淺談水利工程檔案管理的作用

麥麥提.尼亞孜

【摘要】本文淺析了水利工程檔案在水利工程建設(shè)、運(yùn)行、管理、維護(hù)中所起的作用，并提出了幾點(diǎn)管理方法。

【關(guān)鍵詞】水利工程；檔案；作用；管理

水利工程是人類改造自然、利用自然資源、抵御自然災(zāi)害的成果，是國家和人民的寶貴財(cái)富，是水利科技工作者辛勤勞動的智慧結(jié)晶。水利工程項(xiàng)目檔案是指在規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、科技、生產(chǎn)基建等活動中，形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、音像、文字、計(jì)算等科技文字材料，是水利工程建設(shè)的歷史記錄，是一項(xiàng)重要的信息資源和知識寶庫。水利工程項(xiàng)目檔案作為發(fā)展水利事業(yè)必不可少的一頁，在水利研究、規(guī)劃設(shè)計(jì)和生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮著越來越大的作用。

一、水利工程檔案在工程管理中的重要作用

永久性水工建筑物，由于建筑物本身所處的自然條件的特殊性和其所負(fù)擔(dān)功能的特殊性，它必須保證在長期的使用和運(yùn)行當(dāng)中不發(fā)生事故或少發(fā)生事故。但是，也正是由于它的這種特殊性，使其更容易受到自然條件及外力影響，狀態(tài)隨時都在變化。如：由于水壓力、沖蝕、水質(zhì)侵蝕以及設(shè)計(jì)、施工不夠完善，管理運(yùn)用不當(dāng)，水工建筑物都會被破壞，如果在運(yùn)行管理中發(fā)現(xiàn)問題不及時養(yǎng)護(hù)維修或加固處理，定會使小的破損加重加大，影響建筑物的安全運(yùn)行，充分發(fā)揮并提高其工程效益，延長工程的使用壽命，必須認(rèn)真做好這些工作的必要條件。

1、正常情況下的養(yǎng)護(hù)工作必須根據(jù)工程項(xiàng)目檔案對工程的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等方面的詳細(xì)記載和認(rèn)真執(zhí)行制定出具體的管理、養(yǎng)護(hù)、維修的規(guī)章制度，才能使工程時時處于安全、正常的運(yùn)行狀態(tài)。

2、隨著工程運(yùn)行年限的增加，水工建筑物的老化與病害問題也隨著增加，必須依據(jù)工程檔案對病害情況進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查分析，然后根據(jù)具體情況決定對其采取修補(bǔ)或加固的方案與措施。

3、當(dāng)水工建筑物遭受突然破壞，造成險情、危及建筑物安全時，必須立即進(jìn)行搶修，并根據(jù)具體情況決定如何進(jìn)行加固處理或改建、擴(kuò)建。這時工程的原設(shè)計(jì)是加固方案的基礎(chǔ)和保證。

二、水利工程檔案的特點(diǎn)

1、法制性。國務(wù)院頒布的《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》中對于建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的建立做了明確、嚴(yán)格的規(guī)定。另外，工程檔案材料形成也符合法律要求。收入檔案的各種批準(zhǔn)文件、許可證，設(shè)計(jì)及施工圖紙，竣工驗(yàn)收等材料，都是經(jīng)政府有關(guān)部門批準(zhǔn)或經(jīng)資質(zhì)部門認(rèn)證或確認(rèn)的，能充分體現(xiàn)工程建設(shè)項(xiàng)目合法性的材料。

2、成套性。水利工程本身是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，對應(yīng)的工程檔案必須是有若干單項(xiàng)工程檔案郵寄的組合在一起，形成一個配套、齊全、完成的檔案系統(tǒng)。

3、價值性。水利工程在建設(shè)時期是施工單位的工作依據(jù)。因此，工程檔案是水利建設(shè)和管理工作中最具有使用價值的歷史性資料。

三、建立水利工程檔案的方法

建立水利工程檔案就按照檔案管理的有關(guān)法規(guī)和指導(dǎo)原則，在工程的在建階段，結(jié)合工程設(shè)計(jì)、施工的具體情況做好以下幾項(xiàng)工作：

