基于新形勢下的辦公室行政管理工作分析

馮成

【摘要】本文分析了辦公室行政管理工作的內涵及工作職能，闡述了新形勢下辦公室行政管理工作的現狀，提出了優化辦公室行政管理工作的主要策略，旨在促進辦公室行政管理工作在新形勢下發揮其最大的功效，提高行政主體的辦公室管理水平。

【關鍵詞】新形勢；辦公室行政管理工作；分析

【中圖分類號】C931.4 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-3089（2017）02-0114-02

一、新形勢下辦公室行政管理工作概述

（一）辦公室新政管理工作的內涵

在行政管理活動中，行政主體利用國家權利實現對各項社會事務的有效管理。具體而言，專指國家各級政府部門在運作及履行其職能的過程中，對具體事項的處理及問題解決過程中所有程序、環節的管理活動的總稱。而辦公室行政管理工作的開展，是管理主體各項管理活動開展的基礎。就學校而言，辦公室是連接學校各個部門的橋梁，辦公室行政管理工作的有效開展是實現學校正常開展工作的先決條件。當代高校都建立了相應的行政管理工作運行體系，作為高校的主要管理部門，辦公室行政管理工作的水平體現了學校整體的管理水平。學校的辦公室服務于全校師生，肩負著發布與匯總學校各種信息的職責，對各個部門的職責與工作進行相應的協調與管理，辦公室行政管理實現了各個部門管理工作的協調開展，保證了學校的有序高效運作。現階段，辦公室行政管理工作具有精細化、高效性及服務性的特點。辦公室行政管理人員在完成各項工作的基礎上，應及時與其他部門進行溝通，因而，辦公室行政管理人員是服務于其他部門及成員的。

（二）新形勢下辦公室新政管理工作的職能

在行政管理工作中，辦公室是一個特殊的行政機構，作為單位的中樞部門，辦公室具有承上啟下的作用，于上其是單位領導決策的助手，對下其是傳達重要精神的主要手段，此外，辦公室還肩負著與其他部門溝通協調的職能，具有督辦協查的特殊職能。隨著時代的變化，在新形式下，辦公室行政管理的職能發生了相應的變化。

1.參謀咨詢的職能

在企業、學校等政府部門，其決策方式由依靠傳統經驗方法的轉變為采用民主討論，辦公室作為單位的重要組成部分，其應更多的參與其中，辦公室人員也由被動接受領導安排的任務變為主動的參與決策。就學校的辦公室而言，其主要負責信息及材料的收集，為保證信息的真實性，辦公室人員需要與其他部門進行一定的溝通，在實際調查的基礎上完成材料及信息的收集。辦公室人員通過對其收集的信息進行一定的加工及分析，將其中的重點資料整理成案并交于領導，協助領導完成決策。辦公室成員應及時掌握上級部門提倡及傳達的核心思想，關注學校的整體工作目標及重點工作，結合學校自身的發展現狀提出學校發展的思路及對策。

2.協調、溝通的職能

辦公室作為單位內外部聯系的紐帶，是協調內部各個部門關系的重要機構，其通過與單位內部其他部門及外部單位的有效溝通，實現了單位間、部門間信息的共享及思想的傳達。例如，高效辦公室具有溝通、協調的基本功能，通過辦公室，實現了學校上級主管部門、各部門上下左右、其他學校及有關合作單位間的溝通與交流。通過有效的協調，各部門間大體上保持了步調一致，對不同的意見及建議，通過溝通商討，選擇出最優的意見。在涉及整體利益與個人利益沖突的時候，由辦公室結合各部門進行協調，通過對涉事雙方的調節，最終實現內部各個部門間的和諧相處，辦公室通過協調各項工作及環節，保證了學校整體目標及各項小目標的有序推進。

3.服務管理的職能

辦公室還具有服務管理的職能，依舊以學校辦公室為例，其管理與服務職能是相互連接的，作為學校的重要部門，辦公室首先具有服務于領導的職責，其以參謀助手的身份，協助領導安排相關事宜，處理相關事務，及時完成領導交辦的其他任務。其次，辦公室還要服務于學校其他各個部門及全體教師，學校的檔案管理、會議室安排、文件管理、印章管理及傳真收發等具有服務性質的任務都由學校的辦公室來完成。因此，辦公室工作人員必須具有強烈的服務意識。最后，辦公室還肩負著為學生服務的職責，作為學校的行政管理部門，辦公室人員應及時傾聽學生訴求，幫助學生解決生活及學習上的困難。辦公室行政管理人員的工作及服務態度，在一定程度上直接決定了學校辦公室行政管理的水平及最終質量，因此，辦公室工作人員必須積極熱情的投入到學校的辦公室行政管理工作中去。

