中小型外貿企業內部控制及風險研究

韓李強

摘要：內部控制是企業為了持續穩健經營提供合理保證的過程。近年來，越來越多的中小外貿企業快速發展起來。規模的擴大使內部控制面臨著更大的挑戰，對內部控制也提出了更高的要求。因此必須擁有健全的內部控制體系和良好的執行力，才能在經營中為外貿企業保駕護航。本文通過對中小外貿企業的人員管理、內部制度的建立及執行、存貨的管理及風險控制中存在的問題進行分析，探討如何處理這些問題。

關鍵詞：中小型外貿企業 內部控制 風險

一、中小外貿企業內部控制存在的主要問題、防范風險的現狀

（一）外貿企業面臨政策風險

外貿行業，作為帶動中國經濟發展的支柱之一，受到國家層面高度關注，同時面臨的調整政策也非常多。例如匯率：2005年匯改使人民幣走上了升值道路，而到了2012年、2014年、2016年，人民幣則進入了雙向波動的通道。對外貿企業來講利潤=外幣×匯率-成本。當匯率進入雙向波動時，外貿企業實際利潤就面臨著很大的不確定性。又如退稅率：在目前市場都相當透明的情況下，退稅率的調整直接影響到產品在國際市場上的價格優勢，對外貿企業銷售產生直接影響。再如信用風險：2008年以前做信用保險時，對一些大型的跨國企業基本不會考慮在內，美國次貸危以來，歐債危機還未平息，國際間沖突又時有發生，外貿企業的收款面臨著企業和相應國家的多重風險。

（二）中小外貿企業內部控制存在的主要問題

內部管理經營制度建設不到位、不能確實可行，是企業沒落最主要、最危險的因素，因為它容易使企業出現管理松散、違規操作等。因此企業需要對自身情況進行分析，找到關鍵問題。

1.“靈活”的業務人員

外貿企業業務人員由于長期接觸國內外不同的新生事物及企業利潤分配機制的影響，有些業務人員只顧眼前利益，法律意識淡薄，業務操作不規范。使內控制度的建立與實際操作嚴重脫節，造成有章不循、有令難禁的現象。有些外貿企業的業務員甚至是“掛靠”在外貿企業中，在外貿企業掛名，單獨開展業務，公司根本無從管理，也不會管理。同時，部分企業領導受業績考核影響，降低了制度執行標準。給企業埋下了巨大經濟風險和法律隱患。

2.內部控制制度建設難、監督難

目前存在的問題是企業為了追求利益，或是部分企業不夠重視，內控制度不加以完善，業務操作還是依據以往的經驗，沒能將經驗轉化并提升成制度。

有些外貿企業在規模擴大過程中憑借以往經驗或某種需要可能制定了一些制度，但對這些制度缺少監督機制，這在內控制度的建立與考核完全不起作用。也有監督人員發現了問題，向領導做了匯報并提出了建議，但出于經濟利益考慮，這些建議未引起重視或采納，使得監督人員失去了監督的積極性。

3.風險控制薄弱

為了開拓業務，許多外貿企業只關注業績，缺乏有效的風險管理。表現在風險信息收集、分析、分享的缺少，風險決策方法落后，交易決策的主觀隨意性和盲目性較大，缺乏行之有效的風險防范措施，經營、財務等部門相互脫節，相互沖突等。許多企業發生了本可以避免的風險損失，由于管理手段落后，給企業造成了損失。

4.庫存商品管理缺失

庫存商品在外貿企業一般只有會計才會用上的名詞。外貿企業與一般國內企業有兩大區別：一是辦公場地，二是物流特點。與一般企業不同，外貿企業不需要生產場所，只要辦公場所即可，庫儲場所基本不大會有，有些可能會臨時到一些物流園區租用一些場地，但由于進出口貨物報關海關的不同，這些場地也無法長期租用。

