淺析檔案管理信息化建設

王雯雯

摘 要：檔案管理信息化是指在檔案工作進行時借助現代化計算機技術、網絡技術、信息技術等等，處理、開發、管理檔案資源，最終為企業發展提供服務。檔案管理信息化建設是一種信息的存儲、檢索、管理的變化過程，它在企業發展中占據著重要地位。本文首先分析了企業檔案信息化建設存在的問題。然后，闡述了檔案管理信息化建設對策，旨在不斷完善當代企業檔案管理手段，支撐企業的可持續穩定發展。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；對策

當前，隨著我國經濟的快速發展，我們需要進一步提高對檔案管理信息化建設問題的重視。同時，重點分析檔案信息化建設所遇到的阻礙，創造良好的檔案資源管理空間。以下就是對檔案信息化建設難點等相關問題的詳細闡述。

1 企業檔案信息化建設存在的問題

1.1 信息化建設缺乏制度保障

在一些企業在檔案信息化建設工作落實過程中，因缺少對信息化建設工作的認識，尚未完善其質量控制和標準體系。因而，在“無章可循”的運作背景下，始終無法達到檔案信息化建設的預期目標。此外，因部分企業在檔案信息化建設時，尚未構建可行性的開發利用體系，就此使得檔案資源檢索和管理目標無法明確，最終表現出檔案管理不到位的現象，危及到了檔案資源的高效性利用。

1.2 信息化建設資金短缺

信息化建設資金短缺也是企業檔案信息化建設表現出的主要問題之一，它主要體現在以下幾個方面：

第一，因為檔案信息化建設需要完成檔案信息網絡系統的開發，并配備檔案數字化設備。只有如此，才能實現檔案信息的傳輸、交換和資源共享。但這些基礎設施建設和檔案信息資源建設、應用系統建設等等，均需大量資金的支撐，而由于很多單位缺少資金來源，由此影響到了檔案管理信息化建設效果；

第二，雖然一些企業已經提供了相關經費，但由于經費的數額無法滿足檔案信息化建設工作開展要求，使得企業在檔案信息化建設工作具體落實過程中逐漸表現出了設備不達標或者設備不齊全的問題，阻礙了工作的進一步開展。

1.3 人員素質與信息化建設不匹配

俗話說：“巧婦難為無米之炊”，即人員素質在檔案管理信息化建設工作中起著至關重要的影響作用。但從目前來看，一些企業缺少“崗前培訓”意識，因而，檔案管理者素質偏低，僅略懂一些檔案分類知識，不具備檔案檢索、存儲等能力，且信息化技術、數字化技術、網絡化技術等水平較低，由此影響到了檔案信息化建設成效。此外，由于一些企業的檔案管理人員年齡偏大，所以，無法適應檔案管理信息化建設工作[1]。同時，缺乏責任意識，很容易引出一些缺漏問題，影響檔案資源利用率。另外，由于檔案管理信息化建設倡導的是集網絡技術、計算機技術為一體的現代化管理。所以，它的運行需要復合型人才，既具備一定的經驗和素質，又具備應用技術能力。

1.4 信息化建設缺乏技術支撐

從現階段來看，部分企業在檔案管理信息化建設工作具體落實過程中仍然缺少一些技術支撐。首先，信息化檔案管理是一個自動化系統，不需要對歸檔文件目錄進行輸入和圖像掃描，僅需以電子方式，把歸檔文件存儲到服務器上。然后，借助局域網和終端，瀏覽檔案信息，自動化完成檔案信息的統計、鑒定、銷毀、借閱等工作。但由于一些檔案管理人員缺少硬件設施和相關設備的使用經驗，最終造成設備的應用功能無法得到有效發揮。其次，因為一些企業不注重對檔案管理信息化建設中的技術加以指導或者管理，就此表現出技術支撐較為匱乏的現象，甚至影響到了檔案信息利用率。

2 檔案管理信息化建設對策分析

2.1 做好制度完善，為信息化建設提供可靠保障

在檔案管理信息化建設工作進行時，做好制度的完善，有利于保障信息化建設工作的順利開展。

首先，在檔案信息化管理體系構建時，需完善質量標準體系，在質量標準體系中規定檔案信息化管理工作目標、工作標準，就此讓管理人員在“有章可循”的環境下，認真落實檔案信息的檢索、統計、分析、銷毀、分類等管理事項。

其次，在檔案信息化管理工作進行中，也應完善開發利用體系，通過開發利用體系明確信息咨詢服務、存儲服務等規范，并界定檢索工具、信息技術等技術開發標準，打造良好的檔案信息管理環境。同時，在檔案信息化管理的開發利用體系完善時，需參照國家相關規定，明確基礎設施建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息安全保障建設中與信息技術相關的標準，由此實現對軟件應用系統開發、信息安全保護等工作的指導[2]。

再次，因為信息化檔案管理需要一個“憑證”，這個“憑證”可以增強檔案管理機構和檔案管理流程的可信度。所以，需重點完善檔案管理制度，在檔案管理制度中明確歸檔文件的形成、積累、整理、歸檔等工作體系，并注重安排一名專業的人員負責按照管理流程，實施管理工作。這樣一來，可有效突出“憑證”作用，保證檔案管理信息化建設工作的順利開展。

