提升職業院校電子檔案管理水平的思考

【摘要】檔案資料能夠真實記錄學校的客觀歷史，是學校管理的重要組成部分，而檔案管理的電子化、信息化是社會發展的潮流和趨勢。職業院校應當順應時代發展要求，最大限度地使用電子科技手段提高檔案資料的利用效率，更加全面真實紀錄學校發展歷史、展示發展成績，從而進一步促進院校檔案管理工作的上檔升級。本文基于電子檔案時代發展需要，分析了紙質檔案的弊端，指出了提升電子檔案管理和建設水平的意義，提出了職業院校電子檔案建設工作的方向和路徑。

【關鍵詞】職業院校 電子檔案 信息化

【中圖分類號】G71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）38-0249-02

社會的不斷進步發展，伴隨著現代網絡技術的全面普及，將電子信息技術運用到檔案管理中，具有方便、快捷、便于尋找和管理的優勢。電子檔案的出現，將會進一步取代傳統紙質檔案，給檔案管理工作帶來了高效便捷，也帶來了全新挑戰，順應職業院校檔案電子化管理要求，是時代發展的必然趨勢。

1.職業院校電子檔案管理的必要性

對職業院校檔案進行電子化管理，具有多個層次的必要性。

1.1是提高檔案管理工作效率的需要

檔案管理程序復雜，文檔資料整理繁瑣，而傳統的管理方法是紙質保存，不僅需要大量的人力和物力，也容易造成丟失和不必要資源浪費。對學校教學、科研檔案等的電子化管理，較傳統檔案管理模式更有利于對學校進行科學考核、準確評估、客觀衡量各個階段教學和管理質量。

1.2是推進“數字化校園”建設的需要

職業院校中的電子檔案建設是校園數字化的主要構件，對學校的教學業務、科研業務、黨政管理的信息存儲與管理起著重要作用。電子檔案的建設，有利于高校節省現有的資源而達到保管紙質檔案資料的目標，有利于教職工和學生存儲、查詢或借閱的便捷需求，能夠有效提高檔案管理的效率。只有加強電子檔案管理，才能實現“數字化校園”建設中檔案信息資源的合理配置、科學管理，更好地完善和發展檔案工作。

1.3是提升職業院校信息化水平的需要

職業院校的信息化的發展對檔案工作提出了新的內容和要求。第一，從檔案的形式來講，不僅要管理紙質檔案，還要對新型檔案資料進行管理，包括多媒體、文本、網頁和各種數據庫等。第二，從歸檔范圍上來講，在全部檔案資料中，數字化的教學資源、學生信息、科研信息和黨政資源的比重不斷提升。第三，從管理方式上來講，高職院校的電子檔案建設是當前信息社會發展的要求，檔案管理方式也需要改變。

1.4是安全保護已有的檔案資料的需要

紙質檔案會受到環境影響而發生損害，意外的火災可能會對其造成巨大的損毀，但隨著計算機、存儲設備和管理系統的發展，通過把現有高校信息輸入到信息管理系統中，可以更好的使檔案資料得到最大限度、最大容量的保留。

2.職業院校檔案管理現狀

在信息化技術的帶動下，職業院校檔案管理電子化進程取得了一定的成績。然而，從目前情況看，電子檔案建設與管理的現狀仍然存在不少問題。

2.1對電子檔案管理和建設重視不夠

當前，職業院?？焖侔l展，檔案資料正是職業院校建設、發展的歷史見證，是其它任何材料不可替代的原始憑證，具有重要的保存參考價值，但是很多院校領導都把主要精力放在了教學管理上，對學校檔案工作特別是電子檔案建設的目的和意義有著片面的認識，缺乏應有的重視，覺得檔案管理工作只是管理保存一些資料，是檔案管理員的事情，對于學校的整體工作無足輕重。由于檔案管理工作缺少領導的重視和政策的支持，院校的電子檔案建設和管理無法順利有效開展。

2.2基礎設施陳舊落后

很多院校對電子檔案管理缺乏資金投入，兩張破舊桌子，三臺老式電腦，幾張鐵皮柜子，成了檔管管理室的全部家當。硬件設施的老舊缺乏，連檔案管理的基本要求都無法滿足，更談不上檔案管理的電子化、信息化建設。部分條件好的院校雖然配備了基本設備如打印機、計算機、掃描儀等，但也多是一些被一線教學單位淘汰的設備。也有一些院校經濟條件較好，比較重視電子檔案管理工作，配備了相對較好的設備，但檔案管理人員業務知識匱乏，電子檔案管理水平低下，依然很少能夠使用專業管理軟件，對學校的檔案管理工作幫助不大。還有相當一部分院校，仍然只重視對紙質文件的整理而輕視電子文件，缺失對電子檔案的建設，從而使得諸多寶貴的檔案資料造成不必要的損失。

