可以做到隨時隨地，只要有端口及顯示條件，就無論何地都能夠讀取。但相比于紙質檔案，電子檔案的防護性，或者說丟失的渠道范圍更大。不過再大，也只是局限于互聯網范圍內，只要定期完善電子檔案在不同階段中的保護程序，就能夠將檔案存在的風險降到最低。

二、紙質檔案與電子檔案保護技術的聯系和區別

經過上文對兩種檔案保存方法的分析，我們可以從中找出兩者之間的關系：

（1）就前文所描述的檔案存儲的表現形式層面來看，兩種檔案的存儲從存儲用途來講具有同樣的效用。在具體的檔案信息目錄排列及內容格式層面，對兩種檔案都有著同樣的整理模板要求。區別只是在于基本的存在意識形態。一個完全顯于實質，另一個則需要依靠顯示設備來查看。

（2）再從兩種檔案的保存形式來看，紙質檔案基本都是存于企業或單位設定的專用保管區域內，電子檔案則是存于移動存儲設備中。出于最基本的保護思想，這兩者都要對其本質內容進行一定范圍的復制行為。以保證在檔案本體出意外時，其復制品也能夠維持正常工作，這就是兩者之間相同的地方。而不同之處則在于，紙質檔案的復制品也多為紙質檔案，而電子檔案則會被檔案管理人員以多位數存放于不同的數據空間中。

（3）最后從檔案存儲的長遠發展角度考慮，紙質檔案的優勢是經過時間推移認證的，其在文字保護技術方面的技術手段已經非常成熟。相對來講，就現在的互聯網技術水平發展程度而言，電子檔案如果想要做到像紙質檔案一樣的超長期保存性基本是不可能的。因為就人類的技術發展速度而言，難保在幾百年后互聯網領域會發生變革。基于此種考慮，許多企業在將檔案存于電子設備中時，依舊要用紙張記錄進行雙重保護。

三、數字時代紙質檔案與電子檔案并存

（一）正確處理紙質檔案與電子檔案的關系。

解決好電子檔案與紙質檔案之間的關系，要從兩個方面考慮。

（1）對利用率高、載體狀況不理想的紙質檔案進行數字化（電子化）。電子檔案的信息與載體的可分離性決定了它具有可以多次利用而不會對檔案壽命產生影響，以及可以實現資源共享等優點，而紙質檔案的頻繁利用則會對檔案載體的安全產生很大的損害，此外，電子檔案存儲的高密集性特點也能有效地解決日益增長的檔案數量和有限的保管條件之間的矛盾。因而，對紙質檔案進行有選擇的數字化不是為一種現實和穩妥的方案。

（2）對具有重要和長遠查考利用價值，尤其是可能具有憑證作用的電子檔案要紙質化。電子檔案的載體在目前的技術條件下仍顯得較為脆弱，對環境的要求比較苛刻，而且，由于電子檔案的信息與載體的可分離性特點，電子檔案的信息更容易丟失，電子檔案的真實性和原始記錄性更難于保證，因而，對電子檔案的紙質化也具有十分重要的現實意義。所以，正如上面的兩個方面考慮，要做好這兩項工作，必須對檔案的價值有準確的認識，對檔案的需求特點有清晰的了解，還要結合本單位的實際情況。

（二）紙質檔案與電子檔案的長期共存

目前我國辦公自動化尚未普及，且電子檔案存在自身難以克服的局限性，而紙質檔案由于是檔案的原件，具有不可替代的法律的憑證作用，這一優點決定了它不可能推出歷史的舞臺。因此可見，在相當長的歷史階段，紙質檔案與電子檔案將長期并存。

四、結語

從最根本檔案保護技術存在的意義來看，正如前文所講，只要能夠起到保護作用，就屬于是有效的保護措施。但對于企業或相關單位來講，如果想要更加穩妥的保護重要文件及其存入內容的完整性，就一定要結合現有的檔案保護技術手段，在兩種技術之間找尋雙方優勢，取長補短，互相配合，將檔案保護技術手段不斷更新，以達到更完美的保護作用。

（作者單位：云南省林業調查規劃院）endprint