淺論企業(yè)人力資源檔案集成管理的作用

葛錦燕

摘要 現(xiàn)代企業(yè)基于人本管理理念，通過實施人力資源檔案集成，創(chuàng)新驅(qū)動，能夠有效促進檔案管理由傳統(tǒng)模式向信息化、現(xiàn)代化及標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理模式轉(zhuǎn)變，并有利于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞 人力資源 檔案管理 可持續(xù)發(fā)展

近年來，河鋼宣鋼面對國家宏觀經(jīng)濟轉(zhuǎn)型，通過積極響應(yīng)河北省委省政府以及河鋼集團黨委的決策部署，不斷深化國企改革，堅定不移推進“三項制度”改革，精簡管理機構(gòu)、壓縮管理層級，持續(xù)提高勞動效率和效益，旨在降低人工成本和主業(yè)用工總量。為積極適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)，企業(yè)需遵循以人為本的管控原則，對職工人事檔案實施集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理與河鋼宣鋼職工人力資源（簡稱HR）信息同步維護與完善，以便形成HR信息的集成化，有利于企業(yè)未來科學(xué)、健康發(fā)展。

一、HR檔案集成管理的含義

HR檔案集成管理：即指企業(yè)為加強對員工的綜合管理，而基于信息化系統(tǒng)需求建立起來的有關(guān)員工基本情況的資料，以及歷次考核和異動等項目的相關(guān)數(shù)據(jù)的集成管理。

現(xiàn)實中，企業(yè)檔案是企業(yè)可以挖掘和利用的戰(zhàn)略資源，是企業(yè)獨有的無形資產(chǎn)。職工人事檔案的保管工作在企業(yè)的日常經(jīng)營、管理、職工隊伍建設(shè)等企業(yè)基礎(chǔ)管理中占有重要位置，且在職職工人事檔案管理的好壞將直接影響職工的切身利益。

二、實施HR檔案集成管理的目的與適用范圍

實施HR檔案集成管理，其目的在于規(guī)范企業(yè)人力資源檔案管理，即傳統(tǒng)人力資源檔案管理由靜態(tài)員工管理變?yōu)閷T工成長過程的動態(tài)跟蹤管理。適用范圍包括公司所有人力資源檔案的管理，如簽訂勞動合同人員、臨時聘任人員、夜間值班人員、保潔人員等。

三、現(xiàn)代企業(yè)HR檔案集成管理的作用

（一）促進檔案管理由傳統(tǒng)模式向信息化、現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變

伴隨企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展，信息化和工業(yè)化日益深入。企業(yè)職工人事檔案的管理模式已由傳統(tǒng)依靠單一的紙質(zhì)檔案，發(fā)展為以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)并運用現(xiàn)代技術(shù)手段為職工建立的電子信息檔案。電子信息檔案的建立將為查閱職工個人信息帶來極大的便利，通過減少檔案出入庫次數(shù)，降低紙質(zhì)檔案的磨損，并達(dá)到延長紙質(zhì)檔案壽命的目的。

（二）職工人事檔案集中管理關(guān)乎企業(yè)未來發(fā)展定位

實施職工人事檔案集中管理，不僅滿足了公司改革創(chuàng)新管理要求，即縮短管理鏈條，優(yōu)化管理流程，以形成專業(yè)集成體系，而且便于服務(wù)企業(yè)服務(wù)職工。現(xiàn)實工作中，在職職工人事檔案的重要性關(guān)乎企業(yè)未來發(fā)展定位，并直接影響員工的切身利益，如辦理社會保險、職工退休和相關(guān)工作調(diào)動等。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理模式有效保證檔案的完整性和安全性

在職職工人事檔案是企業(yè)基礎(chǔ)管理中的一項核心工作。職工人事檔案集中統(tǒng)一管理有利于檔案管理整體水平的提高，也便于上級加強領(lǐng)導(dǎo)，能夠?qū)ぷ髦谐霈F(xiàn)的問題及時進行統(tǒng)籌并予以系統(tǒng)解決。

事實如此，現(xiàn)行檔案分管制度存在著職工人事檔案材料歸檔不及時，信息滯后現(xiàn)象，檔案集中管理能夠確保在職職工人事檔案的完整和信息的準(zhǔn)確。此外，檔案分管制度的弊端還表現(xiàn)在職工因工作調(diào)動需轉(zhuǎn)遞職工人事檔案，轉(zhuǎn)遞過程中會出現(xiàn)丟失、損毀、材料缺失等問題，而檔案集中管理會減少檔案與人接觸，增強檔案安全性和保密性，進而保證檔案的完整性與安全性。同時，查、借閱人事檔案有流程和制度可依，確保了職工檔案規(guī)范化管理。

（四）滿足現(xiàn)代化企業(yè)管理制度中精兵簡政、壓縮管理成本的相關(guān)要求

實施職工人事檔案集中管理符合河鋼集團集中一貫制的管理要求，并體現(xiàn)了河鋼宣鋼作為河鋼集團子公司自身創(chuàng)新驅(qū)動的管控訴求，能夠滿足現(xiàn)代化企業(yè)管理制度中精兵簡政、壓縮管理成本的相關(guān)要求。譬如河鋼宣鋼依據(jù)相關(guān)規(guī)定，在人力資源部成立檔案信息中心，對近17000冊在職職工人事檔案進行集中、統(tǒng)一管理，避免重復(fù)勞動，節(jié)約人力開支，減少辦公用房面積、室內(nèi)設(shè)備和檔案工作管理費用。

四、企業(yè)實施HR檔案集成后的優(yōu)勢分析

一是檔案信息中心將企業(yè)全部在職職工人事檔案進行集中管理，通過建立新的檔案管理機制，提高了工作效率；二是配備專職檔案管理員，并制定新的檔案查、借閱制度，保證了職工人事檔案的完整性、安全性和保密性；三是檔案管理員將紙質(zhì)檔案信息錄入到電腦變?yōu)殡娮有畔ⅲ奖銠z索；四是檔案室內(nèi)配備先進的專業(yè)設(shè)備，可進一步延長紙質(zhì)檔案的壽命；五是職工電子檔案的建立和統(tǒng)一管理避免了檔案分管制度中各單位信息存儲冗余甚至數(shù)據(jù)不一致等問題，實現(xiàn)了信息互通共享的管控目標(biāo)。

五、效果評價

企業(yè)檔案是企業(yè)可以挖掘和利用的戰(zhàn)略資源，是企業(yè)獨有的無形資產(chǎn)。河鋼宣鋼基于客觀需求，率先在河鋼集團內(nèi)部實施“大檔案管理”，建立起高效、集中、統(tǒng)一的檔案集成化、信息化管控模式。經(jīng)過一年多的實踐，檔案集中管理每年可節(jié)約人力成本及設(shè)備維護費約170余萬元。同時，形成了檔案管理完整體系和服務(wù)體系，提高了職工檔案管理專業(yè)化和規(guī)范化水平，實現(xiàn)了企業(yè)各項工作實踐對檔案資源信息的綜合利用。

六、結(jié)語

職工人事檔案的集中統(tǒng)一管理，以及檔案管理與企業(yè)職工人力資源信息同步維護、完善與更新，最終形成了多項功能的集成化、信息化管控模式。這既是一項有益的嘗試，又進一步優(yōu)化了管檔人員，縮減管理環(huán)節(jié)，提高工作效率，搭建了信息綜合共享平臺，達(dá)到了檔案工作為企業(yè)改革與發(fā)展服務(wù)、為企業(yè)的中心工作服務(wù)和為職工服務(wù)的多種良好效應(yīng)。endprint