2.3部分檔案管理者業務素質不高

電子檔案的建設與管理，都必須通過檔案人員才能發揮作用。可長期以來，檔案管理者中缺少對檔案管理和計算機系統、網絡系統都擅長的綜合性人才，職業院校中的富余人員多安排在檔案部門工作，整個檔案隊伍素質普遍較低。一些職業院校沒有設定專職檔案管理崗位，也有部分院校的檔案管理者是教師或是臨時配備的。這些人員大多沒有經過檔案知識、技能等專業培訓，對檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂等工作不太熟悉，責任心不強。無需按什么標準和要求進行整理歸檔，經常是該及時整理的沒有及時整理，該建檔的沒有及時建檔，檔案流失現象經常發生等等，嚴重影響了職業院校檔案事業發展的需要。

3.職業院校電子檔案建設的方向和路徑

當前，各行各業信息化建設飛速發展，高職院校電子檔案建設迫在眉睫，對電子檔案管理水平提出更高要求。

3.1提高電子檔案管理水平

院校主要領導要改變傳統的檔案管理思想和服務方式，樹立電子檔案管理意識，重視電子檔案的建設，提升電子檔案的地位并扎實落實到學校的各項工作中。要制定切實可行的檔案信息開發規劃，在分析高職院校自身特點與發展目標的基礎上，深入調查和科學論證，制定檔案管理電子信息化長遠規劃及近期計劃，形成一個切實可行的電子檔案管理模式，推動電子檔案信息化協調發展。要積極培養和選拔高素質的電子檔案專業人才，選派檔案專業人員從事專職檔案管理員工作，定期參加電子檔案業務知識培訓，不斷提升業務水平和管理知識。要建立健全電子檔案管理工作機制，根據相關政策，結合工作實際，制定檔案工作人員崗位責任制、電子檔案資料建立制度、電子檔案借閱制度等一系列相關制度，列入學校重要達標內容進行考核。endprint

3.2提升電子檔案工作業務能力

系統推進檔案工作人員的培訓工程，提高其電子檔案管理水平和職業道德素養。引進相關技術人才或從學校其他部門抽調相關技術人才，改善電子檔案工作人員的結構，注重年輕人才的培養，形成合理高效的人才梯隊。在全力掌握傳統檔案組卷、歸檔、編目錄入工作外，更要學習掌握與電子檔案相關的知識、技術和手段，達到能適應檔案工作高效化、現代化、信息化的要求。

3.3加強電子檔案基礎設施建設

推進專業檔案室建設。有條件的學校，要根據學校的規模和實際按照國家中小型檔案館（室）的建設規模和標準，建設專門的檔案館（室），購置必要的電子信息化軟硬件設備。推進檔案室數據庫建設，逐步建立院校各類檔案數據庫，完成館藏檔案文件級檢索工具的數字化。加強檔案的網絡化建設，提高檔案信息的查詢效率，實現學校的網絡辦公化和資源共享。同時充分利用和發揮學校官方網站的作用，有計劃地上載開放檔案目錄及現行資料信息，為各類權限用戶提供更加便利信息服務，使電子檔案公開信息成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。

3.4積極利用先進適用電子檔案軟件

高職院校要積極主動引進適合自己學校的高水平的、安全性高、可靠性強的電子檔案軟件，促進電子檔案建設的高效完成?；陔娮訖n案應用的趨勢和學校實際，建設集成信息采集、加工、存儲、管理、利用和維護的綜合管理系統，提示學校的檔案管理水平。

檔案的信息化建設是當前高職院校的必行之路，電子檔案的建設將全面推進高職院校的發展，因而，當前我國的高職院校要積極加強電子檔案的工作，促進電子檔案成為高職院校發展的重要助力。

參考文獻：

[1]周曉英.檔案信息論[M].北京：中國人民大學出版社，2000.

[2]張照余.檔案信息網絡化建設研究[M].北京：中國檔案出版社，2001.

[3]孫慶媛.電子檔案管理存在的問題及對策[J].山西財經大學學報（高等教育版），2010，（S2）：83.

[4]鄧紹興，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，1996.

[5]解穎嫻.信息時代電子和紙質檔案并存的必然性分析[J].蕪湖職業技術學院學報，2008，（03）：95-97.

[6]張雪香.電子檔案管理初探[J].科技情報開發與經濟， 2007，（26）：116-117.

作者簡介：

趙靜（1968-），檔案館員，本科學歷，研究方向：檔案管理。endprint