文書檔案管理中信息電子化的作用

覃朗

摘要：檔案信息化建設(shè)是今后檔案工作的必然趨勢，也是規(guī)范檔案工作的基礎(chǔ)條件。對(duì)此，在現(xiàn)今形式之下，要不斷提升檔案信息化管理，樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，通過各種模式與手段，提升檔案管理整體的信息化功能。本文對(duì)文書檔案管理中信息電子化的作用進(jìn)行了簡要分析。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；信息電子化；作用

一、文書檔案電子信息化管理的優(yōu)勢

（一）有利于提高工作效率

網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，使人們迅速的進(jìn)入了計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。不論是在生活中還是在工作中，都離不開計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)不僅運(yùn)算速度快，且還能將很多數(shù)據(jù)信息進(jìn)行一個(gè)有效的處理。大家都知道，電子檔案主要是通過光盤作為一個(gè)數(shù)據(jù)傳播的載體，把很多數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存在里面。這也是文書檔案電子信息化管理的一個(gè)主要優(yōu)點(diǎn)。在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，人們通過用手來操作各種信息的保管，因此，會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，有些時(shí)候甚至?xí)┑粢恍┲匾畔?shù)據(jù)，不僅會(huì)需要很多人力，更主要的是長時(shí)間手抄下去，影響工作質(zhì)量與工作效率。電子信息化管理不僅改變了傳統(tǒng)文書檔案管理模式，大大的提升了工作效率與工作質(zhì)量。

（二）確保文件信息資源傳輸?shù)陌踩蕴嵘?/p>

過去以往文書檔案管理工作中，辦理檔案的傳輸方式都是靠手工抄寫，因此會(huì)導(dǎo)致很多重要檔案信息的流失，甚至經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息傳遞的不及時(shí)，導(dǎo)致需要的信息資源延誤時(shí)有發(fā)生，安全性也不高。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的應(yīng)用，對(duì)于傳統(tǒng)文書檔案辦理人員手工抄寫中出現(xiàn)的所有問題都一一給予了解決，不僅能夠確保文檔信息傳輸?shù)陌踩裕拥募皶r(shí)。根本就不會(huì)出現(xiàn)檔案信息的延誤和丟失現(xiàn)象。與此同時(shí)，文書檔案電子信息管理的優(yōu)勢還有很多，例如：電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享，信息易于保管等。不僅時(shí)效性高，而且檔案信息還可以多份復(fù)制，真正的拓寬了服務(wù)范圍。

二、做好文書檔案電子化管理的具體措施

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，制定文書檔案電子化管理制度

在企業(yè)發(fā)展過程中，需要將文書檔案電子化管理納入到發(fā)展規(guī)劃中來，并提到重要日程安排上來。文書檔案電子化管理較為復(fù)雜，與紙質(zhì)載體存在著根本上的區(qū)別，因此需要建立健全檔案電子化各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，并制定出與本企業(yè)文書檔案電子化相適應(yīng)的管理規(guī)章制度。即建立統(tǒng)一的文書檔案電子化收集和歸納標(biāo)準(zhǔn)，這樣在實(shí)際工作中，檔案管理人員才能做到有章可循。同時(shí)做好電子檔案的整理和分類工作，為后期的查詢和利用提供更多的便利。

