新型載體檔案的保管方法

滕秀麗

摘要：經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，檔案存儲(chǔ)的載體也在不斷的發(fā)生著變化，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，讓檔案存儲(chǔ)的載體也變得多樣化，有很多的材料和技術(shù)都被應(yīng)用到檔案載體中，由于新型的檔案載體使用的材料不同，在保管的方法和條件上也存在著極大的差畀，有些檔案載體會(huì)有保管不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象發(fā)生，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案的使用壽命縮短，本文就是對(duì)新型載體檔案的保管方法進(jìn)行研究.為檔案館等檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：新型載體；檔案；保管方法

新型載體檔案存在著極大的差異，尤其是在材料上，由于檔案載體材料的化學(xué)程度不同，現(xiàn)在的檔案有很多都是通過信息技術(shù)進(jìn)行管理的，在保管的時(shí)候就需要考慮到每一種檔案載體的情況，還需要對(duì)檔案進(jìn)行分類，這樣能夠有序處理，保證檔案的安全性，新型載體檔案對(duì)保管方法有著嚴(yán)格的要求，需要進(jìn)行不斷的變革，讓保管方式與檔案管理相適應(yīng)。

一、膠片影像檔案

（一）照片檔案

照片檔案是膠片影像檔案的一部分，照片檔案在膠片影像檔案中起到重要的作用，照片檔案一般是由照片、底片和說明這三個(gè)部分組成的，這三個(gè)部分有著不同的特性，底片在照片檔案中起到關(guān)鍵性的作用，底片關(guān)系著照片檔案的清晰度，底片的強(qiáng)度是非常高的，對(duì)幾何尺寸也有著要求，而且有著極大的穩(wěn)定性，會(huì)有這樣的特性主要是由材料決定的，底片的材料是一種膠質(zhì)材料，有著膠質(zhì)特性，會(huì)出現(xiàn)變質(zhì)現(xiàn)象，如果是在高溫的情況下，還會(huì)出現(xiàn)熔化，對(duì)溫度的要求是非常高的，因此，在實(shí)際的使用中，想要杜絕損壞現(xiàn)象的發(fā)生，就要對(duì)科學(xué)合理的保管膠質(zhì)材料，還要避免發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，因?yàn)檫@種材料也是一種化學(xué)感光材料，如果遇到反應(yīng)物就會(huì)出現(xiàn)化學(xué)反應(yīng)，底片就會(huì)出現(xiàn)毀損，在保管的過程中，要注意保管的設(shè)備，空調(diào)是照片檔案保管中必備的設(shè)備，還要對(duì)空調(diào)的溫度進(jìn)行控制，注意底片放置的地點(diǎn)，底片的溫度和濕度都有著嚴(yán)格的要求，溫度應(yīng)該在13℃-15℃之間，超過15℃就容易發(fā)生熔化，濕度還要在35%-40%之間，底片的保管工具是專業(yè)的底片盒或者是底片冊(cè)，滿足這些條件才能將底片保管好，底片的安全得到了保證，照片檔案才能持續(xù)應(yīng)用。

（二）微縮片

微縮片也是膠片影像的一種，微縮膠片的保管也有著很高的難度，微縮膠片的保管環(huán)境中是不能出現(xiàn)有害的氣體的，如果出現(xiàn)了有害的氣體，會(huì)導(dǎo)致微縮膠片發(fā)生破損，生活中最常使用的微縮膠片就是銀鹽膠片，銀鹽膠片的保護(hù)環(huán)境中不能出現(xiàn)硫化氫等物質(zhì)，這些物質(zhì)具有腐蝕性作用，會(huì)導(dǎo)致微縮片出現(xiàn)失真的現(xiàn)象，如果出現(xiàn)了失真，那么微縮片就不能夠使用，因此在保管的時(shí)候，需要將微縮片放在沒有酸性物質(zhì)的保管環(huán)境中，還要注意封閉性，微縮片不能駕馭空氣過多的接觸，空氣中有酸性的氣體，長時(shí)間與空氣接觸會(huì)對(duì)微縮片有著影響，因此，容器的密封性一定要好，微縮片的存放還要考慮到溫度的原因，溫度要適中，容器存放的地點(diǎn)的高度有著要求，存放的地方要距離地面有1.5米，這一高度可以避免潮濕和高溫等現(xiàn)象，如果是不常用的微縮片，應(yīng)該豎著擺放，豎著擺放不會(huì)出現(xiàn)破損，將不常用的膠片擺放在一起，進(jìn)行歸類處理，可以增加膠片的使用效率，提高膠片檔案的壽命。

