紙質(zhì)檔案管理的保護工作探索

習(xí)白羽

摘 要：信息化程度的不斷深入和擴大，以電子信息技術(shù)在成為檔案管理的一種方式后，隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，也在不斷深入到檔案管理工作當(dāng)中的各項應(yīng)用中。由于電子管理本身具有的快捷、保存時間長、保存效果好等特點，在各個部門的檔案管理方面都具有較大的應(yīng)用。盡管電子檔案的應(yīng)用已經(jīng)逐漸擴大和深入到各個部門之間，但是仍然不能忽略在檔案管理當(dāng)中紙質(zhì)檔案的作用。以紙為載體的檔案以及其管理工作是較為傳統(tǒng)的檔案管理，也是目前我國很多企事業(yè)單位仍在沿用的檔案管理方式，通過在紙張當(dāng)中記錄信息，并管理保存紙張的方式來保存檔案。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；借閱；保護工作

一、 對紙質(zhì)檔案進行管理保護工作的重要性

檔案對于任何一個機構(gòu)來講都是十分重要的一項設(shè)施，檔案的管理和保護工作也成為了整個機構(gòu)工作當(dāng)中較為重要的一部分。尤其是紙質(zhì)檔案的管理，一些年代較為久遠的紙質(zhì)檔案當(dāng)中，由于在那個時代中并沒有電子檔案作為輔助，因此紙質(zhì)檔案就成為了唯一的記錄方式，還有一些檔案，由于本身具有較為重要的地位，因此需要進行著重的管理與保護。若果在此過程中對紙質(zhì)檔案的管理和保護工作中出現(xiàn)失誤，那么就很有可能對答案本身造成影響，因為紙質(zhì)檔案的記錄方式這些影響通常也是不可逆轉(zhuǎn)的，一旦出現(xiàn)問題，那么對這些檔案進行的修復(fù)工作會十分復(fù)雜和繁瑣。而且在單位機構(gòu)當(dāng)中所保存管理的檔案，有一些較為機密的文件或檔案，如果管理不當(dāng)在引起文件或檔案損壞的同時也可能泄露這些機密文件中的信息，對工作造成諸多不便。盡管如此，由于人們已經(jīng)形成的行為習(xí)慣，或者一些需要進行人工操作驗證的文件保管（例如需要使用簽字或蓋章等驗證方式的文件），紙質(zhì)檔案仍然在檔案管理工作當(dāng)中占有一定的重要地位，因此在檔案管理的工作中對于紙質(zhì)檔案管理方面的保護工作仍然十分重要。

二、 紙質(zhì)檔案的管理與保護工作當(dāng)中的問題

以紙張為載體進行的檔案管理工作與檔案保護工作當(dāng)中，重點仍然要落腳在紙張構(gòu)成的檔案上，以書寫或打印形成的紙質(zhì)檔案，在信息的記錄上也是通過文字和閱讀的方式進行信息的保存。在保存的時間上，由于紙質(zhì)檔案本身的性質(zhì)，通常情況下管理和保存工作的效果還要受限于管理人員工作的規(guī)范以及管理人員的工作態(tài)度。

1、 管理人員在紙質(zhì)檔案管理和保護方面工作態(tài)度問題

從流程中來看，我國目前進行的紙質(zhì)檔案管理工作通常是將檔案進行收集整理后，對檔案當(dāng)中記錄的信息資料進行整理編輯，之后從保護紙張的角度上，對檔案進行除塵除害工作，最后是將完成上述工作的紙質(zhì)檔案進行歸檔入庫，以此形成完整的紙質(zhì)檔案。以目前的檔案管理人員來看，根據(jù)工作人員的工作態(tài)度和其他綜合條件中的分析結(jié)果，我們可以看到，真正能夠執(zhí)行，并嚴(yán)格遵守檔案管理單中各項細節(jié)的工作人員已經(jīng)很少了。此外，紙質(zhì)檔案的管理當(dāng)中都要配備有對空氣中溫度與濕度的監(jiān)測設(shè)備和管理系統(tǒng)，通過對室內(nèi)溫濕度的監(jiān)測和控制，保證紙質(zhì)檔案的正常存放。而在實際的操作過程當(dāng)中，本身對溫度與濕度的管理調(diào)節(jié)設(shè)備應(yīng)用較少，再加上很少有工作人員能夠根據(jù)室內(nèi)情況正確調(diào)整溫度濕度，這也就給紙質(zhì)檔案的管理帶來了難度。此外，由于在檔案的借閱當(dāng)中，部分單位中并不能夠進行很好的管理，也給紙質(zhì)檔案的管理帶來了極大的不便。

