高職財(cái)務(wù)檔案管理問題淺析及對策研究

孫可畏+李金博+王娜

摘要：財(cái)務(wù)檔案是高校財(cái)務(wù)工作中的重要一環(huán)，也是最容易被忽視的一環(huán)，財(cái)務(wù)檔案管理水平的高低決定了財(cái)務(wù)及學(xué)校各項(xiàng)相關(guān)工作的水平。本文從一般高校的共性和高職院校的特點(diǎn)出發(fā)對財(cái)務(wù)檔案管理問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決對策和建議。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理；高職院校；存在問題；對策建議

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）40-0008-02

財(cái)務(wù)檔案是財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等，一般由財(cái)務(wù)處歸集，先在財(cái)務(wù)處保存2—3年以后，再移交到學(xué)校檔案室，這就涉及財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)部門的歸集、裝訂、保管存放、移交時(shí)間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時(shí)間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等環(huán)節(jié)，同時(shí)這些檔案還具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性，不得隨意篡改，任意存放，要求做到會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、無損。高校會(huì)計(jì)檔案是體現(xiàn)高校經(jīng)濟(jì)狀況、財(cái)務(wù)收支情況及其結(jié)果的重要資料證據(jù)，是進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督、分析、決策和制訂計(jì)劃不可或缺的依據(jù)和支持。因此管理好高校會(huì)計(jì)檔案，對高校的發(fā)展有著重要的意義。

一、高職院校財(cái)務(wù)檔案的現(xiàn)狀及問題分析

1.高職教育作為高等教育的重要組成部分，近幾年得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，各個(gè)高職院校為了應(yīng)對教委等行政部門的評估，都比較重視教學(xué)檔案、學(xué)校文書檔案以及與評估關(guān)系密切的檔案管理，而嚴(yán)重忽視了對財(cái)務(wù)檔案的管理。財(cái)務(wù)檔案表面上雖然是簡單的裝訂整理與保管借閱等，貌似沒有其他財(cái)務(wù)崗位與會(huì)計(jì)核算關(guān)系密切，看起來相對簡單，專業(yè)性不強(qiáng)，是財(cái)務(wù)工作崗位中最容易被忽視的崗位，但卻是所有工作崗位成果的匯集與證據(jù)。財(cái)務(wù)檔案在高校中一般都有人兼職或?qū)Ｂ氊?fù)責(zé)，很多人認(rèn)為只要相應(yīng)管理者做好工作就能水到渠成，萬無一失，實(shí)則不然，如果財(cái)務(wù)工作中的其他環(huán)節(jié)對檔案的初步整理與保存重視不夠的話，只靠檔案相關(guān)人員是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，難免會(huì)出現(xiàn)紕漏。眾多高職院校早就已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息化，但是長年累月，我們基本上已經(jīng)習(xí)慣了保存紙質(zhì)檔案的方式，相關(guān)的人員對檔案信息化的學(xué)習(xí)了解不夠，僅是習(xí)慣性地沿用以前的路子而已，這當(dāng)然會(huì)阻礙財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。綜上所述，高職院校普遍形成了檔案管理意識淡薄、管理制度不完善等問題。

2.除了認(rèn)識管理上的問題，財(cái)務(wù)檔案人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任心也有待提高。有的學(xué)校雖然指定了檔案管理人員，但大多數(shù)并不是專人專崗，專門學(xué)習(xí)過財(cái)務(wù)檔案管理知識的人更是少之又少。一般在忙其他崗位工作的時(shí)候，檔案工作往往會(huì)先擱置一邊，這就造成了檔案在堆積過程中容易丟失、混亂，給之后的裝訂整理工作帶來了一定困難。檔案裝訂時(shí)，由于堆積時(shí)間過長或者其他工作的分心，為完成進(jìn)度經(jīng)常是趕工完成或者找其他不了解流程的人幫忙完成，這樣就很難保證裝訂的質(zhì)量。像憑單順序顛倒、附件折的不規(guī)范不整齊、裝訂不牢固等問題是顯而易見的。裝訂之后的財(cái)務(wù)檔案管理工作也是財(cái)務(wù)部門的一項(xiàng)日常性業(yè)務(wù)工作，其中包括檔案的借閱、移交、保管等環(huán)節(jié)。為了應(yīng)對各類審計(jì)等相關(guān)監(jiān)督工作，財(cái)務(wù)檔案的借出與收回是家常便飯，一般外部的審計(jì)都能做到交接清楚，簽字齊全，但是學(xué)校內(nèi)部的借閱卻很少落到紙面上，往往都是一句話的事，責(zé)任交代不清。按規(guī)定財(cái)務(wù)檔案的保管期限一般為10—15年，然而大多數(shù)學(xué)校對已到期的會(huì)計(jì)資料沒有及時(shí)清理、鑒定、歸檔、銷毀。二三十年前的資料都還堆放在檔案室，既占用了有限的資源空間，也增加了期限內(nèi)財(cái)務(wù)檔案查找的難度，影響了檔案應(yīng)有功能的發(fā)揮。財(cái)務(wù)工作由于其特殊性，為了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，一個(gè)人在一個(gè)崗位的時(shí)間不會(huì)很長，會(huì)經(jīng)常輪換崗位以達(dá)到內(nèi)控效果，這就涉及了檔案移交的問題。然而，其中一些會(huì)計(jì)檔案資料移交不全，隨人調(diào)離而丟失，移交流程不規(guī)范，責(zé)任劃分不明確，處于一種比較混亂的狀態(tài)。以上這些都體現(xiàn)了高職院校檔案管理人員水平不足，對檔案流程和相關(guān)規(guī)定學(xué)習(xí)不夠，對財(cái)務(wù)資料檔案的重要性缺乏應(yīng)有責(zé)任感的問題。