（二）加強(qiáng)檔案保管穩(wěn)定性，確保檔案信息安全

電子化的文書檔案具有一定的特殊性，部分檔案具有公開性，部分檔案具有保密性，就要求電子軟件查看特定檔案附有權(quán)限，只能給相關(guān)人員查看。針對(duì)保密文件，為確保其安全性，還需對(duì)其作加密處理，并限定加密的時(shí)間，保密期后相關(guān)人員才可對(duì)其進(jìn)行解密查看。為保證文書檔案電子化的安全性，要妥善保管光盤、移動(dòng)硬盤等保存檔案的載體，同時(shí)在數(shù)據(jù)備份方面，主要采取兩種方式：一是通過服務(wù)器存儲(chǔ)及本機(jī)備份。兩臺(tái)服務(wù)器運(yùn)用RAID5磁盤陣列技術(shù)，儲(chǔ)存全部檔案數(shù)據(jù)及數(shù)字化影像。PC機(jī)每天進(jìn)行本機(jī)數(shù)據(jù)備份，每半月所有PC機(jī)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)同步，保持各數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)一致，防止由硬盤損壞無法恢復(fù)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象的發(fā)生。二是通過實(shí)物介質(zhì)存儲(chǔ)備份。將全部檔案數(shù)據(jù)及數(shù)字化影像刻錄成DVD光盤一式兩份保存到防磁柜中，另將全部檔案數(shù)據(jù)及數(shù)字化影像儲(chǔ)存在移動(dòng)硬盤中。

（三）搭建科學(xué)的文書檔案管理信息的平臺(tái)

為了對(duì)我國文書檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程進(jìn)行有效的確保，以及實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，就必須要具有科學(xué)合理的文書檔案信息平臺(tái)為有效的保障。從實(shí)際發(fā)展的情況來看，必須要對(duì)信息數(shù)據(jù)庫的功能進(jìn)行利用，才能夠逐漸的實(shí)現(xiàn)文書檔案管理軟件能夠進(jìn)一步開發(fā)，也能進(jìn)一步的對(duì)文書檔案管理工作人員的工作的強(qiáng)度進(jìn)行逐漸的減輕，從而不斷的對(duì)檔案管理的效率和管理的水平加以提高。而對(duì)于檔案管理信息的平臺(tái)應(yīng)該包括以下幾個(gè)方面的系統(tǒng)：第一，文書檔案加工系統(tǒng)，主要是針對(duì)文書檔案當(dāng)中的初級(jí)加工面的設(shè)計(jì)。第二，文書檔案存儲(chǔ)的系統(tǒng)，會(huì)因?yàn)槲臅鴻n案當(dāng)中的數(shù)量比較大以及內(nèi)容比較復(fù)雜，所以就必須要借助計(jì)算機(jī)功能，來及時(shí)的建立文書檔案資料的數(shù)據(jù)庫。第三，文書檔案的保密和查詢的系統(tǒng)，在文書檔案當(dāng)中的數(shù)字化和信息化的過程當(dāng)中，最重要的問題就是保密的工作。文書檔案管理的水平，主要就是對(duì)各個(gè)單位檔案管理水平進(jìn)行衡量的一個(gè)非常重要的標(biāo)志。

（四）充分利用先進(jìn)設(shè)備，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

文書檔案電子化管理工作對(duì)于檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要檔案管理人員要具備較高的專業(yè)知識(shí)和技能，而且還要具備良好的專業(yè)素養(yǎng)，在熟練掌握分紙質(zhì)文書檔案管理的理論和方法的基礎(chǔ)上，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)傳輸?shù)认嚓P(guān)知識(shí)，能夠正確利用各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備。因此需要做好檔案管理人員培訓(xùn)工作，通過多種形式的培訓(xùn)和教育形式來不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，使其能夠更好的掌握現(xiàn)代化硬件設(shè)施，強(qiáng)化自身的專業(yè)技能，確保文書檔案管理水平的提升。

三、結(jié)束語

加強(qiáng)現(xiàn)階段的檔案管理工作信息化與規(guī)范化發(fā)展，可以有效地提高檔案管理工作的整體工作效能，彰顯司法公正，為維護(hù)人們的合法權(quán)益有著積極的推動(dòng)作用。對(duì)此在實(shí)踐中，要通過各種科學(xué)的方式與手段，不斷地強(qiáng)化現(xiàn)階段的檔案管理工作中檔案管理的模式與方式，通過提升其整體信息化發(fā)展，促進(jìn)其規(guī)范化管理，全面提高對(duì)檔案管理工作的重視，為我國社會(huì)的穩(wěn)定與發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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