從可移動文物普查看博物館文物藏品檔案管理

羅娜

【摘 要】任何一件館藏文物的檔案都是從入庫開始的，隨著業務活動的豐富而漸漸形成跟蹤記錄和完成組檔工作。文物藏品檔案管理者對可移動文物在征集、發掘、捐贈等過程中的各類檔案要素信息的細致記錄，可以有效提取樣本的各種屬性。同時，利用可移動文物普查過程中的相關科技手段，采用信息化思維方式對藏品檔案進行統一編制，是藏品保護、管理、定損、鑒定等工作的主要依據。館藏文物檔案管理的價值在于能夠為歷史研究提供基礎性材料，為地方歷史發展研究提供實物以外的輔助性資源，提升藏品實物保管水平。“鑒定明確、賬目清楚、編目詳細”的館藏文物檔案可以成為歷史研究的第一手資料，有利于避免不必要的實物研究。因此，以此次可移動文物普查為抓手，逐步優化博物館文物藏品檔案的建設是十分必要的。

【關鍵詞】可移動文物 文物普查 檔案 藏品

截至2016年底，江西省第一次全國可移動文物普查工作全面結束。在“三個階段”“三個落實”和“三個清楚”的具體要求下，萍鄉市嚴格把握時間節點和數據要求，發動各級普查機構和各類收藏單位，攻堅克難，齊心協力，按時保質完成了可移動文物的普查任務。在歷時5年的緊張工作中，對全市分布于各類國有單位中的可移動文物進行實地走訪調查，并對全市可移動文物家底進行登記、建檔。摸清全市可移動文物家底有利于掌握文物遺產資源的基本情況，有利于科學評估其實際價值，有利于優化博物館文物藏品的檔案管理機制，有利于提升館藏文物的檔案管理水平，有利于深度挖掘文物的價值。此次普查工作緊緊圍繞國普辦統一制定的普查工作規范和技術標準，有針對性地對文物標本的名稱、種類、級別、年代、材質等基礎屬性信息登錄方面展開工作。以優化博物館文物藏品檔案制作整理過程為目的，詳細記錄和補充文物標本尺寸、質量、完殘情況、保存現狀、數量、來源、收藏時間、編號、單位名稱等基本資料。此外，此次普查工作成果有助于摸清可移動文物的數量、類型、分布和收藏保管等基本信息。

一、博物館文物藏品檔案的內容

建立藏品檔案的目的在于對藏品進行全面、系統地鑒定研究，并形成圖文并茂的基礎資料。藏品檔案一般可分為三個部分：第一部分是指有關藏品本身的相關資料，包括有藏品的原始記錄、鑒定意見、藏品總登記賬、藏品卡、藏品修復檔案、藏品保護檔案、藏品分類賬、藏品目錄、藏品出入庫（館）憑證及藏品調撥手續等，此外還有藏品的照片、拓片、音像和光盤資料等；第二部分是有關藏品參展的檔案資料，即參展藏品的目錄、展品的點交冊、裝箱單、出入館憑證、展覽陳列的方案、展覽小樣以及社會各界及新聞媒體對此次展覽的報道等；第三部分是與藏品相關的各項業務活動檔案，即科研項目的開發與合作，其他學科對本藏品直接或間接的研究，新聞媒體對考古發掘、專題展覽、藏品移交的宣傳報道等。

二、可移動文物普查中找出現有文物藏品檔案中存在的問題

（一）現有文物藏品檔案的局限性

目前，普遍采用的藏品檔案人工、分散式管理模式。具體工作內容：首先，形成紙質文檔，將藏品的名稱、來源、征集經過、流傳經歷、鑒定意見等記錄在紙質文檔中。其次，對藏品檔案一一制作檢索卡片并實現人工檢索。根據一定的工作經驗和文物研究與鑒定需求制作若干套藏品信息檢索卡片。最后，采用人工手動登記造冊形成文物賬本。

現有文物藏品檔案管理的局限性：其一，檢索卡片大小是有固定規制的，這就限制了其記錄的容量。受卡片大小的限制，只能記錄藏品的基本信息，其他詳細信息只能分散地記錄在各賬冊上。在這種記賬式管理模式下，如果要舉辦一個展覽陳列或者要查詢藏品的各種信息，館藏文物檔案的工作人員需要耗費相當長的工時來完成藏品的查詢或統計工作；其二，登記在賬冊、卡片上的字跡會隨著日光照射等因素逐漸淡化、模糊或褪色，紙張還會脆裂等，最終造成藏品檔案信息的丟失和檔案信息不完整，給藏品的研究和利用造成困難；其三，賬冊、卡片的保存需要占用一定的存儲空間；其四，文物檔案檢索、統計的質量無法得到保障，某些文物被遺漏的可能性一直存在。

