辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

齊瑞青

摘 要：文章分析了辦公自動化本身涵義和運用特征，同時闡述了辦公自動化環境下開展醫院檔案管理所存在的一些問題，最后結合工作實踐經驗，總結了一些有效地管理策略。旨在提高辦公自動化在醫院檔案管理工作中的運用水平，從整體上保證醫院檔案管理工作有效性。

關鍵詞：辦公自動化；醫院檔案管理；問題；策略

1 分析辦公自動化

1.1 自身涵義

所謂辦公自動化，實質上指的是在現代化網絡技術的利用下處理各種辦公室事務的過程。在辦公自動化技術的利用下，人們不僅能夠接收和管理各種信息數據，而且還能夠提高辦公效率的準確性、高效性。可以這樣認為辦公自動化是一種依靠現代化高新設備對辦公業務進行管理的手段，其改變了傳統的人工管理形式，在提高醫院檔案管理質量的同時，還能夠提升管理效率。因而在醫院日常的檔案管理工作中引進辦公自動化管理技術非常重要，其有助于簡化管理者的工作流程、減少工作量，有助于維持整個醫院檔案管理系統的高效、穩定。

1.2 運用特征

通過大量資料文獻查閱我們認為，辦公自動化技術主要的特征表現在三個方面，即靈活的存儲方式、共享資源以及快速精準的業務處理能力。其中，靈活的存儲方式主要指的是在辦公自動化技術的運用下，能夠自動將醫院內所有的文檔以視頻或圖像的形式存儲到檔案管理系統中，這樣一來不僅簡化了工作流程，減輕工作量，同時還節省了工作時間，提高了工作效率，并且以電子文檔的形式代替原有的紙質文檔，延長了資料保存時長；共享資源是指在辦公自動化技術的運用下，原來的醫院檔案管理行為得到了規范，加之網絡技術的應用將各科室間的信息統一起來進行管理，以此增強了信息流通能力；最后一點特征則是在網絡技術利用下，信息資料能夠自行進行存儲，人們需要什么信息只需要通過電子軟件搜索即可，這樣一來省去了很多資料查找時間。

2 分析存在問題

2.1 素質水平偏低

從實踐調查中我們發現，某些醫院檔案管理人員并沒有學習新技能、掌握新設備的意識，無論是他們的技術管理手段，還是思想管理觀念依然停留在“紙質管理時代”，因而來到“辦公自動化”時代后，無法適應新時代檔案管理需要，即表現出信息技術水平低下、自動化辦公知識不足等，顯然這與新時代復合型人才需求相違背，即表現出較低的素質水平。

2.2 檔案資料安全性偏低

在網絡技術發展的同時，盜密技術也在如火如荼的發展著，諸如：前段時間惡劣影響巨大的勒索病毒，不斷發展的盜密技術使得各種電子文件的存儲保密性受到懷疑，即便是醫院內部已經利用了辦公自動化技術，卻依然避免不了電子檔案被盜用、篡改等問題，這便意味著很多醫院的檔案資料安全管理性能偏低，這不僅會阻礙電子檔案管理作用的發揮，嚴重者還會使醫院各方的利益受到損害，因而便要求各醫院需不斷掌握更多的辦公自動化技術，以將一個更加完善的電子化檔案管理系統構建出來。

2.3 辦公自動化檔案管理整體水平偏低

從國內醫院現階段辦公自動化在檔案管理中的運用現狀來看，管理水平低下是辦公自動化可持續發展的主要影響因素，究其原因主要是大部分醫院沒有足夠認識到辦公自動化運用在檔案管理工作中的重要性，因而表現出軟件應用水平低、資金投入少以及軟件開發能力不強等問題，即顯現出辦公自動化化管理水平低下。

2.4 管理體制不夠規范

雖然從長遠的發展來看，辦公自動化技術在醫院檔案管理工作的利用，利大于弊，但是對于其中存在的一些問題不容忽視，這些問題隨時有可能影響整個醫院檔案自動化管理系統的順利運行。除了上述問題需要引起重視外，還應對規范性管理引起重視。但從我們了解到的情況來看，管理體制不夠規范這一問題十分明顯。如：辦公自動化技術的運用，省去了大量人工勞力，這在一定程度上也增加了工作者的“惰性“，即只是將各種檔案信息存儲到檔子文檔中，卻沒有保存紙質原稿，因為他們認為電子文檔是永久，保存紙質原稿不僅沒有必要，還會耗費大量的時間、儲存空間等。但正如我們素質，電子系統容易出現故障或被人為破壞，一旦電子檔丟失，便很難再找回來，這便是管理體制不夠規范造成的。

3 分析有效提升策略

3.1 科學展開培訓工作

針對醫院檔案管理者在辦公自動化環境下管理水平低下的問題，首先需要做的是提高醫院檔案管理水平，即提高管理者業務能力、素質水平等，而這便需要對他們進行培訓。

諸如：醫院需針對內部檔案管理者的實際業務水平，制定詳細的培訓計劃，并聘請專業的培訓人員對各個管理者進行培訓，并建立專門的考核機制，以此對培訓效果進行檢驗，以便根據考核結果不斷對培訓方式進行調整與優化，從而選擇管理者最樂于接受的方式提高培訓熱情、學習積極性。

3.2 合理展開網絡監管活動

為了使醫院內部的自動化檔案管理工作安全性受到保證，就需要不斷對網絡安全監管力度進行強化，如：醫院應逐步增強檔案信息管理權限、防火墻的設置力度，針對檔案資料重要性的不同需將檔案分成不同重要等級進行管理，以此增強各檔案的安全管理性能。

此外，為了放置出現檔案遺失、篡改等問題，需要設置嚴格的訪問權限，并增加密碼功能，尤其是對于一些極重要的檔案資料而言，必要時需增加紙質檔案存儲方式。

3.3 科學制定自動化管理體系

想要提升醫院整個的自動化檔案管理水平，就需要將一個統一且完善的自動化管理標準制定出來。

如：我院根據國家有關部門出臺的自動化使用與管理規范，結合本院檔案資料自動化管理實際，將一個完善的，符合使用要求的自動化檔案管理體系構建出來，并要求醫院內每一位檔案管理者都必須熟知管理體系中涉及到的內容以及要求掌握的技能，并且在日常工作中應在管理體系嚴格地遵循下實施管理操作，以此保證自動化檔案管理的有效性。

3.4 合理搭建自動化檔案管理平臺

眾所周知，任何一種高新技術的應用與發展，都是從實踐中總結出的經驗。針對國內各醫院業務規模、服務能力等的不同，在具體的自動化檔案管理工作中，應當根據醫院自身的實際情況進行，即規模較大的醫院資金雄厚，規模較小的醫院可供周轉的資金較少，若不同規模的醫院使用的是同一種自動化檔案管理模式，顯然不適宜。我們認為各醫院應從實際出發，在辦公自動化環境下將一個適合自身使用的網絡檔案管理平臺搭建出來。

4 總結

綜上所述，受到經濟與科技的影響，辦公自動化技術逐漸運用到各醫院檔案管理中，而文章通過對辦公自動化技術相關的涵義、特征進行闡述，同時分析了醫院在辦公自動化環境下進行檔案管理存在的問題，最后結合工作實際提出了一些有效提升策略。

參考文獻

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