2.2 加大資金投入，提升信息化建設水平

在檔案信息化建設工作實際開展期間，加大其資金方面的投入是非常必要的。為此，應從以下幾個方面入手：

第一，為了保證檔案管理信息化建設中資金充足性，地方政府部門應把這一項經費列入到檔案建設中，通過專門資金的設置，緩解資金短缺問題，并使得企業可在資金的支持下配備相應的軟硬件設施。例如：各類輔助設備、通信網絡、局域網等，增強檔案信息化系統可操作性[3]；

第二，為了保證資金利用的合理性、高效性，需編織一個可行性的資金預算方案。同時，在資金預算方案編制過程中應充分考慮到信息化檔案運行要求。首先，從網絡環境角度來看，信息化檔案管理需具備內網、政務網和外網。其中，外網主要是向Internet用戶提供服務。其次，從硬件設施角度來看，信息化檔案管理需要配備高速交換機、路由器、光端設備、服務器等等。再次，從軟件設施角度來看，信息化檔案管理需要配備Windows、UNIX、LINUX等操作系統。所以，需按照信息化建設標準，對硬件設備和軟件設備的資金投入進行合理化分配，由此保證設備配置的完整性，支撐信息化檔案管理工作的順利展開。

2.3 加強人員培訓工作，更好的適應檔案信息化發展

由于復合型高素質檔案信息化人才是檔案管理信息化建設工作的基本保障，所以，在檔案信息化建設工作進行時，需做好人才的培養。

首先，因為檔案信息化管理講究的是管理一體化模式，而在這一種模式實現過程中需要得到計算機、軟件、網絡等的支持。所以，需要檔案管理人才具備一定的軟件開發能力和管理系統運用能力、網絡維護能力、計算機操作能力等等。

其次，由于信息化檔案管理講究的是時效性。所以，為了進一步提高信息化檔案管理服務質量，應以“崗前培訓”形式，對檔案信息化人才的服務能力進行培訓。包括檔案分類能力、統計能力、分析能力等等。同時，在“崗前培訓”中，重點訓練管理人員的服務意識，讓他們責任心得到提高，更好的履行信息化檔案管理職責，為Internet用戶提供其所需的檔案資料[4]。

再次，在檔案信息化人才隊伍建設過程中，應注重對信息化人才的檔案學基礎理論進行培訓，讓他們能夠掌握檔案標準。然后，在“有則可依”前提下，進行檔案管理工作，保證信息化檔案管理工作質量。

當前加強對人員的培訓，更有利于推動檔案信息化方向的發展。所以，應強化“崗前培訓”等工作的落實，為檔案信息化建設工作的不斷前進做好鋪墊。

2.4 提升檔案信息化技術水平，為檔案信息化發展提高可靠支撐

在企業檔案管理信息化建設工作進行中，努力提升檔案信息化技術水平是非常必要的。為此，應從以下幾個層面入手：

第一，在檔案管理工作實際開展過程中，應注重借助多媒體技術、網絡技術、數據庫技術等等，升級改造檔案信息化管理系統，并建立一個符合歸檔文件集中管理要求的電子檔案管理系統，由電子檔案管理系統完成歸檔文件的收集、分類、鑒定、保管、調用等工作，延長檔案使用壽命。同時，在檔案信息化管理系統升級改造時，需設計一個統一的檔案管理編碼。因為，編碼可把文字、數字或者其他對象轉換數碼，完成信息的傳遞。所以，若引入統一的編碼，可達到檔案信息的高度共享管理目標；

第二，在檔案管理信息化建設工作開展過程中，為了提高信息化檔案管理的可靠性，必須做好其軟硬件設施的配置工作。其中，在硬件環境創造過程中，應逐一完善服務器、網絡設備、其他支撐資源等組成部分。而在網絡環境具體部署時，則是遵從通用、節約、成熟、實用等原則，設計局域網、公眾網等網絡環境，并采取物理隔離的網絡環境設計方法，保證電子檔案信息的安全性[5]；

第三，在對信息化檔案管理中的技術方面進行完善時，需構建一個符合數字檔案移交要求、整理要求、安全性保證要求、檢索途徑要求的數據庫。這樣一來，可借助數據庫數據集合功能，對歸檔文件進行收集、整合、控制、傳遞，滿足各類電子檔案使用要求，提高檔案利用率，并由此保證檔案的使用效果。

3 結束語

綜上可知，部分企業在檔案信息化建設工作開展時逐漸表現出了某些不可忽視的問題。例如：信息化建設缺乏制度保障、信息化建設資金短缺、人員素質不匹配、信息化建設缺乏技術支撐等等，影響到了檔案工作整體建設效果。此時，為了更好地落實檔案資源管理，需從做好制度完善、加大資金投入、加強人員培訓、提升檔案信息化技術水平四個方面入手，建設信息化的檔案管理，強化檔案管理質量，提升檔案資源利用率。

參考文獻

[1]陳濤.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].赤子（上中旬），2015，14（07）：144.

[2]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014，15（05）：127-128.

[3]張瑞芳.淺析企業檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2013，30（23）：97-98.

[4]張雨薇，李鋒.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析[J].科協論壇（下半月），2013，20（11）：148-149.

[5]項靜瑤.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].科技資訊，2013，32（30）：214+216.