4.督辦協查的職能

作為單位的行政管理部門，辦公室具有督辦協查的職能。在學校中，辦公室是基本的基層管理部門，其負責了解并掌握其他部門及工作人員的實際工作情況，關注學校整體目標及各項工作任務的具體進展。若發現部分人員在工作中無故拖延，辦公室應采取相應的措施對其進行提醒，必要的時候督促其實施。辦公室對各部門工作的開展情況要按時匯報領導，便于領導層依據情況的變化進行相應的調整。

二、新形勢下的辦公室行政管理工作分析

（一）辦公室行政管理工作現狀分析

隨著時代的不斷變化，辦公室行政管理工作在不斷的進行改革，雖然取得了一定的成效，但在具體發展過程中依舊存在諸多的問題。

1.對辦公室行政管理工作的認識不足

辦公室行政管理工作的有序開展直接影響單位整體目標的實現及各項工作的成效。但部分領導人員并未認識到辦公室行政管理工作的重要性，忽視行政管理工作對企業及單位整體目標的貢獻。再者，作為辦公室工作人員，其對辦公室工作的認識不足，將工作重點放在某一項具體工作上，未發揮其溝通、協調及督辦協查的職能。由于對辦公室行政管理工作的認識不足，阻礙了行政主體的穩定發展。

2.采取的管理方法缺乏科學性

一般而言，辦公室行政管理工作涉及的工作內容繁多，操作程序復雜，為保證行政主體各項工作的有序開展，辦公室工作人員不僅要耐心細致的完成工作，更要采取科學的行政管理方法指導工作，但現階段的行政管理工作缺乏科學管理方法的指導，辦公室行政管理工作的質量難以保障。

3.辦公室人員的工作能力及業務水平偏低

由于人才選撥制度的影響，部分單位行政管理工作人員主要來自于企業內部的其他部門，其對辦公室行政管理的內容及職能了解甚少，其工作模式以傳統的經驗型為主，在處理工作的過程中，常常表現出難以勝任具體工作的局面，工作的積極主動性不足，辦公人員整體工作能力及業務水平較低。

（二）新形勢下辦公室行政管理工作的改進措施

1.創新辦公室管理辦法

隨著信息時代的到來，現代辦公室引入了互聯網辦公模式，辦公室行政管理工作的開展，應在總結工作經驗的基礎上，結合辦公室的功能，利用現代技術，開發出相應的辦公軟件，總結并創新現有辦公室管理辦法，促進辦公室行政管理的自動化、智能化發展。（下轉288頁）

（上接114頁）2.培養專業的辦公室管理人員

辦公室工作人員應具備基本的計算機基礎知識、經濟法律知識及公共關系、行政管理知識，單位應結合自身工作內容組織辦公室人員進行培訓，打造一支專業的辦公室管理人員。提高辦公室工作人員的組織協調能力，提高辦公室行政管理的工作效率及質量。

3.建立完善的辦公室規章制度

為保證辦公室行政管理工作的有效開展，應建立完善的辦公室規章制度及明確的崗位職責，實現辦公室工作有章可循、責權明晰的發展模式。將辦公流程以規章制度的形式確定下來，有利于辦公室工作人員公平、公正的開展工作，提高辦公室行政管理的效率及質量。

三、總結

新形式下辦公室行政管理工作的內容及范圍更加的復雜，由于辦公室工作人員業務水平有限、相關領導對辦公室行政管理的認識不足，管理方法缺乏科學性等多方面問題的存在，造成辦公室行政管理的效率低下，因此，應建立完善的規章制度，加大對辦公室行政管理的重視程度，使得辦公室行政管理工作發揮其最大的效果。

參考文獻

[1]陳琳.新形勢下辦公室行政管理工作初探[J].才智，2014，35：367.

[2]劉翠賢.淺談如何在新形勢下做好辦公室行政管理工作[J].辦公室業務，2012，19：33-34.