高校行政管理信息化建設(shè)的有效途徑研究

楊宗義+金鳳秋

[摘 要]隨著信息時代的到來，全球信息化趨勢已經(jīng)十分明顯，在這樣的大背景下，高校行政管理信息化建設(shè)勢在必行。而如何加強頂層設(shè)計、轉(zhuǎn)變思想認識，并推進高校行政管理工作向數(shù)字化、高效化、透明化發(fā)展，是一項亟待探索與解決的重要課題。

[關(guān)鍵詞]高校；行政管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.039

[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-00-02

1 高校行政管理信息化建設(shè)的必要性

當前，我國高校信息化建設(shè)工作仍處于初級階段。研究數(shù)據(jù)顯示，在我國，目前已有85%的高校建立了服務(wù)于教學、科研、管理與生活等方面的電子校務(wù)系統(tǒng)，但其中實現(xiàn)了教學管理、科研管理、人事管理和財務(wù)管理等主要校務(wù)信息化的高校不到30%，建立了集成、統(tǒng)一的校級行政管理信息平臺的僅有8.9%。傳統(tǒng)的管理理念和思維方式嚴重制約了高校信息化的建設(shè)和發(fā)展。

高校行政管理信息化的實質(zhì)，是以現(xiàn)代信息技術(shù)為工具進行的一場管理變革，因此這不只是單純的技術(shù)改革，其真正的價值在于為管理模式的創(chuàng)新和改革提供有效的手段和工具。高校行政管理信息化建設(shè)的過程，實質(zhì)是業(yè)務(wù)部門進一步梳理、優(yōu)化工作流程的過程，能夠促進行政管理工作的規(guī)范化和標準化，提升行政管理工作效率和水平，以更好地服務(wù)于教學科研，提升學校的整體辦學水平。

2 高校行政管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 行政管理信息化系統(tǒng)存在“信息孤島”現(xiàn)象，集成難度大

由于高校的行政管理工作是分部門進行的，各部門信息化建設(shè)的情況各異，合作的軟硬件公司各異，建設(shè)的管理信息化系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)標準也各異，導致不同的信息管理系統(tǒng)之間不能進行數(shù)據(jù)互通和共享，且存在重復建設(shè)、資源浪費的情況，導致集成難度大。師生在辦理多項業(yè)務(wù)時，需要進入不同的信息管理系統(tǒng)，如學生選課需要進入教務(wù)管理系統(tǒng)，辦理黨員組織關(guān)系需要進入黨務(wù)系統(tǒng)，辦理財務(wù)報銷則需要進入財務(wù)系統(tǒng)等。所有的信息管理系統(tǒng)各自為政，形成了一座“信息孤島”，如何打破信息孤島，成為高校信息化建設(shè)過程中的首要難題。

2.2 行政管理人員信息化意識淡薄，缺乏推進信息化建設(shè)的主動性

受傳統(tǒng)觀念影響，行政管理人員習慣了傳統(tǒng)的工作方式，尤其是年齡較大的行政管理人員，對信息化缺乏足夠的認識。同時，由于多數(shù)高校的行政管理處于吃大鍋飯的狀態(tài)，工作做的多少并不影響收入，導致行政管理人員不愿主動應用信息化手段改進工作方法。即使在當前高校不斷加大辦公軟硬件投入力度的情況下，行政管理人員還是僅僅把計算機作為打字和瀏覽網(wǎng)頁的工具，對辦公軟件的使用也只涉及部分功能，往往不會主動去思考軟件升級和功能拓展等問題。從這個角度來看，信息化的理念還遠遠沒有滲透進行政管理的工作中。

2.3 高校對行政管理信息化建設(shè)重視程度不夠

高校行政管理信息化建設(shè)是一項龐大、長期且艱巨的工程，需要學校管理層的高度重視，成立專門的信息化工作辦公室，配置專職的信息化工作人員，總體推進全校行政管理信息化建設(shè)工作。但在當前形勢下，部分高校仍認為信息化建設(shè)是“表面工程”“形象工程”，很多工作浮于表面，如很多學校名義上成立了信息化工作辦公室，實質(zhì)上并未配置任何專職工作人員。由于學校管理層的支持力度不夠，再加上行政管理人員的積極性也不高，導致高校行政管理信息化建設(shè)進度緩慢。

3 高校行政管理信息化建設(shè)的有效途徑研究

針對高校行政管理信息化建設(shè)過程中存在的問題，為有效推進信息化建設(shè)進程，高校應統(tǒng)一共識，高度重視信息化建設(shè)，配齊、配強信息化專職工作人員，提升行政管理人員的信息素養(yǎng)，打破“信息孤島”，將信息化建設(shè)各項工作落到實處。

