提高行政事業單位檔案管理工作水平的探討

于振玲

摘 要：隨著時代的發展和社會的進步，我國的事業單位逐漸進行一系列的改革，尤其是在行政體制、人事管理、機構精簡等方面進行改革，進而導致一些行政事業單位中的檔案歸檔、流向、收集等方面出現一些工作上的問題。本文首先分析行政事業單位中進行檔案管理工作時出現的問題，進而分析和總結行政事業單位中檔案管理的創新思路與對策。

關鍵詞：行政事業單位；檔案管理；創新思路

為了保證我國的行政事業單位中進行正常的工作運行，首先應該要建立有效的、民主的、科學的、系統的管理制度，針對單位實際的發展情況進行一定的改革。目前行政事業單位中檔案管理工作十分重要，它能夠保證事業單位整體運行高效、有序、協調，因此要建設一定的檔案管理制度，進而提高檔案管理的工作質量和效率，進而促進行政事業單位的發展。本文就行政事業單位中檔案管理工作進行分析。

1 目前行政事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 行政事業單位對檔案管理工作不夠重視

國家對檔案管理工作有明文規定，制訂了《檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規供相關行政單位進行學習與貫徹，但是實際工作中行政事業單位對相關的法律規定并沒有引起足夠的重視，在工作中對檔案管理工作認識不夠，而且貫徹力度不到位，這樣就導致一些檔案工作在實際工作中并沒有發揮正常的作用，這樣長期不重視檔案管理工作，容易導致檔案管理工作的混亂，影響企業的發展。

1.2 檔案管理工作中的基礎業務薄弱

目前行政事業單位中檔案管理工作相對基礎比較薄弱，雖然一些單位已經建立了檔案的管理制度，但是在實際工作中卻沒有真正去落實這些制度，許多檔案在整理過程中不夠規范，沒有按照要求進行檔案歸整，這樣經常會出現嚴重的組卷混亂現象。同時行政事業單位沒有進行有效的檔案鑒定與監督工作，許多工作未能夠按照相關的法定程序進行檔案管理，進而引發一些工作上的問題。

1.3 檔案管理的設施比較落后

行政事業單位由于對檔案管理沒有引起足夠的重視，進而導致單位內部的檔案管理部門的現代化設施不夠齊全，設施趨于落后狀態，比如說，一些檔案管理室空氣比較污濁，庫房簡陋，有些儲藏室內竟然還堆放著一些易燃物品；辦公條件簡陋，未能實現三室（辦公室、接待室、檔案室）分開辦公等，這些因素都會影響到行政事業單位的檔案管理工作。

1.4 檔案管理工作人員整體素質有待提高

行政事業單位中檔案管理工作中出現問題的原因還有管理人員自身的素質和專業水平不高，一些管理人員經常會進行變動，導致檔案管理部門即使對員工進行培訓，但出現工作調整時，都會影響到整個檔案管理工作的正常運行。

1.5 沒有完全開發與利用檔案資源

檔案對于一個國家來說，是寶貴的文化財富，但是在行政事業單位中進行檔案管理工作時，單位只是關注了檔案資料的收集、保管與整理工作，對于檔案資料的開發和利用方面還不夠完善，這樣就導致檔案應有的作用沒有完全發揮出來。

2 行政事業單位檔案管理創新的思路與對策研究

2.1 建立比較健全的檔案管理制度

為了保證檔案管理工作更加明確，具有創新性，應該要建立比較合理的、科學的檔案管理制度，根據行政事業單位實際的發展情況進行制度建立，同時要確保檔案管理制度可操作、實用、簡明，能夠在實際的檔案管理工作中發揮作用；要保證制度在約束的地位上是平等的，這樣能夠有效約束領導與職員的工作行為，使單位上下嚴格按照制度進行工作，保證制度的執行力度；建立嚴格的獎懲制度，這樣能夠在檔案管理工作中對員工的工作進行公平的、嚴肅的管理，保證制度在執行和管理工作中發揮其重要的制約作用，保證獎懲分明。

2.2 加強管理，使檔案管理的水平有所提高

為了保證檔案管理工作有序開展，應該要對單位進行一定力度的宣傳，使員工進行相關工作的學習，進而能夠更加重視檔案管理工作，并且能夠提高檔案管理的水平。所以，行政事業單位要建立一支完善的領導隊伍，定期檢查和指導檔案管理工作，并且要根據單位發展情況，制定合適的考核機制進行檔案管理工作考核，在檔案管理工作中實行動態的管理，使員工能夠加深對檔案管理工作的重視程度，進而能夠提高檔案管理工作質量，確保檔案管理工作更加科學化、規范化。

2.3 引進信息化技術進行檔案管理，有效提高工作質量

信息化時代的發展使各種高科技技術都得到飛速的發展，尤其是計算機技術在各個領域中得到廣泛的應用，因此在檔案管理工作中進行信息化管理能夠有效提高檔案管理的工作質量，同時也是社會發展的客觀需要。利用信息化技術進行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理的開發與利用，延長檔案的使用壽命，同時能夠提高檔案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創新性。為了在檔案管理工作中進行信息化技術管理，首先行政事業單位各個部門之間的信息傳遞要保證及時與準確，這樣能夠保證檔案管理的時效性；然后給單位各個部門配置先進的設備，這樣在進行檔案資料輸入時，能夠更加便捷，并且可以利用計算機技術進行文字、圖片與數據資料之間的轉化，進而保存紙質和電子檔案兩種檔案資料；在檔案管理工作中進行創新，可以根據網絡技術向社會提供更多的檔案信息服務，這樣能夠保證資料信息共享，進而能夠提高檔案的使用效率和工作質量。

2.4 做好行政事業單位的檔案保密工作

行政事業單位的檔案資料十分重要，因此要對資料進行保密工作，首先在進行庫房選址和建造問題上，要根據國家規定進行建筑物設計和施工，要將庫房與閱覽室、辦公室分開，為了防止資料被盜竊，要保證庫房的門窗是牢固的；同時加強庫房的管理，安排專業人士進行庫房看管和巡視，無關人員禁止入內；在管理庫房檔案資料的人員選擇上，要選擇具有專業技能、能夠區分開保密檔案與保管檔案（認識保管檔案是指能夠反映行政事業單位的文化歷史的檔案，保密檔案是指那些能夠影響到國家利益與安全的限制級檔案）的人才，確保檔案在保存過程中的完整性。

3 結語

行政事業單位中的檔案管理工作在整個事業單位的發展過程中具有十分重要的作用，為了確保檔案管理能夠發揮其應有的作用，應該要及時發現檔案管理中出現的問題，并進行有針對性的對策研究與執行。

參考文獻

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