（二）現有文物藏品檔案管理的滯后性

科學、合理的文物藏品檔案管理工作的主要作用：確保文物身份識別的唯一性，在文物利用與研究工作中起到紐帶作用，能夠動態記錄文物藏品的相關屬性。

但是，目前博物館的文物藏品檔案的組檔工作規范與技術規程還沿用的是以前遺留下來的管理模式，具有一定的時代烙印。現有的藏品檔案管理滯后，難以適應新時期的文物研究與利用思路，嚴重影響到博物館業與國際接軌的步伐。同時，現有文物藏品檔案管理的滯后性還表現在缺乏對文物藏品屬性記錄的及時更新機制。由于文物自身的物理或化學性質會隨著時間的推移而不可避免地發生一定的變化，因此應建立行之有效的文物藏品屬性信息更新機制。

（三）現有文物藏品檔案管理的不規范性

現有文物藏品檔案管理的不規范性主要表現在以下兩個方面：一方面，因檔案管理者經驗不足而導致無藏品檔案或檔案不完整的問題。出現此類問題的原因主要是新建的博物館在相關利好政策的刺激下大規模涌現，而專業的文物檔案管理人才嚴重不足，優秀的管理制度不能合理地得到推廣。另一方面，博物館發展方向的變更導致的檔案管理不規范。例如，多數博物館為綜合性博物館，其文物藏品包括歷史文物、動植物標本、民俗文物等各個方面。但是，重建、搬遷或新建后的博物館多為專業性博物館，在增添了一些專業性較強文物的同時，專業相關度較低的歷史文物就未搬入新館，這一進一出造成了文物的大量變動。所以，此類博物館藏品檔案一般都存在著檔案撤銷、更新、新增不同步等問題。

三、可移動文物普查對文物藏品檔案建設發揮的積極作用

（一）以普查工作為抓手，促進文物檔案信息化水平的提升

文物檔案信息化水平的提升有利于提升管理質量。在全國第一次可移動文物普查過程中，可以充分利用信息化建設成果，將與館藏文物的有關文字、圖像資料等信息進行存儲備份，建立館藏文物檔案數據庫。通過館藏文物檔案數據庫的建立、優化、查詢、修改、統計、復制、輸出等基礎工作的質量。

文物檔案信息化水平的提升有利于提升管理水平。館藏文物數據庫可按照藏品的質地、來源、年代等方面進行歸類，給藏品管理者可靠的參考，并根據不同藏品的存儲要求加以歸類存放。

文物檔案信息化水平的提升有利于提升管理效率。憑借計算機強大的統計功能，可在數秒鐘之內完成過去整個部門需要幾小時甚至幾天才能完成的查詢統計工作。對資料的修改、補充也變得十分方便，可以對多項資料進行修改補充，并由計算機自動合成，形成新的數據。

（二）以普查工作為抓手，促進文物藏品檔案實時化管理

根據《館藏文物登錄規范》對每一條文物藏品信息進行更新，對原來的文物信息進行重新校對、核準，若發現錯誤應及時糾正。此外，此次普查中新增加的藏品信息內容也應及時補充，優化文物藏品檔案的建設，使其在以后的研究工作中發揮更大的作用。

（三）以普查工作為抓手，促進文物藏品檔案規范化管理

可移動文物普查是一次大型的“家底調查”。文物藏品檔案管理者在開展普查的同時，還要根據《館藏文物登錄規范》對原有的總賬進行整理，對新征集的文物進行重新認定，把已認定的文物進行分類、編目、入賬，并寫明文物信息。把重號的文物進行編號糾正，并做好備注。對非文物但具有科研價值或藝術價值的器物，工作人員也要另行分類，將其編目和入賬。對于那些既非文物又無科研、藝術價值的器物，若已收入總賬，則要根據實際情況進行注銷。

規范化管理主要表現在一方面對文物藏品總賬進行規范化整理；另一方面，在登錄文物信息的過程中必須嚴格按照《館藏文物信息指標著錄規范（試行）》和《博物館藏品二維影像技術規范》的要求，確保每一件登錄的文物信息精確無誤，從而使文物藏品檔案在規范、科學的基礎上發展，促進博物館的數字化建設。

可移動文物普查不僅是一次全國性的博物館文物藏品家底的摸底調查，還是一次文物藏品檔案的更新建設。各地博物館可以借助這次普查的契機進一步優化文物藏品檔案，對其進行數字化、實時化和規范化管理，從而使文物藏品得到更好地保護與更合理地利用。

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