二、磁性影像檔案

磁性影像檔案是新型載體檔案的一種，這種載體是生活中常見的影響載體，主要包括磁帶、影帶和錄像帶，以下是對(duì)這類新型檔案載體進(jìn)行探討：

（一）防止機(jī)械振動(dòng)和磁場

機(jī)械振動(dòng)和磁場對(duì)磁性檔案有著重要的影響，磁性載體主要是利用磁場來發(fā)揮作用的，主要是受到外部磁場的影響，如果磁場發(fā)生了變化，磁性影響檔案就會(huì)出現(xiàn)變化，有些信息就會(huì)消失，磁性檔案信息就不存在了，對(duì)檔案的保管是非常不利的，如果受到強(qiáng)烈的振動(dòng)也會(huì)對(duì)磁性檔案產(chǎn)生影響，強(qiáng)烈的震動(dòng)也會(huì)對(duì)磁性載體中的磁分子造成排列次序上的破壞，使磁性減弱，影響記錄的信號(hào)。所以，在對(duì)磁性影響進(jìn)行保護(hù)的時(shí)候，要注意外磁場的破壞和影響，應(yīng)該遠(yuǎn)離磁性強(qiáng)的磁場，最好把磁性載體放在抗磁性的金屬盒或者框架內(nèi)部進(jìn)行保管；如果有長期不用的檔案，就進(jìn)行定期的繞動(dòng)，以防磁帶出現(xiàn)生霉、粘連的現(xiàn)象，并將錄制孔打開，防止操作不當(dāng)對(duì)信息造成破壞。

（二）防止溫度和濕度的變化

磁盤和磁帶的基礎(chǔ)支持體是聚酯底基，如果在溫度太高或者太低的環(huán)境下，聚酯地基就很容易受到影響發(fā)生變形，而且它容易吸引塵埃和產(chǎn)生靜電，導(dǎo)致磁帶發(fā)生卷曲、伸長后不容易恢復(fù)等一些缺點(diǎn)，會(huì)嚴(yán)重影響信息的讀取。而且磁粉中含有的磁性氧化物還很容易受到外磁場的影響出現(xiàn)消磁等情況，所以在保存磁帶的時(shí)候一定要控制好溫度和濕度的變化。

（三）防止灰塵內(nèi)部的有害物質(zhì)

霉菌孢子很容易在灰塵中衍生，并以灰塵為載體快速繁殖，這對(duì)磁帶載體會(huì)帶來嚴(yán)重的損壞，造成檔案信息丟失。磁性新載體很容易受到灰塵中化學(xué)成分的降解和腐蝕等化學(xué)反應(yīng)，是磁帶載體中的信息丟失。在保管磁帶載體的時(shí)候一定要注意防止灰塵，采取有效的防塵方法。

三、激光視盤影像

（一）溫度和濕度的影響

如果光盤所處的環(huán)境空間溫度太高貨值太低，都會(huì)使光盤的介質(zhì)材料發(fā)增不同程度的變形和彎曲，這樣會(huì)影響光盤的信息讀取，合理的存放溫度是在14℃到24℃之間，而濕度應(yīng)該在45%到60%之間最合適。

（二）灰塵的影響

這種載體的檔案與磁性載體的檔案一樣，都會(huì)受到灰塵的影響，灰塵中含有的化學(xué)成分在發(fā)生化學(xué)反應(yīng)之后能夠降解和腐蝕光盤，使光盤內(nèi)的信息都丟失；同時(shí)，灰塵中還含有霉菌孢子，這也會(huì)影響到光盤載體，造成數(shù)據(jù)全部丟失。所以，在保管光盤檔案的時(shí)候要采取有效的防塵措施，在光盤上包裹一層保護(hù)膜，這樣就不能使灰塵沾染在光盤上。

（三）設(shè)備、技術(shù)軟件對(duì)光盤檔案的影響

光盤有很多優(yōu)點(diǎn)，儲(chǔ)存容量比較大、檢索速率大，還能在網(wǎng)上進(jìn)行傳遞，是檔案部門主要應(yīng)用的檔案載體；但是，也使檔案信息對(duì)軟件和設(shè)備有較大的依賴性，而且還隨著載體設(shè)備的變化而發(fā)生異樣，使信息不能順利讀取，這是主要的缺點(diǎn)。一般說來，大多數(shù)激光視盤的預(yù)期壽命都超過了識(shí)讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時(shí)對(duì)光盤等激光視盤安全性的影響顯得更為重要。因此，國家檔案局頒布的相關(guān)規(guī)定是：電子檔案應(yīng)每5年進(jìn)行一次有效性的安全檢查，如發(fā)現(xiàn)光盤損壞或出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)拷貝。如軟、硬件平臺(tái)發(fā)生改變，則應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)換。另外，光盤檔案還隨時(shí)面臨著被修改、盜竊、電腦病毒感染，甚至被銷毀的危險(xiǎn)。

四、結(jié)論

對(duì)于新型載體檔案的合理保管，是現(xiàn)在人們應(yīng)該重視的問題，面對(duì)不同的載體，要采用不同的保管方法，以防止檔案信息出現(xiàn)丟失或者不利于讀寫的情況。同時(shí)，還要不斷改善檔案的保管手段，以加快檔案信息化的建設(shè)。

（作者單位：梨樹縣小寬鎮(zhèn)衛(wèi)生院）endprint