收集好檔案材料。這是保證工程檔案質(zhì)量的重要前提，需要在工程建設(shè)的三個階段內(nèi)抓好材料的收集。

第一階段。在工程的前期工作階段，檔案管理部門或人員主動和參與前期工作的部門有關(guān)人員密切溝通，努力取得他們的支持和幫助，及時掌握工作動態(tài)，使有關(guān)披肩和資料及時，順利地轉(zhuǎn)移到檔案管理部門。以重視關(guān)注，使其在制度上、裝備上、人員配置上得到支持和保證，使檔案工作能真正發(fā)揮其職能和作用。

制定檔案管理規(guī)章制度，使檔案工作納入科技之中，形成規(guī)范化管理。把科技檔案管理人員認(rèn)真執(zhí)行。在工程設(shè)計(jì)、施工、建立及竣工過程中。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在資料形成的過程中對資料的收集和整理和負(fù)責(zé)，并對檔案進(jìn)行鑒定、整理，并完整地移交檔案室。檔案工作人員也必須經(jīng)常督促和指導(dǎo)其它參建單位的檔案管理工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時更正。這樣，才能使科技資料從生產(chǎn)和形成的那一刻起就有人對它的收集、整理、歸檔以及完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

科學(xué)管理工程檔案，將工程按性質(zhì)和項(xiàng)目進(jìn)行分類，系統(tǒng)整理。在技術(shù)檔案材料全面收集基礎(chǔ)上，對技術(shù)材料進(jìn)行科學(xué)地分類和有程序地排列，分類應(yīng)符合技術(shù)檔案本身的自然形成規(guī)律。工程技術(shù)檔案分類，一般按工程的全貌。而每一類下，又可按專業(yè)分為若干類。對于分類后的檔案目錄編制便于檢索。

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然趨勢。引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行自動化管理無疑是相、使原有管理方法和手段更上一層樓；同時隨著CAD技術(shù)在工程設(shè)計(jì)中的運(yùn)用，檔案管理現(xiàn)代化不僅是現(xiàn)實(shí)檔案對象也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)移向多媒體管理。因此，檔案管理現(xiàn)代化不僅是實(shí)現(xiàn)檔案

第二階段。在工程的施工階段，檔案管理部門或人員主動與施工單位及有關(guān)人員聯(lián)系，要求他們按規(guī)定收集或積累各工程項(xiàng)目、各施工環(huán)節(jié)的資料，為施工后的移交做好準(zhǔn)備。

第三階段。在工程的竣工驗(yàn)收階段，檔案管理部門或人員嚴(yán)主動參與驗(yàn)收和移交，認(rèn)真審查檔案材料是否完整，真實(shí)。水利工程項(xiàng)目要與檔案同步驗(yàn)收，否則不予決算。

第四階段。在工程檔案資料的移交與接受階段，單位工程完工后，就應(yīng)完成有關(guān)工程檔案的收集、整理工作，隨后即可進(jìn)行檔案資料的交接工作。整個工程檔案資料資料的交接工作，應(yīng)在竣工驗(yàn)收后3個月內(nèi)完成。項(xiàng)目尾工檔案資料的交接工作，應(yīng)在尾工完工后的一個月內(nèi)完成。

整理好檔案資料。由于水利工程設(shè)計(jì)面廣，建設(shè)周期長，參建單位多，建設(shè)項(xiàng)目復(fù)雜，建設(shè)過程中形成的檔案材料十分浩繁，因此整理檔案材料首先會遇到如何分類組卷的問題。目前，大多數(shù)工程采用按單項(xiàng)工程分類的方法。在大類下按專業(yè)設(shè)置分類，分類編號用工程代碼和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編碼。

四、水利工程技術(shù)檔案資料的管理

基于水利工程檔案在工程運(yùn)行、管理工作中的重要性。因此必須重視并做好水利工程檔案的管理工作。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作是管好用好檔案的關(guān)鍵。科技檔案管理是單位科技、生產(chǎn)管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加檔案人員應(yīng)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取多種形式進(jìn)一步對檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)力度，提高檔案意識，檔案人員不僅要學(xué)習(xí)檔案理論，精通檔案業(yè)務(wù)，同時，還要學(xué)習(xí)水利專業(yè)知識，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、外語等。不斷優(yōu)化自己的檔案管理人員，更好地位水利建設(shè)服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。