2、 借閱者與管理者對紙質(zhì)檔案的保護意識不足

以紙質(zhì)檔案自身的角度來講，與檔案本身有接觸的人員是造成紙質(zhì)檔案損壞的一個重要風(fēng)險源，在檔案的借閱和管理工作當(dāng)中，對檔案進行操作時需要注意對紙質(zhì)檔案的保護，一般在查閱過程當(dāng)中，與檔案接觸的人員都不會有戴手套保護檔案的意識，對于閱讀檔案當(dāng)中防止檔案的桌子或其他位置，也不在乎是否整潔或者是否存在污漬。在借閱的過程中也不注意對借閱過程中的注意事項進行了解，這也就導(dǎo)致在節(jié)約的過程當(dāng)中容易出現(xiàn)借閱人員對紙張造成的損傷。而在檔案管理當(dāng)中對于檔案的管理人員來件，管理人員與紙質(zhì)檔案的接觸更為頻繁和密集，因此如果檔案管理人員當(dāng)中出現(xiàn)類似的問題，對紙質(zhì)檔案的破壞則會更為嚴(yán)重。同樣，在借閱的過程當(dāng)中，對于紙質(zhì)檔案的保管注意事項，管理人員也缺少對于借閱人員的傳達和表述，對檔案的借閱工作相應(yīng)的記錄也不完善，這些都是由于檔案的管理人員沒有重視在檔案管理當(dāng)中的工作態(tài)度所造成的，對于紙質(zhì)的檔案不僅造成了破壞甚至也會引起檔案的丟失。

三、 紙質(zhì)檔案的管理與保護措施

1、溫度

控制紙質(zhì)檔案室的溫度，使其保持在一個穩(wěn)定的溫度上，最好是在14度與18度之間，這是最理想的紙質(zhì)檔案存放溫度，當(dāng)夏季溫度過高時，要采用一些物理辦法將溫度降低，平時要注意檔案室的通風(fēng)換氣，經(jīng)常不定期的測量檔案室的溫度，密切觀察檔案室的環(huán)境。

2、 光照

盡量避免光照對紙質(zhì)檔案的影響，將檔案擺放在光照相對少的地方，而且盡量不要將紙質(zhì)檔案放在強光下照射，對于一些重要的檔案要特別的保管，放在暗處地帶或者放在絕對安全的地方，以免造成其損壞。

3、 整潔與除真菌

防止過多的灰塵落在紙張上，檔案管理的工作人員要定期的清理檔案室的衛(wèi)生，但是在清理的過程中，要注意對檔案的管理與保護，清理的時候要細心謹(jǐn)慎，在入室口要放一些防止灰塵進入的隔離網(wǎng)；要定期為檔案消毒，防止霉菌和生物的衍生，在檔案室內(nèi)放一些不利于生物繁殖和衍生的東西，例如油漆，若發(fā)現(xiàn)有生物衍生的現(xiàn)象，要及時處理，把危害縮減到最小。

4、 人員素質(zhì)培訓(xùn)

要定期對檔案管理的工作人員進行知識培訓(xùn)，加強檔案管理工作人員的專業(yè)性和技術(shù)性，并讓其明白檔案管理的保護工作的重要性，增強其對工作的自覺性，使其養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，熱愛工作，才能盡心盡力的做事，才能真正的做好紙質(zhì)檔案管理與保護這一項艱巨而又復(fù)雜的工作。

結(jié)語：在紙質(zhì)檔案的保管工作中，以現(xiàn)階段國內(nèi)的整體情況來看仍然需要加強。在日常的檔案管理中，承載和收錄的信息不論是通過書寫打印的紙質(zhì)檔案還是通過計算機收錄儲存的電子檔案，在系統(tǒng)的工作當(dāng)中都具有無法忽視的作用，因此對于檔案的保護管理工作還需要進一步加強，使檔案工作也能夠像其他形式的工作那樣服務(wù)于眾。

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