淺析如何做好檔案管理工作

趙慶媛

【摘要】科學技術的發展已經帶動了社會各個領域的快速發展，就檔案管理這一項工作來說，應當充分利用現代高新技術，做好檔案管理的本職工作，建立完善的檔案服務體系，保證建立的檔案服務體系能夠持久順利地運營行下去，實現服務創新，滿足用戶對知識的渴求，提供個性化的服務。

【關鍵詞】檔案管理；工作分析；現狀

做好檔案工作，對檔案實行全面、系統、科學的管理，充分發揮檔案應有的作用，為領導決策提供重要的依據，為社會發展提供優質、快捷的服務，創造更大的社會效益和經濟效益，是擺在檔案工作者面前的新課題、新任務。下面就新形勢下做好檔案工作談幾點認識。

一、檔案管理的工作現狀

（一）檔案管理的效果不理想，管理體制需不斷完善

檔案管理員并沒有意識到管理理念的轉變正在引導檔案管理模式的創新。當前部分檔案工作仍然采用原來的管理方法，加上檔案管理員整體素質并不高，在工作過程中缺乏競爭意識，尚未建立完善的獎懲機制，使得檔案的管理結果并不理想。從客觀條件上來看，雖然大多數檔案機構已經采用了先進的儲存系統，方便了用戶的使用，但是檔案管理模式并沒有發生根本性的改變，因為他們對于檔案的本質內容并不了解，只能操作一些單一的、低層次的服務，又沒有完善的管理機制對他們進行約束，導致他們的整體業務能力跟不上硬件設施的更新，工作不主動且缺乏危機意識。

（二）檔案管理人員素質偏低

由于一些人對檔案管理的認識不足，重視程度不夠，很多單位在人員規模日益擴大、檔案數量逐漸增多、檔案管理難度增大的情況下，對管理人員的素質培養上缺乏相應的措施。提高檔案管理人員的自身素質和業務素質已經是現今各部門應該重視起來的關鍵點，提高檔案管理人員的業務素質和知識水平，讓檔案管理跟得上社會經濟發展進步，要努力培養業務精練、水平過關、負責任的檔案工作人員。

二、改進檔案管理工作的措施

（一）加強對檔案管理工作重要性的認識

現階段，雖然很多單位都認同了檔案管理工作的重要性，但仍有少數單位管理層認為檔案是一項隱性的、專業技術含量低的工作，對于提高經濟效益沒有太大的作用，因此不重視檔案管理工作，在實際工作中沒有意識到檔案管理工作對于單位經濟、政治、文化建設的重要性。檔案能客觀記錄一個單位歷史發展的全過程，真實再現發展歷程，是單位各項決策、活動的重要憑證，能有效提高經濟發展水平。現階段，我國政府越來越重視檔案管理工作，對于檔案管理部門提出新的要求。筆者認為，新形勢下，單位要高度重視檔案管理工作對于我國經濟、政治、文化、和諧社會建設中發揮的重要作用，在開展檔案管理工作時，提高全員的配合度與參與度，加強各部門、職工之間的交流溝通，提高協作能力，提高檔案的利用效率。另外，現階段，法制觀念深入人心，人們對于檔案的查閱、利用需求越來越多，因此，檔案管理機構要加大檔案管理宣傳和推廣力度，讓他們深刻認識到檔案管理工作的重要性，營造良好的工作氛圍，調動工作人員的工作自主性與積極性，加強對檔案管理工作的政策、資金支持力度。

（二）推動檔案管理的信息化

面臨新形勢下的技術變革及信息爆炸帶來的巨大壓力，如何順應發展潮流是單位檔案部門必須要考慮的問題。時間在不斷推移，檔案管理人員也逐漸意識到利用先進的技術與方法來加強檔案管理的重要性。在工作過程中，單位要探索檔案管理工作的信息化、現代化之路，不但要加大建設信息化管理基礎設施的力度，還要加強對電子檔案的科學化、規范化管理，大力建設館藏檔案數據庫，推進檔案數字化進程；開展網上查詢檔案的信息化服務工作，建立健全信息化檔案管理的標準體系以及安全保障體系，通過網絡化、信息化的檔案管理給單位帶來顯著的收益；建立單位的檔案信息網站，并把該網站聯入單位的局域網和互聯網，在實現各單位檔案部門交流信息、共享資源的基礎上拓展利用檔案資源的范圍，將以往的封閉服務轉化成開放服務，提高檔案信息化水平，推動新形勢下檔案管理的信息化進程。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質

在檔案管理工作中，檔案管理人員的綜合素質是非常重要的。首先，隨著科技的進步，新形勢下的檔案管理工作已經逐漸往自動化的趨勢發展，所以要求工作人員可以熟練地掌握檔案管理工作的專業技能。檔案管理工作并不簡單，因此在招聘工作人員的時候，應選擇檔案專業畢業的高校學生，另外，在其正式上崗前，還可以對其進行培訓，加強其對于檔案管理工作知識的熟悉與理解，促使他們上崗后可以更好地完成檔案管理工作。其次，要求檔案管理工作人員有著較高的職業素質，對于企業和事業單位來說，檔案記錄著其發展過程中非常重要的事項，所以必須要保證檔案管理工作的保密性，所以，如果工作人員的道德素養不高，很容易出現檔案泄露的現象，不利于檔案管理的發展。因此，要求企業將提高檔案管理工作人員的綜合素質作為管理的重點，加強工作人員責任感的培養，進而提高檔案管理的質量。

三、結語

科學高效的檔案管理只有堅持創新，與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發與利用工作，可以實現檔案管理工作的自身價值，更能夠使檔案管理這項工作可持續發展，適應經濟和社會的進步。

參考文獻

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