多數情況下，外貿企業的貨物從購買到出口或內銷，是不需要庫存的，都是以在途的形式存在，所以一般也沒有存貨的概念。

這兩個因素相加，造成了外貿企業在庫存商品這一問題上無人管理。但外貿企業并非沒有真正意義上的庫存商品，當外貿企業在市場價格變動囤積貨物以后銷售或進口貨物銷售不暢時，庫存商品就會出現。由于沒有自己的倉庫，相關的管理無從談起，財務的盤點更是不可能的事。這種狀況下，出現賬實不符沒人能發現。

二、加強外貿企業內部控制的措施

（一）加強高層法制學習，建立良好內控環境

再好的內控制度也無法在內控環境不良的情況下正常運轉。企業應從高層開始，加強法制學習，形成一種自上而下的內控氛圍，以高層的嚴要求來改變業務員們“靈活”的習慣。

其次，加大對中層領導的監督，明確中層領導的責任，由中層領導加大對業務員的督導。強化規范化操作流程，所有進出口業務都需要由部門申批，采購合同要由相關領導簽字才能采購。采購貨物貨款的支付都必須經過經辦申請寫明收款單位、合同號、采購商品和數量及采購金額，由部門內部審核該筆付款的真實性，再由財務審批是否超過該供應商的信用額度，最后由公司經理確認后再付款。

外貿企業的業務流程較長，涉及的政府監管，企業應針對業務活動實行有效的程序控制。以出口業務為例，一筆出口業務完成，要涉及十幾個步驟。建立有效且能落到實處的制度，才能使各個環節的責任部門、工作要求、工作程序、交易活動有條不紊地進行，并始終置于嚴格的監控之下。另外，大數據下的外匯監管更驅向于日常申報，外貿企業應根據自身情況，當建外匯申報及出口退稅管理制度，設立專職工作部門或專職人員對外匯申報及退稅工作進行協調和跟蹤，明確相關部門在外匯申報、出口退稅中的工作內容及工作要求，明確工作程序，杜絕個別人員騙取出口退稅的現象發生。

（二）完善企業內控制度，加強企業內部審計工作

1.完善企業內控制度設計

“參照標準找差距”，這是內控的一種工作思路。這里的“標準”就是內控制度，有了“標準”就可以縮小或杜絕經營活動中出現的舞弊等“差距”，從而確保公司良好運轉。

首先，優化單據流轉程序，形成內部牽制。在財務操作過程中，經辦、復核、審核、記賬、對賬等財務工作要嚴格區分不相容崗位。對財務人員、業務操作人員間單據的操作權限進行限制；對重要單據，如銀行對賬單等的接收嚴格授權，落實內部牽制。endprint

其次，實行授權控制。對經濟業務中的各個參與者設定操作金額權限、審批授權權限。對重大資金往來要實行聯簽，確保絕對安全并合理使用。

再次，內部稽核制度的建立健全，明確規定業務憑證、業務記錄、會計憑證和會計記錄完整性和正確性要求，明確內部稽核組織形式、人員分工、職責權限，規范審核憑證、復核賬簿、報表的方法。

2.加強企業內部審計工作

有制度就必須執行，有執行就必須要有監督，內部審計是內部監督控制其他環節的重要力量。審計部門不只是監督企業的內部控制是否被執行，還是內部控制過程設計的顧問。由其在內審過程中發現問題，提交審計報告外，還要幫助企業“亡羊補牢”，解決問題。

外貿企業內控審計應抓住貨源、物流、報關等關鍵環節，定期物流出貨、物流公司資質檢查、評價和監督，保證能為公司帶來優質、合法的出貨保障。對報關數據進行復核，確保不存在錯報等情況。對重點工廠進行產品審計，確保產品質量、供貨期等能滿足公司出貨要求。

（三）存貨管理

1.加強財務部與物流人員的信息交流，形成部門間的相互監督

物流（有些外貿企業也叫單證）大體有兩種設置：一種是有獨立的部門，一般都只從事單據及有關文件的操作；還有一種是歸屬業務部門，成為業務部門的一個后勤人員。但這兩種的設置在公司監管上都存在一定的缺陷。獨立部門設置，相關的業務操作是由業務員或業務的后勤完成的，無法了解到一手資料；附屬在業務部門，這種設置方式下相關的操作人員將受制于業務部門，比較容易聽命于業務員而財務部門無法對其進行管理或是要求其協助財務工作。

