淺析會計電算化系統的內部控制與風險防范

時廣輝

摘要：伴隨著工作流程網絡化的推行，許多的職業以及工作步驟都可以被計算機及軟件所替代。而會計作為一個需要細心及準確性的工作，也出現了電算化以及網絡化的趨勢，這是會計相關工作的一次質的飛躍，對各類組織的財務方面工作也帶來了非常重大的影響。會計電算化一方面將流程簡化并進行了數字化，另一方面有可能出現技術上的問題及風險。因此，文章將主要就行政機關以及事業單位對于會計電算化系統的內部控制以及風險防范現存的問題作出總結，并同時提供部分建議及意見。

關鍵詞：會計；電算化；內部控制；風險防范

計算機信息技術的不斷發展與推廣，使得會計這個傳統的行業也面臨著需要加強軟件操作的境地。而會計的電算化一方面大大提高了相關工作效率，但同時也可能在內部控制方面存在一些新的問題及風險。電算化將以往的手工紙張記賬搬向網絡，將財務數據保存在1與0的世界中，使得很多大額數據的計算不再依靠人工的辛勞，且準確率大大提高。但在推廣及使用的過程中，又可能受到人員、環境、制度、技術等方面制約的問題。

一、內控現存問題

（一）技術基礎薄弱

會計電算化的基礎是依靠計算機信息技術，然而在現存的政府機關及大部分事業機構而言，技術基礎薄弱依舊是普遍存在的問題。依舊按照陳舊觀念，要求信息技術人員進行簡單硬件及軟件的維護將可能帶來很大的運行風險。內部控制制度滯后和不完善導致管理層的很多工作和決策缺乏預見性。部分組織機構在制定與會計電算化相關的管理制度時，大多只重視對硬件或純軟件的使用風險，卻忽視了內部人員對于相關程序所可能做出的危險性動作，例如：對會計數據的非法訪問、篡改、泄密和破壞及外部不法分子惡意入侵等，以上行為都將致使會計信息質量下降。而且，隨著網絡時代電算化會計的逐步擴大趨勢，技術性舞弊手段和犯罪現象也愈發猖獗，會計電算化對會計信息質量的真實性和安全性提出了新的挑戰。

（二）內部架構調整

一項工作的網絡化所涉及的不僅僅是硬件、軟件的引進以及新技術的學習，還包括人員的調動。以往的傳統會計不一定適合新時代的電算化系統的使用，且會計的電算化將很多以往線下的工作搬到電腦上，使得手續都自動化了，很多以前的崗位也就將不復存在。與此同時，會計工作的職責、崗位分工、權力權限也將有較大程度的改變，使得傳統的組織架構將不再適用。因此，伴隨著信息載體的升級以及共享時代的到來，組織內部架構也應該隨之進行調整，但很多機構卻還未意識到這項工作的重要性，而是選擇延續以往的架構，這就將對電算化后的工作帶來一定的阻礙，進而影響到實際效果。

（三）制度建設不完善

盡管很多的事業單位及行政機構已經引入了會計電算化系統，但對于此領域的相關工作卻并未設立專門的制度，僅僅依靠財政部頒布的《內部會計控制規范（2001 年）》和《會計基礎工作規范（1996年）》開展工作。以往的法規已經不再能夠完全適用于當前的信息化時代，制定時間的久遠也將對管理工作的現實需求帶來威脅，而由此帶來的問題將是巨大的，產生的后果也將是極其嚴重的。例如：部分單位出現處理財會問題不講程序、流程、手續，僅僅憑借以往的經驗； 部分單位對發票、支票、收據等票據不按規定辦理核銷手續等等。

二、風險防范措施

（一）加強系統管理

在會計電算化的現實實踐中，系統操作和服務器數據庫的安全性對整個流程都處于十分必要的位置。會計人員在使用財務系統前必須進行一對一的授權，并對不同人員基于不同的賬號和密碼，由經辦人自行負責保管及記錄。財務系統服務器應單獨隔離，由數據庫后臺管理人員單獨操作，其他人員不得隨意進入服務器存放地，這樣使得各類權限分隔開，不會讓人獨權。

（二）提高技術培訓

會計的電算化對于新員工的技術性要求是很高的，對于電腦的操作并不是每個傳統會計都擁有的能力，因此，應在工作的過程中加強技術方面的培訓以及安全性方面的知識普及。同時，職業道德教育也會顯得十分的重要，例如，系統的口令不得傳給其他任何人等。在技術應用培訓的過程中，也應該將理論和實踐相結合，定期要求專家等進行講座教育。

（三）相關制度完善

好的組織需要好的相關制度加以管制及監督，過于網絡化的工作更需要對于各個操作進行規范及獎懲。當出現意外的情況時，一定要考慮如何將權責分配清楚。例如：對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一個人或一個部門經手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。與此同時，對于數據的存檔也應建立相關管理制度，保證檔案的真實性和可靠性。在組織架構方面，也要充分遵循電算化的會計工作特點，將適合的人分配到適合的崗位，從而端正態度，嚴于律己。加強組織內部審計的監督職能，切實有效地實行相關的監督和指導工作。讓制度更好的推進工作，讓工作不斷地完善制度，這才是一個追求發展的組織所應該做的工作及承擔的責任。

三、結語

信息化的時代需要對傳統的工作流程做出一定程度上的簡化及整改。會計的電算化使得財會工作更加便捷準確，減去了人工的大量重復工作，同時切實有效的利用了計算機的特點，提升勞動力的價值輸出。但與此同時，會計電算化也將帶來一定的問題，例如：技術基礎薄弱、內部架構調整以及建設制度不完善等。在解決這些問題的過程中，應注重加強系統管理、提高技術培訓以及相關制度完善，讓科學和技術為人類帶來更好的生活。

參考文獻：

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（作者單位：山東省煙臺經濟技術開發區財政局）endprint