民政局檔案規范化管理工作探究

張瑞

摘要：人事檔案是各個部門用人的依據，檔案管理工作是民政局中重要的工作之一。但是目前民政局檔案管理工作中還存在著不足，比如管理人員的思想意識不強、檔案資源沒有發揮自身的價值、相關的管理模式比較落后、沒有規范的管理制度等等，這些因素對民政局的檔案管理工作有著極大的影響。有關部門一定要重視檔案管理工作中的問題，并且采取有效的措施去處理，這樣才會促進民政局檔案管理工作的規范化管理。

關鍵詞：民政局；檔案；規范化管理；探究

一、民政局檔案管理工作中的存在的問題

1、思想重視不足

民政局中的檔案管理人員的對相關的檔案管理工作在認知上存在一些不足，工作人員認為檔案管理工作與其他的崗位工作不同，該項工作的好壞都不會引起領導人員的注意，也不會對單位的經濟發展產生影響，只要把日常的工作完成就可以了，這就會導致相關工作人員對待自己的工作不認真，應付了事。還有許多人員只注重個人利益，沒有意識到檔案管理工作對單位發展的重要性，沒有對自己的工作盡到應盡的責任和義務，影響了檔案管理工作的建設和發展。

2、檔案作用弱化，

隨著時代的發展，人力資源逐漸成為各企業在發展過程中必可不少的資源，甚至是企業發展和進步和核心要素。因此，要求各企業應該要重視對人才資源的收集。然而，目前我國社會人員的流動性較強，很多人才在企業待的時間并不強，這就給企業的人事檔案管理工作帶來了一定的困難。而這些困難卻也使更多的企業戶數檔案管理的作用。目前我國檔案管理人員對于人事檔案管理工作的認識存在嚴重不足，他們并不清楚建立人事檔案，加強檔案管理的目的和作用是什么，也并不清楚應該要如何進行規范化管理。這些想法最終造成越來越多的人忽視人事檔案管理的中作作用，也使得檔案的作用無法得到有效發揮。而人事檔案作用沒有得到有效發揮則會給社會上人才的聘用帶來一定的難題，限制社會的發展。

3、管理手段滯后

民政局中檔案管理工作的重視程度不高，對檔案的管理方式也有一定的影響。在民政局的檔案管理工作中，大部分地區還是使用傳統的檔案管理模式，工作人員對檔案資料進行手動整理，沒有引進先進的設備和信息技術，檔案管理工作手段比較落后，容易在整理的過程中出現疏忽，影響后續其他人員的查閱。還有一些地區的民政局沒有專門的人事檔案管理工作區域，與其他部門結合在一起，沒有相關的防盜措施，這對檔案管理工作的展開加大了難度。

4、管理素質低下

檔案管理工作人員的責任意識和工作素養還有待提高，在進行檔案管理工作時，管理人員的管理意識不強，這就導致部門對檔案管理工作重視程度不夠，對相關工作人員沒有進行有效的監督和管理，即使工作人員在管理過程中出現不規范的行為也無法進行有效的管理和約束，同時也沒有制定相關的管理制度，影響了檔案管理工作的完成。另一方面，由于管理人員的素質不高，在進行檔案管理工作人員選擇的過程中沒有重視工作人員的素質問題。許多工作人員都身兼數職，不能全身心的投入到檔案管理工作中；當前民政局中的檔案管理工作人員沒有掌握相關的管理知識和專業技術，單位沒有對檔案管理人員進行定期的培訓和專業技能的培養，這對檔案管理工作的水平有著嚴重的影響。

5、管理規范缺乏

人事檔案管理工作中，出現了越來越多的人為的重復勞動，檔案內容不完整、檔案材料不全面、收集歸檔不及時等現象屢見不鮮。尤其是歸檔材料不真實不準確，嚴重影響了單位管理工作的開展。客觀、歷史的記載單位人員的真實情況，是人事檔案的本質，人事檔案最為突出的特點就是真實性和唯一性。但在查看實際檔案中，不少鑒定、考核和評價材料中，卻不能夠準確反映個人真實情況，這些都嚴重影響了人事檔案的權威性和嚴肅性，甚至阻礙了單位“量才使用”。

二、新時期民政局檔案管理工作的新對策

1、多方并舉抓重視

思想決定行動。提高人們對人事檔案工作的重視程度，首先要解決觀念問題。從單位領導開始，要把人事檔案管理工作放在人才隊伍建設的高度去認識，納入日常工作，納入議事日程。在領導層面成立檔案管理工作領導小組，負責對人事檔案工作進行檢查督導；并以此帶動提高整個單位對人事檔案管理工作的認識，真正把人事檔案管理工作作為基礎性工作抓緊抓好。還要強化檔案管理人員自身的服務意識和市場意識，順應當前市場形勢發展，針對單位工作實際，變管理為服務，從而推動人事檔案管理工作規范化發展。

2、狠抓自身強素質

人事檔案管理工作，政策性和業務性都較強，集服務性與保密性于一身，對人事檔案管理工作人員提出了很高的要求。因此，各個單位要把人事檔案管理工作人員的培養作為一件重要工作任務，切實選那些思想過硬、作風正派、甘于扎根本職默默奉獻的人員擔任人事檔案管理工作。并注重從抓好工作人員自身入手，切實抓好多層次、多形式的業務技能培訓。尤其是各種法律法規、規章制度和行業標準等法規性文件的學習、人事檔案管理中各個環節的實際操作技能鍛煉等等，使得從業人員在業務強化中增強責任心，在自身素質逐步過硬中提高人事檔案管理水平。

3、突出整體硬隊伍

要在“三個強化”中不斷增強人事檔案管理隊伍的事業心責任感，不斷提升業務水平和工作能力。強化責任意識，真正熱愛人事檔案管理事業，始終立足本職、忠于職守，始終默默無聞、一絲不茍，始終嚴守制度、恪盡職守；強化法律意識，認真學習相關法規，依法執檔、用檔，堅守原則維護檔案真實，嚴守規定保存檔案材料不泄密；強化奉獻意識，用默默無聞體現對單位的無限忠誠，用不計名利展現對事業的執著追求，踏踏實實、埋頭苦干、不求索取，真正耐得住寂寞、經得起考驗。

4、堅強硬件求創新

一方面是加強基礎建設，建立專用檔案庫房、配置鐵質的檔案柜，達到防火、防潮、防蛀、防盜的基礎性要求，加大相應的資金投入，配備先進計算機管理設備。另一方面，要積極主動的推進人事檔案管理現代化進程，形成數據化的檔案資料，充分利用電子信息技術、網絡技術改變過去手工管理人事檔案的滯后狀態，進而大大提高人事檔案管理的效率和質量。

結語：

新時期民政局要做好檔案管理工作需要單位領導加強人員對檔案管理工作的重視，并加大對檔案管理的資金和技術等投入，創新信息化檔案管理模式，同時要求單位能夠提供更多培訓的機會，提高管理人員的綜合素質。

參考文獻：

[1]郭紅偉.新時期民政局如何更好地開展檔案管理工作[J].城市建設理論研究：電子版，2014（23）.

[2]喬玲.芻議民政局檔案如何實現規范化管理[J].中外交流，2016（20）.