物流人員負責全公司的一切出貨調動，業務員在接到訂單后聯系好供應商并談好價格，由物流人員安排包括生產、收購付款、租船訂艙、報關、出運、辦理保險、運費的支付。物流人員定期向財務部門報告安排生產及出貨情況，確保財務部門第一時間得到采購、出貨情況。

2.采購商品的督裝和盤點

對于外貿企業的存貨管理與生產企業相比要相對單一一些，基本是采購什么、采購多少那外貿企業也就只有什么。對付了款的業務，外貿企業就應在出貨時進行監督，監督工廠是否按照合同在出貨。如出現短裝或溢裝的，監裝人員必須向財務部門報告實際出貨情況，保證與物流人員所操作的一致。

對已經形成的庫存商品應指定倉庫，如工廠倉庫或租用物流園區倉庫，由財務人員和業務人員定期進行盤點，并與物流人員出貨數量進行比對，確保庫存商品的安全。

（四）管理軟件體系的建立與完善

在外貿企業的發展初期，很多外貿企業為了節約經營成本，沒有使用相關的管理軟件，而是用一些簡單的office軟件的一些功能，有些甚至是紙質表格?？梢坏┑搅艘欢ㄒ幠?，首當其沖的是工作量的增加。單從工作量一個方面來講每筆業務需要經過很多程序，而且業務量超過一定規模后員工的工作質量可能會降低。同時隨著國家監管能力的增強，要求企業做的工作也越來越細，大大增加了工作量。

所以必須要用管理軟件，而且最好是按照外貿企業自身特點開發的軟件，軟件的功能在滿足目前管理要求的同時必須有一定的前瞻性，可通過請教與自身較相似的外貿企業，在開發過程中合理聽取開發人員的意見。

在開發管理軟件的基礎上還必須要有嚴格的軟件使用制度，如沒有使用制度或雖然有制度但不嚴格實行，則軟件的正面效果體現不出來，對公司業務數據的準確性將帶來致命的危害。

三、結論

企業發展過程中必然將面對各種挑戰，如何化解是對經營者的一種考驗，而為經營做堅實后盾的則是一個良好的內部控制。從制度的建設、良好的執行力、善于對所將面臨的風險防范，到有別于一般企業的存貨管理、匯率變動等種種都需要外貿企業花費很大精力，而且需要在外貿業行勢的不斷變中日益完善。信息化社會中為企業內部控制又提供了一個良好的工具——管理軟件，相信在良好的制度及在其基礎上建立起來的管理軟件將使外貿企業健康發展。

參考文獻：

[1]馬鳳升.外貿企業內部控制現狀和對策初探[J].現代商業，2012（8）.

[2]趙春升.論內部控制在公司治理結構中的地位與作用[J].山西財經大學學報（高等教育版），2007（S2）.

[3]陳文劍.新形勢下外貿企業如何管理匯率風險[J].海峽科學，2008（2）.

[4]李彬，肖穎.淺談對企業內部控制的認識[J].黑龍江科技信息，2008（6）.

[5]王福年.內部控制在企業風險管理中的作用[J].工業審計與會計，2007（3）.

[6]胡宏春.內部控制制度在外貿企業的應用[J].上海會計，2003（2）.

[7]胡曉靜.我國外貿企業內部控制存在的問題及完善措施[J].經濟師，2007（12）.

[8]鄭倩，鄭宏.淺談外貿企業不良資產形成的原因和對策[J].現代經濟探討，2000（5）.

[9]郝藝.人民幣匯率雙向波動[N].中國產經新聞，2014（3）.

[10]馮春英.談新經濟下企業的內部控制[J].黑龍江科技信息，2008（5）.

[11]王瑜，胡仁昱.新舊審計準則下內部控制之比較[J].財會月刊，2008（3）.

[12]韓立巖.人民幣匯率雙向波動意味著什么[J].當代金融家，2012（5）.

（作者單位：浙江橫店進出口有限公司）endprint