3.1 加強行政管理信息化建設(shè)頂層設(shè)計，建章立制規(guī)范管理

在高校行政管理信息化建設(shè)中，CIO體制一直備受推崇。CIO（信息主管，Chief Information Officer），也譯作首席信息官或信息總監(jiān)。在我國高校中，CIO角色是由校園信息化建設(shè)領(lǐng)導小組來承擔的。信息化建設(shè)領(lǐng)導小組由高校行政管理決策層直接牽頭，參與和組織高校信息化建設(shè)的具體工作，提高了信息化決策的層次，明確學校信息化建設(shè)的指導思想是：積極適應網(wǎng)絡(luò)化、信息化的社會發(fā)展要求，積極構(gòu)建以校園網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)、以公共平臺為支撐、以信息化應用系統(tǒng)為內(nèi)容、以智慧校園為目的的信息化建設(shè)新格局，為學校發(fā)展建設(shè)提供信息化服務(wù)。

同時，高校應成立專門的信息化工作辦公室，并配置專職的信息化工作人員。這些專職工作人員，既包含信息化技術(shù)人員，更要包括具有良好信息化思維和能力的管理人員，負責整體推進信息化建設(shè)工作。此外，高校要制定全校信息化建設(shè)的工作制度，主要內(nèi)容應包括信息化建設(shè)規(guī)范與標準規(guī)范、信息化項目管理、經(jīng)費管理、信息資產(chǎn)安全管理等內(nèi)容，遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展、資源共享和需求引導的原則，防止盲目投資和重復建設(shè)，避免產(chǎn)生新的“信息孤島”。

3.2 打破行政管理系統(tǒng)“信息孤島”，實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合與共享

凡是具備了一定信息化建設(shè)基礎(chǔ)的高校，幾乎都存在“信息孤島”的難題。結(jié)合高校實際，筆者認為解決“信息孤島”問題主要有兩種方案。一種方案是“自上而下”，由信息化建設(shè)領(lǐng)導小組決策，明確學校信息化建設(shè)方案和規(guī)范，對全校已有業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行統(tǒng)一規(guī)劃、集中建設(shè)。這種方案能夠徹底解決“信息孤島”問題，但需要較長的時間周期、充足的資金與設(shè)備。

另一種方案是“自下而上”，信息化工作辦公室以溝通、梳理業(yè)務(wù)流程的方式，參與各行政管理部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)。對于現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，信息化工作辦公室要對其進行升級指導，以符合信息化建設(shè)規(guī)范、實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享；對于新建的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，信息化工作辦公室要實行項目化管理，統(tǒng)一經(jīng)費管理、規(guī)范數(shù)據(jù)標準，有效避免重復建設(shè)和產(chǎn)生新的“信息孤島”，實現(xiàn)資源合理配置、數(shù)據(jù)高度整合與共享。

3.3 增強行政管理人員信息化意識，加快信息化建設(shè)進程

行政管理人員必須深刻認識到信息化建設(shè)只是手段，不是目的。信息化建設(shè)的目標是對已經(jīng)形成的標準化工作模式進行線上管理，從而節(jié)省行政管理人員人工處理時間，確保有更多時間從整體的角度去思考工作，從而提升整體工作水平。同時，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能升級和拓展，需要行政管理人員主動思考和積極推進。行政管理人員只有樹立良好的信息化意識，才能在信息化建設(shè)中發(fā)揮主體作用，加快學校行政管理信息化建設(shè)進程。

高校應堅持做好信息化的宣傳工作，通過組織講座、制作宣傳片、樹立信息化工作典型等方式進行持續(xù)宣傳，不斷增強全體行政管理人員的信息化意識。同時，高校要采用線上與線下相結(jié)合的方式組織多種形式的培訓，提升行政管理人員的信息化思維水平和能力，將應用信息化手段開展工作的能力列入行政管理人員考核和晉級的標準中，從源頭上促進行政管理人員自覺增強自身的信息化意識。

4 結(jié) 語

高校行政管理信息化建設(shè)的最終目標是面向全校師生提供全方位的IT應用和服務(wù)，建成完整統(tǒng)一、技術(shù)先進、覆蓋全面、應用深入、高效穩(wěn)定和安全可靠的智慧化校園，并提升學校在教學、科研、管理方面的服務(wù)能力。這是一項長期工程，需要高校管理層統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)籌規(guī)劃、分步推進。高校全體師生應充分認識到，高校行政管理信息化建設(shè)是大勢所趨，并向著不斷系統(tǒng)化、集成化的方向發(fā)展。信息化建設(shè)的過程，將促進行政管理工作更加規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學化，從而提升高校整體辦學水平。

主要參考文獻

[1]林陽燦.高校行政管理信息化建設(shè)研究[J].長江大學學報：社會科學版，2014（12）.

[2]劉麗霞.信息化建設(shè)視角下高校行政管理的策略[J].黑龍江高教研究，2016（10）.endprint