二、改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理的幾點(diǎn)建議和措施

在分析了高職院校財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀和問題的基礎(chǔ)上，要采取積極有效的措施，要科學(xué)地認(rèn)識財(cái)務(wù)檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、真實(shí)性，使高職院校財(cái)務(wù)檔案管理沿著科學(xué)化、規(guī)范化道路發(fā)展。為此，筆者提出以下幾點(diǎn)設(shè)想。

1.首先思想轉(zhuǎn)變是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，要提高對高職院校財(cái)務(wù)檔案管理重要性的認(rèn)識。要改變只重視財(cái)務(wù)常規(guī)工作而忽視財(cái)務(wù)憑證歸檔的觀念，不斷完善內(nèi)部財(cái)務(wù)的檔案工作。學(xué)校和各部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視財(cái)務(wù)檔案的管理工作，一方面建立和健全相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理制度，比如檔案保管制度、檔案保密制度等，從根本上加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的管理環(huán)境和制度建設(shè)，以保障財(cái)務(wù)檔案的日常管理規(guī)范有章可循。另一方面在人力、物力、資金、時(shí)間諸多方面給予投入和支持，定期選派相關(guān)工作人員參加專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)職業(yè)道德教育，學(xué)習(xí)檔案信息化相關(guān)知識，保證相關(guān)人員的繼續(xù)教育。其次，檔案工作是記錄學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要載體，需要工作人員具備細(xì)致、準(zhǔn)確、耐心的工作態(tài)度，強(qiáng)化全體財(cái)會(huì)人員的檔案意識，每個(gè)會(huì)計(jì)人員在檔案形成的每個(gè)環(huán)節(jié)都用“真心+責(zé)任心”來運(yùn)作，自覺地按照檔案管理工作的規(guī)定，積極主動(dòng)地做好收集整理工作，促使財(cái)務(wù)檔案工作人員從事務(wù)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。只有這樣，高職院校會(huì)計(jì)檔案工作才能從源頭上做好規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化工作，提高案卷質(zhì)量，才能適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢需要，才能滿足日益復(fù)雜的會(huì)計(jì)檔案管理工作要求。

2.在認(rèn)識管理層面的問題得到解決之后，接下來就是要面對具體的工作問題。財(cái)務(wù)處在安排了財(cái)務(wù)檔案專管或兼管人員的情況下，要有嚴(yán)格的檔案收集、整理、裝訂流程。首先在對各系部和行政單位的教師進(jìn)行報(bào)銷政策培訓(xùn)的同時(shí)，還要強(qiáng)調(diào)各類票據(jù)的要求。比如發(fā)票印章的完整、簽字用筆的種類、各類明細(xì)的格式、附件的粘貼標(biāo)準(zhǔn)等，這樣才能保證檔案在源頭上的合法合規(guī)性。其次，在財(cái)務(wù)內(nèi)部要明確各個(gè)崗位對檔案初步整理的要求和保管責(zé)任，具體到人，具體到每一環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)制單與出納、出納與審核、審核與檔案人員之間要做到日清月結(jié)，不能長時(shí)間堆積。在使用或暫存未裝訂的財(cái)務(wù)檔案時(shí)，當(dāng)時(shí)持有檔案的責(zé)任人要進(jìn)行記錄標(biāo)注，保證每一張每一份檔案都有跡可循，避免在裝訂前內(nèi)部混亂造成的丟失。再次，在裝訂憑證、合同等會(huì)計(jì)檔案過程中要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，比如票據(jù)的位置、附件的折疊方式、財(cái)務(wù)檔案資料封面、書寫、印章、裝訂等環(huán)節(jié)要規(guī)范，不能因?yàn)閾Q人裝訂或趕進(jìn)度就放松要求。在檔案裝訂成冊之后，就會(huì)進(jìn)入到借閱、保管、交接等環(huán)節(jié)。無論是內(nèi)部監(jiān)督還是外部審計(jì)，每一本檔案的外借與歸還都要有清晰地登記與簽字并注明日期，時(shí)刻了解憑證的狀態(tài)與動(dòng)向。學(xué)校和財(cái)務(wù)處對已屆滿年度的財(cái)務(wù)檔案或者已無保存必要的財(cái)務(wù)檔案按規(guī)定進(jìn)行鑒定、清理、銷毀。不要什么都留，什么內(nèi)容都?xì)w檔。對于那些無文號的一般會(huì)計(jì)行為的通知、重復(fù)的合同正副本、報(bào)銷規(guī)范以外的憑證附件等都應(yīng)是清理銷毀的范圍，留下來有時(shí)還會(huì)模棱兩可，似是而非，有時(shí)還會(huì)造成無用誤為有用，而參考了錯(cuò)誤的檔案。

在財(cái)務(wù)相關(guān)人員調(diào)離或輪換時(shí)，不能怕麻煩或者故意隱匿一些財(cái)務(wù)檔案不交接，要清點(diǎn)到冊，責(zé)任到人，包括檔案的冊數(shù)、現(xiàn)在的狀態(tài)、所在的位置等都要記錄到交接單上，落實(shí)在紙面上，并把交接單當(dāng)作檔案的一部分保存好。綜上所述，高職院校財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理雖然是檔案管理的正確走向，但是依然還有很長的路要走。

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